试论文书档案管理中的缺失与对策

试论文书档案管理中的缺失与对策

罗灵

保山市隆阳区城建档案馆

摘要：文书档案管理作为单位管理基层服务工作，对评价单位管理水平具备实际作用。在档案管理过程中，科学技术的不断发展对其提出了新的管理要求，在原有基础上做好改革创新工作已成为当前首要任务。基于此，本文结合目前文书档案管理的实际问题，为其提出几点优化建议，以供相关单位参考。

关键词：文书工作；档案管理；管理体系

在行政管理中，文书档案管理的应用较为广泛，对机关、团队、事业单位等组织机构具备重要作用，【2】以通知、批复、记录等文件材料为主要内容，也是相关机构基础信息建设的关键依据。对于现代文书档案管理而言，信息技术的不断发展为其带来了一定的挑战和机遇，对管理工作进行改革创新显得尤为重要。为进一步提升文书档案的利用率，在实际工作中需要充分利用相关管理条例，不断优化基础管理体系，为规范化、标准化管理工作提供基础条件。

一、文书档案管理中的缺失问题

1.文书工作与档案管理不相匹配

由于文书档案管理工作具有“内容丰富、载体多样”等特性，以文书工作作为基本实行依据，文书工作档案管理工作具备相互联系的特殊关系，必须确保文书工作与档案管理相统一是其发展过程中的必备路径。在实际工作中，文书工作与档案管理工作应实现“分离管理”实践目标，在保障基本联系的前提条件下，建立健全相互联系且分别管理的发展体系。但在档案管理过程中，由于我国档案服务工作的整体起步时间较晚，【3】管理人员需要从事文字综合、后勤保障、档案管理等方面工作，对档案管理工作的实际投入力度还有待加强，对文书工作的实际流程也很难做到全面掌握，为此文书工作与档案管理工作真正做到统一、匹配发展还存在诸多问题。

2.制度体系与档案管理与不相统一

目前，我国部分单位文的文书档案管理工作还存在规范性较差等相关问题，对文件、案卷等方面的规范要求都还有待加强，甚至出现案卷内部目录缺失问题，严重影响了文书档案的实际整合率。从工作效率来看，部分单位文书档案检索工作效率整体不高，【3】对电子检索的工具选择还存在相应的实质性问题，没有结合工具使用的整体发展过程，使用性能还需进一步提升，导致文书档案管理工作的实际水平难以充分发挥。为进一步保障文书档案管理规划化，相关管理体制发展日益投入使用管理工作中，但由于部分单位对文书档案管理工作的重视程度不高，整理归档工作没有全面落实到位，在文书档案收集信息、整合资料等相关方面还存在一定问题，致使制度体系与实际管理不相统一，降低文书档案管理的运行效率。

3.管理人员与管理工作不相适应

文书档案管理主要是以人事、事件、物品存档等方面为突出表现，管理人员以纸质、实质等方式完成记录工作，【3】这就需要管理人员对文书档案管理工作具备高度责任意识，以保障档案管理工作的严谨性。再加上文书工作与档案工作的区别表现，部分管理人员对档案管理抱有“实查档、不丢失、不泄密”等片面工作思想，对持证上岗后的文档管理培训活动重视程度不高，档案管理水平也处于基础建设状态，专业素质和综合素养还需不断加强。并且，各部门对档案管理工作的配合力度也需不断深入，以保障文档管理工作的顺利运行。

二、对文书档案管理的几点建议

1.建立健全管理体制

文书档案作为单位或组织的基础反应资料，建立完整的管理体制对其发展具备重要的辅助作用。首先，需要建立规范化工作程序标准。在实际工作中，以相关程序标准为依据，严格监督管理人员按照规范标准办理公文或整合资料，将其工作程序进行分量处理，建立健全具有实际操作性体系。并且，相关工作人员需要秉持执行标准处理公务的实际理念，对公文审核签发后进行复核，对需要修稿的文书进行再次审核，以免出现程序运行相关问题。其次，保障文书工作和档案管理工作的实际联合。文书工作作为档案管理的基础和前提，在确保独立分离的前提下，提升文书工作高效运转显得很有必要，也是构建管理体制的关键性依据。文书工作需要为档案管理提供保障，档案管理也需对文件质量进行反复审核，做到文书档案管理一体化运行目标。在《企业档案管理法》中，对企业档案管理工作提出了明确意见，针对文件材料的归档和处理问题，利用“计划管理”相关管理体制，做到文档管理具备计划性开展条件，做到集中统一管理原则并付诸于企业文档管理中，为档案管理提供保障依据。

2.真正落实基础管理

文书档案管理的基础工作主要是以各部门相互协调发展为主的，与各部门建友好合作的发展关系，以此保障档案管理的质量和结构。在创建统一的管理体制基础上，依据各单位发展特点和文件材料管理情况，通过收集材料实施信息和管理举措发展资源，落实文书档案管理基础工作。针对档案制度管理的实际问题，强化档案管理人员的责任服务意识，积极宣传文书工作和档案资源整合工作，并不断提升管理人员的工作积极性，及时处理不同阶段的管理任务和管理目标，为基础管理提供服务保障和体系制度。为规范文书档案管理体系，通过《中华人民共和国档案法》等相关参考资料，河北省相关单位提出“完整与安全”建设任务，结合当地实际发展情况，通过对机关、团体、事业单位或其他部门移交档案资料的方式，在保障基础开展运行效率的前提条件下，对档案资料的评估、审核、鉴定进行优化处理，按照国家执行标准和实施原则，对档案进行及时整理，确保档案管理完整性和安全性。为此，档案管理人员需要不断提升服务建设意识，将相关体系与档案管理相结合，【2】可充分实行纸质文件和电子档案“双套管理”，将其纸质材料和电子文档进行切换处理，为安全管理和高效运行提供实际保障。

3.不断提升管理质量

在文书档案管理中，管理人员的专业技能和综合素养对实际工作具备重要作用，也是优化文书档案管理工作的实质性建议，可有效弥补文书档案管理工作的缺失和漏洞。首先，开展定期培训活动。相关部门需要对管理人员做好专业技能培训工作，在实践训练中培养管理人员的工作储备知识体系，并付诸于实际工作中。从以往管理人员对档案室的利用方面来看，在培训活动中适时加入新型档案管理方式，【4】将收集资料、整合情报、统计信息等方面引入其中，不断深入档案工作内部，构建创新型档案管理工作单位。其次，管理人员需要树立终身学习观念。作为档案文件材料的一线接触管理者，管理人员需要不断加强专业知识学习能力，明确学习技术和发展目标，结合现代管理相关知识和信息技术内容，不断创新文书档案管理工作内容和实施手段，真正落实高效管理建设目标和工作任务，为文书档案管理工作提供保障。再者，积极引进专业技术过关且素质条件达标的专业管理人才，为单位内部管理人员提供学习榜样和工作动力，建设具有复合型专业技术人才队伍，为文书档案管理工作注入新的活力，以便落实服务保障机制理念。

总结：

综上所述，目前文书档案管理工作还有待改进，以“文书工作与档案管理”、“制度体系与档案管理”、“管理人员与管理工作”等方面缺失问题最为明显，相关单位需要结合具体实际运行情况，建立健全文书档案管理体制，以落实基础管理和提升管理质量，为我国文书档案管理提供保障。在实际工作中，文书档案管理作为判定单位现状的基本评判标准，需要不断引进新的发展机制，适时创新管理工作内容和运行体系，推进文书档案管理工作的进一步发展。

参考文献：

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[3]梁淑珍.机关单位文书档案管理中的问题与相应对策[J].城建档案，2016，04：64-65.

[4]叶慧婵.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].经营管理者，2015，16：259.