Excel在中职学校教务考试管理中的应用

Excel在中职学校教务考试管理中的应用

李晓雯

（吉林省工程技师学院吉林白山134300）

【摘要】在中职学校的教务考试管理中，每个学期末都要对学生的考试成绩进行分析处理，统计出优、良、

及格和不及格率，尤其是要统计出每个班级每位学生的不及格信息（即每班级的不及格名单），以备下个学期补考用。目前，有些教务人员还延用传统的人工的方式去统计这些数据，不仅费时还费力还不能保证数据的准确性。为了提高教务考试管理工作的效率，以吉林省工程技师学院教务处期末考试成绩登记表和不及格名单的统计为例，从Excel思想出发，运用宏和函数对学生成绩进行数据统计，实践证明，Excel在教务考试管理中的应用有效的提高了工作效率及准确性。

【关键词】Excel中职学校教务考试管理

中图分类号：G71文献标识码：Ａ文章编号：ISSN1004-1621（2017）05-060-02

0引言

在以往学校的教务考试管理中，每个学期末对学生成绩进行数据统计是一个必不可少的工作环节，统计学生的不及格名单已成为每学期末教务管理工作的重点工作之一，但在这些工作中还存在着一些问题，具体表现在以下四个方面。

（1）操作方法陈旧。在统计过程中仍延用传统的手工方法，操作人员没有利用计算机进行信息处理的意识，不能充分利用好计算机的自动化。

（2）“资源”浪费。由于统计班级、学生人数和考试科目的数据量大，使用人工方法，如要在规定时间内完成统计，则需增加统计工作人员数量；如要限定统计人员数量，则需耗费更多时间。最终造成人员数量、工作时间的浪费。

（3）准确率低。因为是人工方法操作，不可避免一些错误的出现，如：漏记，错记，串记等，无法保证统计结果的准确率。

（4）统计人员计算机水平有限。参与统计的工作人员对于excel的应用仅局限简单的办公操作，如：求和、求平均值、数据筛选、条件格式、排序等。

在此背景下，提高工作效率，保证工作质量，改变现有的统计方式已成必然。

1加强Excel在教务考试管理中的应用

为提高教务处学生成绩管理人员的工作效率，简化原有的操作过程，根据我院教务人员的实际情况，对相关工作人员提出如下建议：

（1）提高Excel的实际应用水平。教务工作人员定期有真对性的自学、或参加培训，掌握常用且实用的Excel操作，并逐步在工作中得到应用，最终代替传统的数据处理及管理功能。

（2）充分利用模板。每学期都用的成绩单，最终要做成模板，方便以后的工作所需，避免以往重复的操作,提高工作效率。

（3）适当利用宏。根据模板和成绩管理要求，编写出宏代码，批量完成以往重复的工作，提高工作效率。

（4）时实更新模板。根据教学要求的改革，及时更新完善模板和宏代码。

2Excel在考试成绩登记表中的应用

每个科目各分数段人数、各科的平均分、班级的优秀、良好、及格、不及格率等都是每个学期末需要统计的数据，为了提高工作效率，引入Excel的数据处理思想，制作成模板，方便任课教师和教务管理人员在该方面的工作。

2.1传统方法处理数据存在的问题

每个班级每个学期的学习科目（含一体化）及科目数量不同，班级个数和每班人数都很多，采用传统的方法进行记录和数据处理，工作量非常大且很容易出错，准确率不高。

（1）统计各科目缺考人数

由于每个班级每门课程由于考试时间和考试方式的不同，每科每场次参考的学生数量不固定，教务管理人员在进行统计各科缺考人数及名单时，经常会出现错记，漏记等情况，影响期末成绩管理准确性。

（2）统计各科目各分数段的人数及所占班级人数以的百分比和单科成绩的平均分

传统方法先人工筛选出各科各分数段的人数，再计算出所占班级总人数的比重。效率低、错误率高。

（3）统计整个班级的优秀、良好、及格和不及格率情况

传统方法，先统计出每个科目优秀人数的总和，在除以所用科目参考人数的总和，由于使用传统的人工方式进行统计，再加上班级、科目、参考人数的复杂性，最总结果难免会出现差错。既费时，又费力，最后效果还不好。

2.2引入Excel函数进行成绩登记表中数据统计处理

（1）利用Excel函数统计每班每科缺考人数

根据求缺考人数的思路，使用Excel中的COUNTA先算出班级的总人数，再计算出单学科的参考人数，最后将两者的结果进行求差操作即可。公式为：“COUNTA($C$6:$C$65)-COUNTA(D6:D65)”，其它科目方法相似，所以均可以使用Excel进行复制操作即可。

（2）利用Excel函数统计各科目各分数段的人数及所占班级人数的百分比和单科成绩的平均分

根据统计需求，应先计算出单科目达到某分数段的学生名单，再进行计数，最后再进行百分比时行计算。此操作可以使用Excel的COUNTIF()函数进行统计计算。以统计优秀人数为例：公式为“COUNTIF(E6:E65,”>=90”)”。因为每个班级每个学科的考试情况不同，为了增强模板的通用性，对该操作用IF（）函数进行改进，公式为“IF(COUNT(E6:E65)=0,””,COUNTIF(E6:E65,”>=90”))”。

根据求得的结果和该科参考的人数进行求百分比的计算，公式为：“IF(D67=””,””,D67/COUNT(E6:E65)*100)”

计算单科目的平均分公式为“IF(COUNT(E6:E65)=0,””,SUM(E6:E65)/COUNT(E6:E65))”。

其它科目方法相似，所以其他科目均可以通过复制进行操作。

（3）利用Excel函数统计整个班级的优秀、良好、及格和不及格率情况

每学期末除对单科成绩做出优秀、良好、平均分等数据的统计外，还需对每个班级的整体学习情况进行统计计算，统计内容为班级整体的优秀、良好、及格和不及格率情况。利用Excel中的函数可以轻松高效解决该问题。公式为“IF(COUNTA(C6:C65)=0,””,IF(COUNTA(D3,F3,I3,M3,Q3,U3,Y3,AC3,AG3)=0,””,SUM(D67,F67,I67,M67,Q67,U67,Y67,AC67,AG67)/(COUNT(E6:E65)+COUNT(H6:H65)+COUNT(L6:L65)+COUNT(P6:P65)+COUNT(T6:T65)+COUNT(X6:X65)+COUNT(AB6:AB65)+COUNT(AF6:AF65)+COUNT(AJ6:AJ65))*100))”.

（4）对工作表进行数据保护

对“考试成绩登记表”的操作过程中，操作人员可能会对该表格中的公式或格式进行无意的修改，最终导致统计结果出错，为避免这种情况的发生，禁止录入人员对表格的错误操作，要对整个工作表和相关单元格进行保护设置。方法是：在"审阅"选项卡的"更改"分组中点击"保护工作表"；在弹出的"保护工作表"对话框中输入密码后，然后单击确定即完成工作表的保护操作。然后选中需要进行保护的单元格，点击鼠标右键，在弹出菜单中选择"设置单元格格式"，在"设置单元格格式"窗口中选择"保护"选项，选中"锁定"，则对选定的单元格进行保护。

（5）保存为模板

制作完成后，将工作表保存为模板，传送给相关教务工作人员即可使用。更好程度的保证了该项工作的规范性和准确性，同时还提高了工作的效率。

3Excel的宏在不及格学生名单中的应用

统计不及格学生名单是学期末考务工作的重点之一，实践证明，利用Excel的宏大大提高了传统方式的效率和准确率，原传统方式的情况下需要大量的时间和人力，引用宏操作后只需一个人在1分钟时间之内就可无差错的完成任务，该项工作的效率提高几十倍，充分的体现计算机的自动化。

3.1传统方法统计不及格学生名单存在的问题

我院不及格名单包含以下信息：学生所在的班级、学生的姓名、学生的不及格科目及该科的成绩。传统的方法是根据学生成绩登记表中的每位学生的成绩，进行人工手动挑选出不及格的学生所在的班级、不及格的科目及该科的成绩并进行记录汇总。学生成绩登记表的组成部分如图1所示,学生不及格名单的组成如图2所示。

从该图中可以看出，用传统的方式根据图1进行挑选，最后形成图2的要求是非常繁琐的。在学院班级个数、学生人数及所开科目多的情况下，通过原有的传统方式工作量大且效率低，出错率高，越来越不能满足现有工作需要，利用Excel的宏替代原有的手工方式进行智能统计出不及格名单已经势在必行。

3.2利用Excel宏编写代码提取不及格学生名单及分数

根据成绩登记表的结构和不及格名单的组成要求，使用excel的宏，编写代码。先根据总评分数提取出不及格的分数，再对应查找出获得该分数的学生的姓名及对应科目名称。代码为“If(Sheets(j).Cells(i,5).Value<60)ThenSheets(1).Cells(j,1).Value=Sheets(1).Cells(j,1).Value&Sheets(j).Cells(3,4).Value&Sheets(j).Cells(i,5).Value”。因为考试成绩登记表中有时还会出出现缺考成绩为空的情况，所认在编辑代码时还需加入这点的考虑，还需将代码进一步完善为If(Sheets(j).Cells(3,4)<>"")ThenIf(Sheets(j).Cells(i,5).Value="")ThenSheets(1).Cells(j,1).Value=Sheets(1).Cells(j,1).Value&Sheets(j).Cells(3,4).Value&"缺考"ElseIf(Sheets(j).Cells(i,5).Value<60)ThenSheets(1).Cells(j,1).Value=Sheets(1).Cells(j,1).Value&Sheets(j).Cells(3,4).Value&Sheets(j).Cells(i,5).ValueEndIfEndIf

以上是提取一个班的某一科目的所有不及格学生的成绩情况，其它科目和其它班级的代码类似，只需通过循环语句即可实现。

通过宏的运行，轻松的将原有复杂、费时、费力的提取不及格成绩名单的工作在一分种之内轻松、准确的解决，大大提高了工作效率。

4结束语

实践证明，Excel进行数据统计和分析的强大数据管理功能可以帮助各单位或部门解决信息管理问题，用途十分广泛，对提高工作效率起着重要的作用。把Excel思想引入到我院教务管理的期末成绩管理工作中，大大提高了期末考务管理工作的工作效率和准确率。同时Excel模板设置及使用还规范了我院成绩登记表的格式和数据准确性，为之后的数据分析和统计提供了很好的基础。教务管理人员掌握一定的Excel函数及宏的应用是很有必要的，这将大大提高工作效率，降低数据处理中的错误率，提高整个学期末成绩管理的有效性。