现代企业档案管理体制与模式探讨

现代企业档案管理体制与模式探讨

王云

天津市农垦房地产开发建设有限公司天津300222

摘要：随着社会主义市场经济的不断深入发展，企业数量与类型也逐渐越来越多，企业的业务领域与服务范围也越来越广，社会对企业的人事档案管理工作水平的要求也越来越高，从而从事企业人事档案管理的工作难度也越来越大，因此，建立现代新型企业的人事档案管理体制势在必行。另外，目前，企业虽然已经成为市场经济的主体与独立法人，已经建立了新型的现代企业管理制度，但是企业的人事档案管理体制与模式却基本上还是沿袭计划经济时代旧的体制与模式，这种人事档案管理制度与模式，已经严重削弱了人事档案管理在企业的生产、管理、销售与决策中所产生的积极影响。

关键词：现代企业；档案管理体制；模式探讨

1导言

随着社会主义市场经济的不断深化发展，现有的企业档案管理体制与模式已经无法适应新兴的社会主义市场经济发展的要求，出现了很多的问题与冲突。为构建适应社会主义市场经济体制和构建适应现代企业人事档案事业的长远发展的新型的企业档案管理体制与模式，在阐述现代企业档案管理体制与模式构建的必要性与意义的基础上，对现有现代企业档案管理体制与模式的现状和问题进行了剖析，提出了现代企业档案管理新的体制与模式。

2目前企业人事档案管理工作问题频现

目前，我国企业人事档案管理工作问题频现，这些问题直接制约了企业人事档案管理工作的发展，间接也影响了整个企业的生存与发展，尤其是为整个企业的人力资源管理工作带来极大的障碍与困扰。

2.1分类不科学，内容很片面

首先，计划经济时期的企业人事档案分类很不科学，主要把档案分为工人、干部和学生。但是，随着社会主义市场经济的发展，这种分类已经不能满足现代企业发展和管理的需要。尤其是国有企业改革后，企业重组与人员分流，现代企业的人生档案呈现了专业化、多元化、多样化的趋势给企业人事档案的管理带来了新的困难与挑战。实际上，目前的科学分类可以分以下几大类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类目。其次，计划经济时期的企业人事档案的内容既不够充实也非常片面。主要表现为很多企业人事档案中的表格化、公式化、空洞化的内容材料比较多，而体现本人工作成绩和品德才能的材料非常少，很难根据档案去全面了解一个人的真正特点与特长，起不到为企业人力资源管理服务的作用。

2.2合作不积极，协同不配合

主要表现在企业的人事部门与档案管理部门工作协调相脱节，联系不紧密、配合不得力、合作不积极。因为一般企业的人事档案管理部门不是一个独立的实体部门，人事档案的工作开展离不开本单位的人事部门的配合与协调。而原来的企业管理体制没有理顺两者之间的关系与工作开展，因此，在实际工作中，经常会发生许多人事档案管理与人力资源管理相脱节、相冲突的情况。人事部门往往没有把员工的最近信息交给档案部门去保管，导致企业的人事档案管理滞后的现象，不能提供企业所需要的员工的相关信息。

2.3观念不先进，效率不明显

计划经济时期的人事档案管理思想对现代企业人事档案管理部门的影响还非常大。人事档案管理部门没有及时学习和更新先进的人事档案管理思想与经验，缺乏人事档案部门的竞争意识，缺少档案管理的时效性的观念，因此，企业的人事档案管理部门的工作效率普遍较低，对企业的可能会产生不可估量的影响。

2.4定位不明确，服务不到位

现代企业的人事档案管理是一项服务于社会与企业的工作，现在不少企业的人事档案管理部门，还根本具备没有相关的管理服务意识，还停留在计划经济时期的档案“保管员”的角色的意识层面。因此，企业人事档案管理工作人员的工作态度与工作方法都没有及时转变与更新，在很大程度上影响了企业人事档案管理的工作质量。“然而现今企业人事档案管理工作者仍只是扮演保管员的角色，只是被动的接、收档案，更有甚者将自身视为上帝，对前来利用档案的人态度恶劣。长此以往，档案利用者会越来越少，有的部门甚至不会将档案交与档案部门保管，档案部门存在的意义会越来越被怀疑，档案部门的地位也就岌岌可危了。”

3现代企业档案管理体制、模式的建构

3.1现代企业档案管理体制趋势是市场化

我国加入WTO以来，市场的开放程度和市场化程度越来越深化，是世界各国进行行政改革的方向，也是我国经济改革的方向。在大趋势的影响下，我国企业档案管理体制也在朝着市场化的方向迈进，档案管理市场化的含义就是将原来由政府负责的档案管理工作交给市场来调节，这是企业建设信息资源不可缺少的基础。企业中从事档案管理的工作人员要树立企业的一切经营管理活动产生的信息就是企业的档案市场，需要根据企业经济建设的目标和市场发展战略的目标来进行企业档案的市场化管理工作。

3.2现代企业档案管理的发展方向是社会化

企业档案工作与管理的社会化有两个重要的相互影响的方面。一个是企业档案管理要合理充分地利用好社会资源。传统集中大包大揽的档案管理方式已经被企业与市场共同淘汰，但是分散的企业文件与档案管理必然会需要更多的人员、付出更多的成本。而且，现在许多中小企业对档案管理的认识不足，也缺乏专门的管理档案的人员，更没有太多的精力投入到档案管理中。但是，鉴于企业档案管理的重要意义又不能随意处置不顾，这时就需要企业去利用专门化的档案管理中介机构，及档案管理外包以实现对企业成本的降低和社会资源的充分利用。目前，全国不少城市的档案管理局都建立了档案管理服务或寄存中心来为企业提供专门的档案管理服务。这是档案管理工作走向社会化的需要，也是今后企业档案管理的方向。另一个是企业档案管理工作要接受社会相关组织的监督。企业档案的自主管理是一个长期的发展趋势，并且随着政府简政放权的实施，这个方向是不可逆的，但是在对企业档案进行管理的过程中，单靠国家行政部门进行监督是不足够的，因为行政部门有太多宏观的事务需要考虑，这就需要市场这只手伸出来进行监督管理，以促进档案管理的规范化、标准化。

3.3现代企业档案管理的模式是分布式集中管理

分布的本意是指人、事、物在一定范围内的散布，而集中则是将散布在各处的人、事、物进行聚集，二者是截然相反的两个状态。而这里所指的现代企业档案管理的形式则是指形式上的集中，事实上的分散，二者合二为一的体现。具体来说，形式上的集中是指企业的档案管理是由企业一级管理部门进行档案管理工作与制度的制定与完善，但是并不直接参与到企业的档案管理当中；事实上的分散则是指企业档案管理的具体事务是在企业各个不同的职能部门进行搜集、保存和利用的。这是档案管理模式需要符合法律要求与约束的客观结果。

4结语

我国经济的发展和世界科技的发展让企业与企业档案管理产生了重大的变化。企业的管理制度、组织模式、人力资源变化情况都产生了很大的变化，企业的档案管理也受到冲击产生变革以适应现代企业管理工作的需要。企业档案管理工作的体制和模式只有在与企业实际、企业管理相适应的情况下才能适应时代的要求、帮助企业发展。

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