用优质服务体现档案价值张峻

用优质服务体现档案价值张峻

张峻

国网浙江省电力公司紧水滩水力发电厂

摘要：阐述档案价值是通过档案利用来体现的，同时更需要依靠档案工作者用优质的服务来凸显。档案工作者要从做好基础工作、创新服务手段等几方面提升档案服务质量，以促进档案事业进一步发展。

关键词：服务体现档案价值

档案的本质是具有凭证价值的原始记录。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。企业档案在企业发展中提供最原始的信息源，同时也是可供学习的知识源。无论是信息源还是知识源，档案在企业发展中地位举足轻重，不容忽视。企业档案是作为一项无形资产在企业管理中彰显其重要地位和作用的。企业档案的潜在价值更是企业固本强基谋发展不可或缺的基石。

可是，档案工作却是由细致、琐碎的平凡事务一点一滴组成的，档案工作者年复一年，日复一日的在收集、鉴定、整理、归档、提供利用的轮回中度过。档案工作者要甘于平凡，默默奉献。可是，尽管平凡，利用者满意的笑容，查档后解决的问题这些就是对档案工作者最大的褒奖。同时，由于越来越多的人档案意识不断增强，对档案工作者努力付出的认可，支持档案工作的人越来越多，因此，我在实际工作中也更多的感受到我们正在实现档案收集、利用的良性循环。

一、立足基础工作，通过利用档案体现档案价值

收集、鉴定、整理、归档、提供利用是档案工作几个最基础的环节，档案工作者正是要立足于这几个最基础的环节来体现档案的作用。充分发挥利用服务功能是档案价值体现的最终目的，档案工作者是这一目的的实施人，因此档案工作者应将如何提供优质服务做为档案工作的重点来抓。不仅要熟知馆藏，准确、快速、热情、主动的为利用者提供服务，还应该主动提供多种利用形式（如：实现档案网上浏览，更多资源共享，更多档案汇编形式及内容），以方便利用者。这就需要档案人员不断从各个方面自我完善，以适应现代科技水平飞速发展的现状。我曾在工作中碰到过这样的情况：技术人员心急火燎的到档案室来要求查找一份技术资料，但又说不清资料具体的名称，档案人员根据他提供的几点信息，结合档案的分类，再利用计算机尝试检索不同的关键词很快找到了他需要的技术资料，解决了他的难题。事后他连连说，档案室真是个好地方，到处找不到的东西，没想到得来全不费功夫，下次有资料一定首先交给档案室，交到档案室的东西最放心了。这正是档案人员工作做得好，用实际行动向利用者宣传了档案的重要性，让技术人员尝到了档案利用的“甜头”，他们也就会更加配合档案的收集工作。

此外，鉴定工作在档案形成过程中占有极其重要的作用，也应引起高度重视。鉴定工作是文件材料能够转化为“档案”的关键点。无论鉴定工作制度如何完善，毕竟需要由人来执行，因此不可避免地带有一定的主观性。这就要求档案工作者在资料收集过程中对每一份材料形成的来龙去脉做到心中有数，所对应的项目过程也要清楚，多和相关的技术人员交流，沟通，及时掌握多种信息，这样可以尽可能的将材料收集完整，同时对所收集材料的重要性有所了解，有利于我们做出正确的判断。只有将收集来的有价值的材料变为档案才能为日后的利用提供保证。

二、创新服务手段，开拓服务领域

目前，很多单位的档案馆（室）都利用互联网开展网上服务，这已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。就我所在单位来说，档案作为一种基础信息资源，是企业信息资源不可或缺的重要组成部分。大力加强档案信息化建设，加快推动档案管理现代化进程，促进档案信息资源的合理配置和科学管理，为企业提供高效优质的服务，是档案工作适应科学技术迅猛发展的必然选择。我厂现存的大量档案资料，是电厂在设备维护、技改、设计、预算、施工等工作中重要的参考资料，也是企业领导重大决策的依据。目前我们单位使用的协同办公系统档案管理，完全能够实现客户端档案电子借查阅，同时也为保证档案资料的完整性和准确性提供了良好的技术支持，充分提高了档案资料的利用率。有了强大、可靠的系统，更需要有可供利用的电子档案，否则，岂不是无米之炊。为此，我厂从2008年至2013年，先后开展了两期档案数字化工作，之后也一直持续推进档案数字化工作，全面实行“存量数字化、增量电子化”，保证电子档案与实体档案同步归档，保持一致。到2016年底我厂电子文件总数达80834件，电子文件总页数达315754页，数字化后的档案，具有覆盖面广，内容丰富，利用率高的优点，解决了我厂由于地域分散造成档案利用的不便，同时对纸质档案的安全保管也提供了可靠保证。今后的工作中，档案电子化率还将稳步增长，档案工作将步入“大数据”时代。同时也意味着档案人员面临新的挑战，一是面对海量的信息，如何更好的运用，挖掘档案的潜在价值，更好的为企业服务；二是如何处理高效利用和安全保管之间的矛盾，如何对一些新的归档文件类型进行归档整理及保管，还需要依据相关规范制订出管理办法。

三、加强横向联合，实现信息资源共享。

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、信息、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。实现资源共享能使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。同时，还要注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

四、结语

档案工作是平凡的，但要干好档案工作却并不简单，每一个档案工作者都应本着服务为本，求真务实的态度来做好档案工作。让历史告诉未来，让档案发挥最大的价值，这是每一个档案形成者所期望的，也是每一个档案工作者为之努力的目标。