浅析国有企业档案管理信息化建设

浅析国有企业档案管理信息化建设

吴慧洁

（大唐太原第二热电厂山西030041）

摘要：在全面推动国有企业改革创新的进程中，如何加快国企档案管理的现代化改革步伐是重中之重，也是信息化技术手段应用的必然举措。在全面推动国企结构转型升级，落实企业战略性发展目标的过程中，必须要有各个方面的数据信息以及档案资料作为根本支撑。为提高档案管理的质量以及效率，满足档案现代化和智能化建设的需要，国有企业要把握信息化建设的方向，完善信息化管理措施，落实档案管理的现代化以及智能化。

关键词：国有企业；档案管理；信息化建设

1企业档案信息化的意义

企业档案信息化必须满足合理合法的前提，运用科学的管理方法中先进的管理手段，利用信息技术、网络平台，对企业在生产过程中产生的公文、设计文档、音像等档案信息数字化、网络化，方便企业整合利用。所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。

企业档案信息化的方式管理，能有机结合先进技术，以网络作为平台，实高效的为企业各部门提供准确的数字信息，为生产经营提供优质服务。传统的档案模式，是由档案工作人员对文件进行手工收集、管理、查阅且无备份。其他部门查阅资料，档案工作人员需根据编号，目录等检索方式，去档案库房仔细查找，费时费力。纸质版的借阅，会导致纸张受损或遗失，特别是对于建筑、铁塔等需长期保存的档案，一旦文件缺失或损毁将无法复原，不便于文档保管工作。如果企业使用档案信息化管理手段，录入的数据变成电子文件，既方便查阅，又不用担心文件损毁、页码遗失等问题，还可实现资源共享，做到档案利用最大化。

档案信息化管理工作除了是要加强对电子文件的归档管理，要求电子文档标准化、统一化，对不同类型载体的档案做到数字化统一管理，还要注重档案信息安全，档案工作人员要确定企业在生产过程和经营过程中所产生的需要保密的档案类型，做到加强管理。设置档案利用的查看权限，把握好保密与利用的关系。最后要提升企业档案管理人员的工作能力及自身素质，充分发挥企业档案的作用，为企业的发展提供有用资源。

2国有企业档案管理信息化建设的作用

在档案管理信息化实现后，国有企业在档案管理中将会显现出全新局面，档案信息化管理的突出作用主要体现在以下几个方面。第一，共享资源提升效率。在全新的“互联网+”时代，发达的信息化技术以及网络数据共享功能大幅提升了企业档案管理的便利性。目前，国有企业在积极开发与企业实际相符的服务器，力求迅速完成内部资源共享。以此为基础，国企档案管理部门可以借助网络完成各项档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，从而能够在极大程度上提升信息数据处理的效率，提高档案管理工作的落实效果。第二，高效查询利用档案。档案管理部门承担的一项重要任务就是提供信息查询和收集服务。过去各项操作均是借助纸质文件，通过发挥人力作用达到工作目的，但是耗时费力，也无法保证信息的准确性，而在信息化管理实现之后，可以在信息化系统中快速查找相关信息，做到及时搜索、即时应用，明显提高了档案管理的灵活性以及档案的利用价值。第三，迅速备份有效管理。传统的档案管理模式受客观因素，比如自然灾害与人为因素的影响很大，很容易出现档案损毁等情况，会影响档案的存储以及档案的安全完整性，而在信息化管理中还能够对其进行迅速复制与备份，既减少了对档案存储空间的要求，又便于存储查阅，提升了国企档案管理的成效。

3加强国有企业档案管理信息化建设的策略

3.1树立信息化档案管理理念

档案管理部门在国有企业的有序运转中发挥着重要的作用，目前部门的工作重点在于彻底改革过去的档案管理理念，积极引入信息化管理思想以及管理方法，彻底打破传统管理模式的束缚，积极解放人力，促进实现档案信息化建设目标。但是档案管理工作受落后管理思想的制约非常明显，主要表现在国企领导以及档案管理人员缺少对档案管理信息化的认识，也不能够准确把握其功能与应用价值，阻碍了信息化档案管理的落实。对此，国有企业必须从树立正确科学的信息化管理理念着手，用正确的管理思想指导档案信息化建设。一方面，国企领导要在思想上重视信息化管理，认识到信息化建设的必然趋势，并在档案信息化管理中发挥领导以及监督指导作用，尤其是要带领档案管理者改变落后思想，主动为信息化建设贡献力量。另一方面，国有企业要调动全体员工的积极性，使他们在一系列的信息化管理宣传中接受教育与指导，主动参与档案信息化建设，提高主人翁意识。

3.2完善档案信息化管理制度

国有企业档案管理信息化建设正在如火如荼地开展，在比过程中获得了宝贵的经验，同时也收获了累累硕果，但是不难发现档案信息化管理的规范性较差，主要表现为信息化管理各个环节的安排比较杂乱无章，各项工作的开展非常混乱，无法有效捋清职责源头，难以保证责任落实。出现这一情况的一个重要原因在于信息化管理制度建设存在不足，不能为档案的现代化管理提供完善、规范的制度约束。考虑到这种情况，国有企业要积极推动档案信息化管理制度建设，确定信息化管理实践中各个岗位以及工作人员承担的职责与工作任务，把档案管理责任进行分解，全面提升管理人员的责任感以及警惕心，走规范化的信息化管理道路。另外，在网络档案流转、检索、使用等方面等方面都需要给出明确的制度要求，并结合管理级别分清权限限制档案资料可供使用的人员，维护档案的完整性以及有效性，改进信息化档案管理程序，为国企的有序运转创造良好的条件。

3.3保障档案信息化管理安全

国企档案资料具有保密性的要求，所以维护档案安全是档案管理的重中之重。信息化时代是一个开放性的时代，对信息化档案管理的安全性有很高的要求，所以要在信息安全建设方面引起高度重视，建立起严密的安全保障体系。第一，完善硬件设施的安全保障。也就是说在档案管理中要关注硬件设施以及外部环境的安全性，定期检查周围环境、线路和设备的情况，做好安全预警工作，避免档案信息丢失或损坏。在日常管理中要坚持维修保养与日常巡查相结合；定期检查环境，做好保养监督工作，排查安全隐患。第二，提高网络安全保障体系的完善性。网络开放性强，虽然为人们的实际工作带来了极大的便利，但是一旦出现网络系统漏洞极有可能威胁信息安全，进而有可能会带来巨大损失。针对这一情况，需要积极完善防火墙技术，部署好内外网的网络安全保障工作；管理员要设置档案访问权限，开发或者是采购先进的数据库系统软件，保证数据安全性以及资源共享可靠性。

结束语

档案管理是国有企业管理体系建设中不可忽略的一个部分，为企业的长远运营与战略性发展提供了重要的保障，但是传统的档案管理方法会耗费大量的人力物力与财力，并且无法保障档案管理的效率，不利于发挥档案管理的价值。信息化档案管理的实现则能改变过去的不良档案管理局面，提高企业的档案管理效率，既能够节省大量的资源，又可以加快资源共享的步伐，为国有企业的现代化进步注入动力。

参考文献

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