OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用

OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用

吴炜杰

自然资源部第二海洋研究所，浙江省杭州市，310012。

摘要：OA系统是在多项技术融合的基础上发展而来，涉及到信息技术、网络技术及工作流技术等。OA系统凭借自身强大的优势应用于信息化建设当中，不仅提升了工作效率与工作质量，还有效的改善了办公成本居高不下的问题。为此，文章对OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用进行了分析，科研院所办公信息化建设对OA系统的应用主要体现在审批管理、公文管理及档案管理等几个方面，真正做到了无纸化办公，使得办公流程更加规范，达成了信息共享的目标。因此，应用OA系统进行办公信息化建设势在必行。

关键词：OA系统；科研院所；信息化建设

如今，计算机技术的发展速度不断加快，网络技术也在原有基础上取得了长足的进步，这些都给办公信息化建设带来了一定的冲击，使其朝向自动化的方向发展。科研院所的工作任务繁杂，涉及科研、产业化及教学等诸多内容，要想提高科研院所的办公效率，必须强化电子政务，引进先进的技术与手段完成信息传递及收集等诸多繁琐的内容，在保障办公水平的基础上，提升工作效率。OA系统正是在这种背景下，应用于科研院所办公信息化建设当中，起到了不可忽视的作用。

一、OA系统的作用和价值

（一）优化工作流程

效率过低的问题普遍存在于各行各业行政管理工作当中，科研院所也同样如此。因审批流程过于繁琐，长时间无法提升工作效率，虽然不能完全避免上下级之间进行的审批，但可做到并联审批，也就是说利用并发的方式优化同一级别中的审批流程与审批环节，省略繁琐的审批程序。另外，可结合OA系统的提醒、催办等功能，利用系统的约束作用，给予审批环节限定的时间，做好监督与管理，从而提升工作效率，优化工作流程。科研院所使用OA系统后，明显改善了审批程序过于繁琐的问题，避免了重复性的工作，不仅有利于提升工作效率，还可节约工作时间，避免人力资源浪费。

（二）远程移动办公

任何文件下达前，都需要得到领导审批，而领导经常会因为开会、出差等原因无法及时审批，长此以往，诸多文件被积压下来，严重影响工作进度。OA系统不仅打破了传统办公业务中的瓶颈问题，也突破了时间与空间上的限制，为行政审批工作提供了更大的便利。除使用手机、平板电脑、笔记本电脑等移动终端通过互联网直接登录OA系统进行审批的方式外，考虑到科研院所工作的特殊性，还可利用VPN加密通道远程与内部局域网连接的方式，在保障信息安全的同时，及时审批文件，最大限度提升工作效率。

（三）信息的公开与共享

相对于其他工作来说，公文管理较为繁琐，涉及到拟稿、审批、制文、传阅、归档等细节性的工作。以往的公文管理中，只有经办人员才可了解到公文的内容，信息相对闭塞，各个部门之间很少有沟通和联系，协调性较差。使用OA系统进行办公信息化建设后，科研院所真正做到了信息透明、公开共享。不涉密的文件可在内部流通，接受相关人员的监督，搭建了信息共享平台，省略了很多繁琐的环节。各个部门之间的联系日渐加深，有助于形成合力，为科研院所办公信息化建设助力。

二、OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用

科研院所应用OA系统后，有效简化了繁琐的工作环节，构建了全新的工作体系，改善了办公质量与办公效率低下的问题。科研院所行政管理工作主要涉及到审批管理、公文管理及档案管理等几方面内容。基于此，科研院所应用OA系统时，应综合考虑行政管理的各项内容，使其贯穿于各个细节当中[1]。

（一）在审批管理中的应用

科研院所审批管理包括盖章用印审批、各类资质证书的使用申请审批、劳务派遣、临时用工审批、仪器设备购置审批等涉及各个管理部门的各类审批。部分审批工作不只涉及到一个部门，可能需要与其他管理部门之间共同完成，因此，需要多个部门共同审批，如重大事项，还需单位分管领导或主管领导审批同意后才能执行。以仪器设备购置审批为例，申请人通过OA系统填写完申请表后，系统根据申请人身份信息自动将申请表发送给其部门领导，经部门领导审批同意后，系统将该申请表同步发送给仪器设备管理部门和财务管理部门审批，最后再交单位分管领导审批。相较于以往纸质审批，OA系统省去了科研人员拿着申请表挨家挨户找领导签字的麻烦，真正做到了让科研人员从繁琐的行政审批事务中解放出来，把更多的时间、精力投入到科研工作中去。

（二）在公文管理中的应用

相对于其他工作内容来说，公文管理应用OA系统的频率更高，是OA系统的重要功能。传统的公文管理，通过纸质文件制作公文，手写拟稿，经由送文、取文、审核等多个程序，每个程序均需相关人员签字确认，公文制作完成后，还需人工传阅，一层层，一级级，整个过程繁琐且复杂，耗费了大量的人力和时间。在长时间的运转过程中，会出现多种不可预测的因素，办公人员很难全面把控公文流转的各个环节，遇到不可控的因素后，极有可能停滞不前。OA系统的出现，很好的弥补了上述不足，先进的互联网技术使公文管理实现了无纸化的移动办公，相关人员利用互联网及移动终端即可在线修改、审批公文。然后根据传阅流程，实时监督公文的流转环节，管理人员利用互联网即可监督文件的动态传阅，催促公文办理，不仅节省了人力与物力，还有效提高了工作效率[2]。

（三）在档案管理中的应用

档案管理是科研院所的重要组成部分之一，准确记录了科研院所进行的各项科研项目和行政管理事务活动，因此，档案管理的重要性不言而喻。科研院所始终高度重视档案管理工作，但管理质量有待提升。通过引进OA系统，搭建数字化的管理平台，使得档案管理朝向科学化、规范化的方向发展。如今，档案不仅局限在纸质文件中，还可利用相应的扫描仪器完成录入和识别，最终储存于计算机设备当中。另外，计算机设备也可代替人工的方式完成编目、排序及检索等内容，省略了传统档案管理中繁琐的整理环节，收集与归类工作的效率大幅提升[3]。

通过OA系统创建的电子档案以及其精细化的检索功能，只要输入相应的关键词，即可完成电子档案的查阅与处理。此外，OA系统还能根据办公对象给予适当的权限，可利用技术上的优势，明确划分操作范围，最大限度保护数据，以免数据丢失或泄露后引发严重的后果，使得整个科研院所的信息化建设更加平稳、可靠。

总得来说，OA系统办公系统基于成熟的办公技术打造出了全新的办公模式，融合电子签章技术、文档批注技术及工作流技术等，做到了优势互补，给用户带来全新的体验，达成信息公开、流程规范的目标，并在工作效率及办公成本上弥补了传统办公模式中的不足。在OA系统大力应用的背景下，科研院所的工作人员也发生了较大的转变，逐步摆脱了传统理念带来的束缚，转而在信息化建设上投入更大的精力，不断提升应用水平，使得OA系统发挥自身的利用价值，为科研院所办公信息化建设做出应有的贡献。

参考文献：

[1]李晓艳.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J].电子测试,2018,No.395(14):132-133.

[2]王晓妮.移动OA系统在高校信息化建设中的应用与实践[J].办公自动化,2016,21(15):52-53.

[3]崔娟.浅析OA协同办公系统在企业中的应用[J].信息通信,2018(3):181-182.

作者简介：吴炜杰（1985-），男，汉族，大学本科，工程师，籍贯：浙江省杭州市，研究方向为安全、保密、办公信息化等综合行政管理。