浅谈技工学校档案管理现状与对策研究

浅谈技工学校档案管理现状与对策研究

李卫东

山东省肥城市高级技工学校山东泰安271600

摘要：档案管理是现代企事业单位非常重要而关键的管理工作，在企事业单位日常经营和发展中发挥着不可替代的重要作用。技工学校档案管理既是教师在长期的教学、管理和其他各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文字材料，又是技工学校的办学历史、师生的基本情况的真实记录，同时也是凸显学校办学水平的一项重要参考指标。

关键词：技工学校档案现状对策

技工学校档案是对学校工作的一个真实的写照，通过档案可以反映学校在各个阶段工作与活动的情况。因此，必须对技工学校档案管理的工作给予高度的重视。我们通过对当前技工学校档案管理工作进行积极的思考、研究，发现当前技工学校档案管理工作过程中存在的问题，并讨论如何对存在的问题进行改进。

一、技工学校档案管理工作的现状

1.档案管理规章制度不健全

我国早在1987年9月5日就出台了《档案法》，但是在技工学校档案管理工作中，由于缺乏与本校实际相结合的档案管理规章制度，有法不依的情况比较严重，导致在技工学校档案管理工作中时常出现档案归档分类不严谨的现象，在档案的使用过程中没有一个比较合理的使用制度，导致档案丢失、残缺等现象较为严重。所谓的档案管理制度不够科学完善主要指的就是内部缺乏相应公平公正的考核与奖惩制度来激励职员。某些技工学校内部的档案管理制度具有主观随意性大、职责划分不明确与内容杂乱无章等缺陷，进而为技工学校档案规范化管理工作造成了极大的阻碍制约。

2.档案管理基础设施不完善

完善的档案管理基础设施，是做好技工学校档案管理工作的基础条件。目前，很多技工学校由于资金缺乏，加上学校对技工学校档案管理工作重视程度较低，导致在档案管理基础设施建设方面严重不足，现代化管理手段和现代化管理设备更是少之又少。由于档案管理设施落后，导致技工学校档案管工作中，很多珍贵的、具有极高价值的档案资料只能保存在条件极差的档案室内，同时现代化的管理设备和现代化的管理手段不足，使档案工作难度加大，很多技工学校档案管理工作者只能通过传统手工的方式进行记载、整理、编目、检索等工作。

3.档案管理的理念落后

随着社会经济的发展，人们对档案管理工作越来越重视，对档案管理质量提出更高品质的要求，这就需要在档案管理工作中树立全新的档案管理理念和管理模式，以适应档案管理新要求。但是，目前大多数技工学校档案管理工作者的管理理念和管理模式仍旧停留在传统的旧模式和旧观念上，在档案资料来源上，只是被动地接收与存放，使得档案资源相对匮乏；在档案的管理过程中，没有进行科学分门别类和科学系统的整理，导致档案资源利用率极低；在管理手段上，仍采用手工管理，而现代的管理手段少之又少，造成管理效率低下。

二、加强技工学校档案管理工作的对策

1.不断创新技工学校档案管理制度

要根据学校的实际，制定适应新常态、科学规范的档案管理制度，明确归档标准范围，使档案管理员有章可循；明确初始档案与教学同步收集相应的后档案资料，两者之间相衔接，以确保档案的完整性。学校培养人才、老师教书育人，特别是技工学校更显特殊，归档内容与组卷要求有其专业特色，必须执行国家及省市相关标准和规定。有了具有可操作的“规矩”，给档案管理员一个清晰的思路，大大提高工作效率和归档质量。

2.建立健全档案信息开发利用制度

建立健全有关档案信息开发利用制度和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提。学校应建立综合档案室，配备专管人员，做到机构健全、人员落实，每年档案工作订目标、有计划，并列入学校和分管领导的工作议事日程和年度考核目标，档案工作任务分解到部门，职责明确，建立规范化的档案管理利用开发制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在具体细节上保证了档案管理的顺利开展。

3.树立正确的档案观

很多重视文字资料轻视实物资料都是因为缺乏正确的档案观，所以需要对现有的档案管理人员进行培训，让他们形成正确的档案观。同时，必须让档案管理人员拥有正确的服务观，档案管理并不是为了管理而管理，它需要为学校的发展提供服务，是为了学校实现求生存、谋发展的总体目标而服务的。档案管理工作是一个有机的系统，档案管理不仅涉及对档案本身的管理，而且与其他部门有密切的联系，因此必须多与其他的部门进行接触。

综上所述，为进一步加强新形势下的技工学校档案管理工作，学校一定要及时采取措施，不断加大对档案管理工作的关心支持力度，完善相应的档案管理工作领导机制，健全和学校整体发展适应的档案管理机构，并将档案管理工作纳入到学校的发展规划当中，为本校档案管理工作创造更好的发展环境，使档案管理和学校整体共同发展，让本校档案管理工作的质量得到更大的提高。

参考文献

[1]朱凤新形势下中职学校档案管理人员的综合素质[J].兰台内外，2015，（1）。

[2]万春香技工学校档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案，2010，（09）。