浅述从源头上抓好档案的管理

浅述从源头上抓好档案的管理

田园朱希博

济南市第二人民医院250100

档案的收集工作是档案工作的重要基础，没有起点。我院通过实行各部门预立卷工作,收到初步成效,深深体会到部门预立卷的重要性。

一、部门预立卷涵义:部门预立卷,也就是指各职能门每年将工作中所产生的有保存价值的文件材料,按照类别分类,在同类的公文中或材料中保持文件之间或材料之间有机联系。如文件的来源、时间、内容等进行排列预立卷。

二、预立卷的重要性、可行性

(一)实行部门预立卷,一是可将文件材料随时立卷,不易散失、遗漏。二是部门兼职档案人员熟悉本部门产生文件材料,对卷内文件的排列具有科学性,归档质量保证。三是便于平时查找、利用,提高工作效率。四是档案人员可以集中精力做好档案管理编研、服务等业务工作,工作中取得主动权。

(二)实行部门预立卷工作的可行性

1、加强学习，提升素质，选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。结合实际，不断提高了档案人员的专业知识水平和文化理论素养，使档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。一直以来,我院有一支稳定的档案兼职网络人员队伍。各个职能科室都设有档案兼职人员,是部门预立卷最基础的管理人员。2、档案兼职人员都有岗位责任制,这些都为做好部门预立卷工作起保证作用,使档案管理真正落到实处。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

三、做好部门预立卷工作的一般步骤

(一)制定各部门预立卷类目

按职能分能较好地保持文件之间或材料之间固有的联系,特别是内容方面的联系。同时按职能分,为鉴定档案价值奠定良好基础,能把主管业活动和辅助职能活动的文件分开,把重要和一般文件分开。为此,我们制定了各职能科室的预立卷类目。通过预立卷类目设置,一可以使部门档案兼职人员知晓哪些材料需要收集归档,哪些材料不需要归档,做到心中有数。二可以使档案管理人员根据预立卷类目,实行监督,知道哪些材料还未归档,哪些材料已经归档,做到彼此制约。

(二)预立卷要注意的一些问题:

1、预立卷类目应相对固定。2、设置内部机构要以“精简、高效”为原则。预立卷类目的设置就根据职能科室功能的扩大和削弱,及时进行补充和修改。档案工作不是被动的而是积极的。档案工作要遵循业务工作发展到哪里,档案工作就应该沿伸到哪里的原则。四、制定部门档案工作考核标准收发文质量包括:来文必须有收发文传阅单登记;每份文必须有办理结果,并有文字记载;发文文件必须准确,一般一文一事;发文各栏目应填写完备。书写质量包括:必须用钢笔书写;字迹清楚、书写或打印必须规范;页面设置要美观;必须用16K或A4纸。对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，规范归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架，档案的规范管理，提高了档案管理质量，极大地提高了检索速度和档案的质量。

归档质量包括:归档材料必须齐完整;以收发文登记本和预立卷类依据;归档的材料要实行预立卷;每年归时间在次年6月底之前完成,移交档案室并填写移交单。实行部门预立卷工作,使档案室工作效率得到提高,档案管理人员可以有更多的精力做好档案的编研、服务工作。

五、预立卷存在的问题

(一)部门预立卷工作存在误区。某些档案兼职人员甚至某些职能科室的负责人认为档案立卷工作并非是他们的事,而是档案部门的事,因此,在这种思想驱动下,这些部门预立卷工作际上流于形式。

(二)兼职档案人员还缺乏一定的档案专业知识。

(三)部门预立卷做得好与不好,没有一种行政制约机制来约束。

六、做好部门预立卷的对策

(一)加强宣传力现在的关键是要加大宣传部门预的意义、好处,要冲破传统的习惯势力,走出误区,而积做好部门预立卷工作,不做表面文章,而是真正意义上、注重质量的预立卷。

(二)加强培训与指导的力度对部门档案兼职人员,多参与档案知识培训,使他们能懂得一些档案专业知识。二要对档案兼职人员加强平时业务指导,使他们在实践中掌必要的档案专业技术,提高档案管理素质。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。一是要给档案人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关学科知识。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件

（三）注重安全，保密为先，确保档案管理的秘密性。不断提高对保密工作重要性的认识，严格遵守保密制度，切实履行公文的收发、传递、借阅、归档和销毁等各个环节的登记、签字手续，严禁公文随处丢放，确保档案的安全与机密；秘密文件严格限制知悉范围，不随意扩散、复印。档案目录编制科学规范有效，无失（泄）密事件发生。

知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。只有抓好档案收集工作，才能确保档案的完整性、系统性，从根源上保障档案的质量，为健康事业有序发展提供有力的依据。