EXCEL函数在学生信息管理中的应用

EXCEL函数在学生信息管理中的应用

刘艳慧

刘艳慧LIUYan-hui（西北师范大学知行学院，兰州730070）（ZhixingCollegeofNorthwestNormalUniversity，Lanzhou730070，China）

摘要院Excel是办公自动化中非常重要的一款软件,以方便、实用、易操作等特点广泛应用于各行各业，Excel电子表格在学生信息管理中也有不错的表现，灵活运用Excel函数可以快速实现年龄计算、提取出生年月、统计各类学生人数、排名次、统计不及格门次、统计各分数段人数等数据处理工作，因此在学生信息管理中有着广泛的应用。

Abstract:Excelisaveryimportantsoftwareinofficeautomation,andiswidelyusedinvariousindustrieswiththefeaturesofconvenient,practicalandeasytooperate.Excelspreadsheetalsohasagoodperformanceinthestudentinformationmanagement.FlexibleusingExcelfunctionscanquicklyimplementthedataprocessingworks,suchasagecalculation,dateofbirthextraction,varioustypesofthenumberofstudentsstatistics,position,failspecialtiesstatisticsandthenumberofscoresectionstatistics,sotheExcelfunctionshasbeenwidelyusedinstudentinformationmanagement.

关键词院Excel函数；学生信息管理；数据统计Keywords:Excelfunction；studentinformationmanagement；datastatistics中图分类号院TP391文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）06-0195-020引言Excel是办公自动化中非常重要的一款软件，很多行业都依靠Excel进行数据管理。然而目前很多人对于Excel函数的应用始终停留在求和、求平均值等简单问题上，而对Excel强大的数据自动处理和计算功能不甚了解。本文通过学生信息管理工作中应用Excel函数完成数据处理的例子，说明Excel函数的强大功能，以便人们在进行数据处理时更充分的应用其功能资源。

1Excel在学生基本信息管理中的应用1.1解读身份证号码编制新生名册时，新生身份证号码就是一项重要数据。根据18位身份证号码的意义，第7-14位数字代表持证人的出生年、月、日，第17位数字表示持证人的性别，奇数为男，偶数为女。我们可以通过有关函数，进行身份证号码有关信息的查询，不仅快速简便，而且不容易出错，核对时只需要对身份证号码进行检查，可以大大提高工作效率。以下操作基于学生基本信息表完成，如图1所示。

1.2身份证号码中提取出生日期从身份证号码中提取出生日期，可以通过mid()函数完成。该函数实现从文字指定位置开始提取指定长度的字符串。语法格式为：mid(text,start_num,num_bytes），如图1所示，在单元格G2输入公式：=MID(F2,7,8)即可从F2单元格的身份证号码中，从第7位开始截取8位，取出出生日期。鼠标移动到右下角填充柄处，下拉完成其他出生日期的提取。

1.3计算学生年龄在单元格H2输入公式=YEAR(NOW())-MID(F2,7,4)该公式可以理解为：从当前日期now()中取出年份，减去身份证号码中的出生年份。鼠标移动到右下角填充柄处，下拉完成其他年龄的计算。

1.4统计男女生人数在Excel中，计算某个区域中满足给定条件的单元格数目可以通过COUNTIF（）函数完成，该函数的语法格式为：COUNTIF(range，criteria)。

统计男生人数，在单元格D9中输入公式：=COUNTIF(C2:C7,"男")。

统计女生人数，在单元格D10中输入公式：=COUNTIF(C2:C7,"女")。

1.5统计党、团员学生人数统计团员人数，在单元格D11中输入公式：=COUNTIF(E2:E7,"团员")。

统计中共党员人数，在单元格D12中输入公式：=COUNTIF(E2:E7,"中共党员")。

1.6统计少数民族学生人数统计少数民族学生人数，在单元格D13中输入公式：=COUNTIF(D2:D7,"<>汉族")，其中，<>表示不等于。

2Excel在学生成绩管理中的应用在学生信息管理中，经常需要对学生成绩进行数据处理，除简单的求和、求平均值外，我们要了解以下公式及处理技巧。以下操作基于学生成绩表完成，如图2所示。

2.1根据总分排名次RANK()函数返回某数字在一系列数字中相对于其他数值的大小排位。其语法格式为：RANK(number,ref,order)。

选中G2单元格，输入公式：=RANK(F2,SFS2:SFS7,0)，按下Enter键后，张三同学总分的名次即排定,并填入G2单元格中。用填充柄就可以将G2单元格中的公式复制到G3-G7单元格中，用于排定其他学生的名次。公式中F2:F7表示全体学生，在排名过程中比较范围不变，因此需要压F4键将F2:F7转换为绝对引用SFS2:SFS7。

2.2各分数段学生人数的统计要分别统计每门课程各分数段学生的人数，可以通过COUNTIF()函数实现。以语文成绩为例，分别选中C9和C13单元格，输入公式：=COUNTIF(C2:C7,">=90")和=COUNTIF(C2:C7,"<60"),就统计出了大于等于90分和低于60分的学生人数；分别选中C10、C11、C12单元格，依次输入公式=COUNTIF(C2:C7,">=80")-COUNTIF(C2:C7,">=90")、=COUNTIF(C2:C7,">=70")-COUNTIF(C2:C7,">=80")、=COUNTIF(C2:C7,">=60")-COUNTIF(C2:C7,">=70")即可统计出该学科其他各分数段的学生人数。

2.3统计学生不及格门次要获得一个学生不及格的门次，只要统计该生成绩小于60分的单元格数即可，因此，可在H2单元格中输入=COUNTIF(C2:E2,"<60")，鼠标移动到右下角填充柄处，下拉完成其他同学的科目统计。

2.4用条件格式将成绩分类显示通过“格式”菜单下的“条件格式”，我们可以最多把成绩分为四类显示。例如，可以设置条件1“>=90”，格式为红色、加粗；设置条件2“<60”，格式为25%灰度填充标识优秀与不及格，将成绩分为三类。

2.5成绩误录入为文本类型，快速转换为数值类型学生成绩是数据类型的，可以直接参与计算，在误操作后，成绩可能被录入为文本类型（左上角出现绿色三角标识），该类成绩不能参与运算，为数据后期处理带来很多麻烦。如何将此类数据快速转换为数据类型呢？我们可以通过在空白单元格录入数值型数据“1”，复制“1”，选择文本类型的成绩区域，单击鼠标右键，点击“选择性粘贴”，在“运算”中选“乘”，确定，即可完成转换。

2.6实现自定义数据的快速排序在EXCEL中排序，通常情况有按字母或按笔划排序，但在实际应用中，往往要求按特定的顺序进行排序，如职称的教授、副教授、讲师、助教顺序，如按照普通的排序，其升序为：副教授、讲师、教授、助教。根据特定要求，需要按职称由高到低进行排序。

完成此功能，首先需要输入按特定要求的序列，即自定义序列，选择“工具”菜单中的“选项”子菜单，在弹出的选项对话框中添加“教授、副教授、讲师、助教”顺序的自定义序列；其次，在排序时，选择“工具”菜单中的“排序”子菜单，在排序对话框中单击“选项”按钮，打开自定义排序对话框，选择刚设置好的自定义序列，最后，点击“确定”按钮，即可完成自定义数据的快速排序功能。

参考文献院[1]宋金珂.计算机应用基础[M].北京：中国铁道出版社,2009.[2]谭小军.Excel函数在教务管理中的应用[J].甘肃科技,2006.[3]费春梅.Excel在信息管理方面的应用[J].价值工程,2010.[4]王世平.Excel在学校教学中的应用技巧[J].时代教育,2008.