浅谈贸易企业信息管理系统的设计与实现

浅谈贸易企业信息管理系统的设计与实现

赖国雪

河钢股份有限公司承德分公司河北省承德市067000

摘要：贸易企业信息管理系统是用信息化手段，使企业业务流程更加顺畅，管理更加细化，管理制度更加硬化，从而提高基础管理数据传递的实时性和准确性，为管理者提供科学的决策依据。

关键字：贸易企业管理信息化

0引言

如何提高企业的管理水平，使自己的企业更具竞争力和活力，恐怕是企业高管每天都在思考的问题。其中降低产品生产成本，提高产品质量是决策者们始终追寻的重要目标，实现这些任务必须依靠现代化的管理手段已成为企业管理者们的共识。

贸易企业信息管理系统是一套融合了先进管理思想、先进信息技术，以销售为龙头，以财务为核心，集物流、资金流和信息流为一体，支撑企业精细化管理和规范化运作的信息管理系统，实现了系统的高度集成和信息的高度共享。系统更加符合中国实际情况，更加实用、简捷，是一套有行业特色的信息管理系统。

1系统概述

贸易企业信息管理系统主要包含销售、采购、库存、应收、应付、成本、人力资源等七个子系统，这七个子系统都具有各自的比较复杂的处理流程而且相互之间环环相扣，下面这个是整体流程图：

2系统功能实现

2.1销售

销售内勤以各种形式接到销售业务员签定的订单后，录入系统，包括订单头和订单行，订单头里有订单编码、客户、订单类别、签定日期等，订单行里有物料编码、名称、定货量、交货期、价格、交货期、等等，在订单行录入过程中会弹出标准价格作为参考，同时会进行信用额度的校验和提示，但都不控制订单的执行。订单保存之后，内勤确认无误后保存。

2.2采购

每个月采购部门根据市场、经验等各方面情况，为了做采购物资的战略储备，需要做战略采购申请，业务员根据采购申请提报采购计划，采购申请通过自动创建的方式生成采购合同，经过审批之后，作为正式合同，执行采购。

具体操作步骤是，采购员按照一定条件查询出正式采购计划，录入供应商自动生成合同号，保存，形成采购合同，等待审批，在上面的步骤里，随时可查看库存情况和合同在途情况等相关信息，每一个订单行都同申请行对应，采购金额由系统自动计算得出，每种物料的最低采购价格显示出来，给采购员作为提示和参考。采购订单行的单价默认的是含税单价，另外增加不含税价（根据税率自动计算出来）、税码、含税标记三个字段，其中在发生采购入库处理时需要采用这个不含税价来计算标准成本，而记账时用的是含税价格。

2.3库存

库房的设置可以有两种方案：

1）、根据库房的实际位置不同将库房划分成不同的库房；

2）、由于某公司不存在自身的加工业务，从系统设置角度将多个库房设置为一个库房对于系统没有影响，因而可以将库房设置为三大库房，即某公司甲库房、乙库房、委外加工库房，而不同地点的库房通过划分不同的虚拟货位来实现。

业务处理流程：管理人员按照采购合同号、采购订单号、供应商、物料编码等查询条件，查询出符合条件的采购合同。对应订单实际入库批次、库数量、库房、货位，保存，形成采购入库单。系统后台增加库存现有量，在现有量表中修改该库房的该物料编码的现有量，向采购合同反馈累计入库量，初步确定根据合同号和物料编码对应合同行，合同行的物料不允许重复。

2.4应收

业务员根据发货清单确认发货后，进入自动开票程序界面，选择发票类型和发货清单号，提交运行自动开票程序，财务根据系统发票的编号或订单号、发货清单号，查询出该发票，并检查确认后进行审核。业务员收到客户付款信息在系统中录入一个收款单据，选择相应的付款方法，填写收款金额后保存，系统形成预收款；财务通过联系银行或业务员，确认收到银行货款后，对该笔收款进行审核；审核后的收款可以核销发票，点击核销按钮，在核销对象中选择要核销的发票。

2.5应付

业务员拿到供应商的发票，根据入库单、采购合同，在系统内做一张标准采购发票，并将发票与采购合同匹配，做完后保存，将供应商发票和入库单送到财务，财务在系统查出对应的系统发票，对分配的项目进行审核，发票审批后，才可以打印出系统中的采购发票单据供财务记账处理。

2.6成本

成本是根据一系列科学计算方法计算出来，常用的实际成本计算包括两种，存货计价方法和成本计算方法。存货计价方法（METHODOFINVENTORYCOSTING）--先进先出、后进先出、移动加权平均、月加权平均、个别认定法、标准成本法；实际成本法（ACTUALCOSTMETHOD）按历史成本计算产品成本的一种方法。历史成本是过去交易活动产生的成本，如采购成本、支付的工资、提取的折旧、支付的差旅费、通讯、应酬费用等。历史成本是过去已经发生的成本。

2.7人力资源

人力资源主要包括员工管理、岗位管理、部门管理。员工管理除了可以定义员工的基础档案信息之外，还增加了员工的工资和培训、工作变更等履历内容。其中员工编码是员工的唯一标识，用户可以自己定义规则，规则在定义的时候要认真考虑，做到科学合理。岗位管理是建立并维护工作岗位档案，包括岗位编码、名称等。这个功能主要是根据公司现行的岗位进行设置，这里岗位编码定义之后，将不允许作任何改动，用户只能对名称和备注作调整。部门管理是建立并维护部门基础信息档案，包括部门编码、名称、属性等，这里值得说明的是，具体部门的设定、编码原则的制定要根据企业的实际情况，斟酌制定一套科学合理的方案，要考虑到企业整体的发展和变更。

3结束语

贸易企业信息管理系统的实施，使企业业务流程更加顺畅，管理更加细化，管理制度更加硬化，使企业内部的物资流、资金流和信息流能够融会贯通，信息高度共享，从而提高基础管理数据传递的实时性和准确性，为管理者提供科学的决策依据。

参考文献

【1】欧阳峰，傅湘玲.企业信息化管理导论【M】.北京：清华大学出版社.2006.06；

【2】吴澄著，信息技术与企业现代化管理【M】.中国经济出版社，2005.12；

【3】高玉平，王嘉.浅谈信息化建设模式下的企业管理理念创新【J】.现代营销，2013（05）：159；