让现代化档案管理成为现实

让现代化档案管理成为现实

刘虎

山东省菏泽第一中学274000

自动化办公以及无纸化办公的兴起为档案的生存方式带来了巨大变化。类似于文章的起草、签发等都是在计算机内运行，因此档案就必须以机读的形态存在。相比于传统的纸质文件现代化的档案更加具有利用优势，这种变化就加大了对档案管理工作者的需求，也就会面对越来越多的机读档案。随着网络及计算机在近几年的发展，档案管理模式也在不断改变以适应时代的需求，现代化的信息技术被广泛运用到档案管理中，既减轻了工作量也提高了工作效率。由此可以看出，信息化的档案管理是很有必要的。

一、现代档案管理是社会发展的保障

档案是一个民族保留民族文化的重要手段，对人类文明的保存和发展，具有重要的作用。同样，档案管理对数据的保密，对于一个国家安全来说，也同样至关重要。随着改革开放的深入和国际交流的日益频繁，现代社会对档案管理也提出了新的要求。现代社会人们普遍重视的是信息的容量，迫切需要大量的社会信息。与此同时，先进的档案管理理念也被引入国内，改变了传统的档案管理单一为政治服务的功能，扩大了档案管理在社会中的影响力，更好地为人们的生活、学习和工作提供便利。

二、信息技术在档案管理中的优势

1.运用信息技术，提高档案的查阅速度。随着近几年的互联网信息化数字时代的到来，在各个单位里面的文书档案管理工作也被升级到了一个新的高度，许多的文书资料都运用电子版的形式佐以存在，然后在有人进行档案与资料的查阅时，只需要在局域网内进行检索关键词就好，既节省了时间，又安排好了各种档案的存放与网上即时查阅。实现了信息资源的最大化利用程度，在方便阅读的同时又提高了文书档案的阅读量。

2.运用信息技术，提高档案管理的工作效率。文书档案管理工作针对一个单位里面的各方面的真实记载与反映，它从人事管理、行政管理以及财政管理等方面都是一种体现。它将各方面的管理工作中所产生的各类文档、资料、音频、影像等进行有效整合与归纳，然后再进行贴标签，把它们重新收集、整合、归档、立卷等，使得文档管理不再那样复杂，并且同时提高其准确性。使档案管理的工作效率都得到了提高。

三、信息技术提高档案使用效率

档案对于一个单位来说，是单位保留的具有借鉴意义和参考价值的信息，为各项工作的开展带来启示，开阔人们的思路。为了发挥这一作用，可以借助网络平台对这些静态的资料进行宣传与利用。

四、信息技术在档案管理中的运用

1.提高档案信息化管理认识。要发挥档案管理工作的信息化、自动化发展，就要加大单位领导的认识与重视。单位管理者以及档案管理人员都应充分地理解信息技术在档案管理工作中发挥的重要性，认识到信息技术在档案管理工作中实现的应用价值。根据单位在档案管理中的实际发展情况，不仅要对各个阶段的信息发展情况进行记录，完善单位的教育活动，还要促进教学研究以及教学改革发展的积极形式。而且，将档案管理工作中的信息技术与学校的管理形式有效结合，能够为档案管理工作形成有效的绩效考评方式。

2.建立档案信息化办公系统。每个单位的档案管理工作并不是单纯的对档案进行管理，还要对档案信息进行采集，明确相应的工作职责。信息化办公系统的建立能够为各个部门提供有利信息，并能够对相关信息进行收集、整理以及归档等，从而保证档案信息在管理期间的全面化发展。这种系统的建立，不仅能加强各个部门之间的信息共享以及交流、沟通，还能提升每个单位整体的办公效率。而且，每个单位在传统管理方式中，各个部门是独立发展的，而信息技术的利用正是打破了该现象，使每个单位在真正意义上实现了多媒体的信息化档案管理方式。

3.规范档案信息的收录与整理。在信息技术利用形式下，对档案工作进行管理能够实现整体性以及持续性的发展情况。信息技术的有效利用将每个单位的档案管理工作由传统的整理、收录形式发展为自动化的信息管理方向。利用信息技术，档案管理人员能够将纸质档案进行保存、归档，然后利用网络形式对档案资料进行审核、传阅，最后实现归档形式。根据信息技术的整理、归档形式，不仅保证了信息收录的完整化，还促进了校园发展的网络化形式。利用校园网促进了档案管理的标准化，不仅提高了档案管理工作的质量，还提升了档案管理工作效率。

4.提高档案人员专业素养。提高工作人员的专业素养，主要对档案管理人员在工作中的实际情况进行考核，特别是工作人员掌握的计算机知识、掌握的信息技术基础进行考评，还要具有较强的责任意识以及组织意识，培养工作人员掌握的知识能力、创新能力以及信息的整理能力等，不仅提升了工作人员的真实管理，还促进了管理人员综合素质水平的有效提升。单位已经成为社会发展的主体部分，利用信息技术能够促进社会的经济发展。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专（兼）职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。作为一名档案工作者，既要学会用现代技术管理档案，又要想方设法地学会如何面对新技术的运用来提高自己对档案工作知识的学习，使现代化档案管理成为现实。