浅析网络环境下人事档案的数字化管理

浅析网络环境下人事档案的数字化管理

舒宁

博兴县城东街道办事处山东滨州256500

摘要：近年来，随着我国经济的快速发展，我国的事业单位发展的也越来越完善。随着我国事业单位聘用制改革的不断深入，事业单位自身的人事档案管理工作面临着许多新情况与新需求，而在这种需求与情况下如何保证事业单位自身人事档案管理工作的较好进行，已经成为我国当下事业单位人事档案管理工作中必须解决的问题之一，本文就事业单位人事档案的数字化管理模式进行了具体研究，希望能够以此推动我国当下事业单位人事档案管理进一步发展。

关键词：网络；人事档案；数字化管理

引言

在现代信息资源系统中，档案信息资源的数字化与网络化具有十分重要的地位，它为档案信息资源的交流与开发开辟了新的途径。实现人事档案信息管理的数字化与网络化，使我们能更多地发现人才，更快地选拔人才，更合理地使用人才。因此，我们函需把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的手段上来，提高人事工作的质量和人事档案信息的管理与利用水平。

1档案网络化管理的意义

1.1是建立档案信息化，推动信息化战略的重要基础和保证

在建立人事档案信息化过程中最重要的就是对信息技术的利用和对档案信息资源的开发，通过对档案信息的合理运用，使人才得到更好的配置。在我国档案信息化建设纲要中提出，要将档案信息化纳入到国家信息化建设的总格局之中。而档案的网络化建设就是信息化建设的重要基础。现在，在各部门中都在积极的开展档案的数字化建设，一些部门更是将其融入到了实际的工作当中，并且获得了很好的成果。这就为局域网的建设积累了大量有用的经验，为我国人事档案网络化的建设奠定了一定的基础。但是因为各个部门之间的条件存在差异，所以建设数字化的快慢不同，这就导致局域网和数据库之间不能形成统一的标准。但是如果我们等到各部门数字化建设完成再进行网络建设，就会因为标准不同而造成资源无法共享的局面，这就浪费了大量人力、财力和物力。所以，我们必须建立统一的标准，这样才能更好的进行数字化建设。

1.2提高人事档案服务质量的重要途径

这几年我国事业单位进行了一系列的改革，基本上已经全面施行单位聘用制度，这就改变了过去事业单位是铁饭碗的局面，也为有能力的人才提供了更多机会，但是这对人事档案管理也提出了更高的要求。面对这种状况我们必须加强档案管理的网络化建设，这样才能提高档案管理效率，为社会提供更高质量的服务。在人才强国战略与信息化发展战略的双重背景下人事档案网络化管理应运而生。这种管理方式能够促进人才强国战略的实现，能够加快人事改革的步伐，使人才得到合理的配置。而国家信息化发展战略为这一目标的实现提供了宏观的思路，既利用信息技术，通过网络化管理，开发人力资源，实现人才的最优化配置。

2网络环境下人事档案的数字化管理

2.1加强数据库建设

在人事档案网络化管理中数据库建设是重中之重。建议在人事档案管理网络中设立三类节点，既学校人事档案中心、各级政府人事档案中心和商业性人事档案中心。学校人事档案网络中心以高考招生时考生的电子档案和纸介质档案为基础。学生进入学校后，在这个基础上继续丰富完善，记录学生在校经历。当毕业生走出校园时，便可将这些电子和纸质档案转入用人单位或家庭所在地的各级政府人事档案中心。预计在十二五期间，每年将有接近700万的毕业生走向社会，而且学校有较好的人才技术优势，在人事档案数字化方面积累了可供借鉴的经验，所以学校的人事档案网络中心的设立是不可缺少的一环。各级政府人事档案网络中心以各地档案馆为依托，充分利用已有的技术和人才优势，建立一支专业化的档案从业人员队伍。各用人单位不再单独设立人事档案保管科室，由县级及以上各地档案馆保管本级政府辖区内行政事业及国企用人单位的人事档案。各用人单位将需要入档的信息定期送至当地政府人事档案中心，由中心人员将纸质信息数字化并存入档案。商业性人事档案中心以各地现有的人才服务中心为依托，按照统一的数字化网络化标准建设，在人事档案相关法律法规的约束和监督下，接收企业或个人委托的人事档案代保管业务。

2.2提高对人事档案信息资源的整合力度

在现代社会发展过程中，人力资源发挥着越来越重要的作用，对于人力资源的开发和应用也成为人事管理部门最为重要的一项工作。人事档案在人力资源管理工作中发挥着越来越重要的作用，因此在当前人事档案开发利用过程中，需要加大对人事档案信息资源的整合力度。作为人事部门，需要积极为其他部门提供工作人员的信息数据，这样各部门根据每个员工的实际专业能力来合理安排工作岗位，使员工积极参与到各项工作中，实现人尽其能，为单位的发展作出更大的贡献。同时人事档案管理部门还要努力提高自身的服务意识，对自己的服务职责有一个清楚的认知，并在实际工作中端正自己的态度，从而更好地为其他部门提供人事信息服务。另外，人事档案管理部门还要加快推动人事档案信息化建设，构建人事档案信息管理系统，实现人事档案信息资源的整合和共享，全面提高人事档案信息资源的利用效率。

2.3尽快转变人事档案内容管理的方式

由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。

2.4提升人事档案管理人员素质

人事档案管理人员的整体水平直接影响到人事档案管理的质量。当前人事档案数字化管理工作中普遍存在专业人员缺乏的问题。人事档案数字化管理工作中，需要不断完善人事档案信息管理系统，确保系统的安全。因此要不断提升人事档案管理部门人事档案管理队伍的整体素质，使其掌握计算机软件知识，提高人事档案管理人员信息化技能水平，以此来促进软件系统的开发，保证人事档案管理系统安全、稳定运行。人事档案数字化管理工作是一项较为系统的工作，对于高素质管理人才及计算机专业技术人才的需求量较大，因此要打造一支综合性的专业化人事档案管理队伍，以此来提高人事档案数字化建设能力，确保人事档案信息的安全。

结语

在当前网络环境下，人事档案在各单位发挥着重要的作用，因此通过构建人事档案数据库，转变人事档案管理方式，构建人事档案信息化管理系统，不断对人事档案信息进行完善，确保人事档案信息的真实性和可靠性，可以更好地发挥出人事档案的重要作用，为单位人事管理工作提供重要的支撑。

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