提高企业办公室行政秘书工作水平研究

提高企业办公室行政秘书工作水平研究

高夫存贾江辉周晓琳

国网博尔塔拉供电公司，新疆博乐833400

摘要：现阶段，随着经济社会的进步以及现代企业制度的构建，各大企事业单位的用人标准越高越高。企业行政秘书若想在竞争激烈的职场占据一席之地，必须不断提高自身行政工作水平。本文对现阶段企业行政秘书工作现状进行分析，并在此基础上改变和创新自身的工作方式与工作理念，不断提高自身的工作水平与职业素养。

关键词：企业行政秘书；工作方式；工作理念

引言

在企业的发展中，其“生产和经营”是发展的核心；在企业运营过程中，办公室是处理多样化行政事务的核心运行机制，处于发展中的重要部门，并在企业的发展中具有“协调内外”的作用。随着社会经济的发展，在企业运行的过程中，为内部领导提供科学先进的重要方案，是企业发展不可或缺的有利条件。

1企业办公室文秘工作的重要意义

企业办公室文秘的主要工作职责和内容是，在部室负责人的领导下参与企业的各项日常管理工作；进行相应的调查研究，同时对有效的信息进行收集整理，为公司领导或主管的工作提供所需要的资料与信息；在进行决策时，不仅要为上级领导提供真实、可靠的数据和资料，还要提供相应的有效建议。此外，还需对企业内的重要事项以及重点工作的落实与执行，进行有效地监督；起草各类综合性的文件，组织并参与各项办公会议，并对会议内容进行记录、整理与总结。企业文秘的工作，可以协助公司领导或主管提高工作的效率，帮助企业内部的各个部门进行及时有效的沟通，促进工作效率的进一步提高。

2企业办公室行政秘书工作现状及职责

2.1企业办公室行政秘书的工作现状

第一，企业办公室秘书综合素养与岗位要求不相符。现阶段随着经济社会的发展和企业的壮大，企业对秘书人员的工作要求与标准变得越来越高，其秘书人员当下的工作水平和工作素养与企业的实际发展需求之间存在较大的差距。与此同时，企业在对秘书进行招聘时将更多的关注点放在其职业背景层面，在对秘书招聘后很少会对其进行职业素养与工作技能培训；甚至于一些秘书在开展工作前没有经过正规系统的秘书工作培训，通常都是依靠以往的工作经验或者是一边工作一边摸索规律的形式开展工作，其对于领导人员布置的工作通常难以胜任。第二，企业办公室秘书在工作岗位上处于被动地位。当下企业办公室秘书的工作内容繁多而复杂，需要涉及多个领域的多样内容，在具体工作开展过程中很难对每件事情都做到面面俱到，因而在工作岗位上常常处于被动的地位。

2.2企业办公室行政秘书的岗位职责

第一，负责会务工作。行政秘书需要在会议开展之前做好各项准备工作，对会议内容进行记录以及会议之后的资料整理；负责通知所有参会成员及时参会，并对其出勤率进行考察；负责会议进行过程中的各项服务工作。第二，开展内务管理。行政秘书的日常工作就是协助领导人员开展工作，将各项制度与文件向有关部门进行部署；协助各个部门的工作人员做好安全监督管理以及检查工作；负责部门人员值班工作计划表的制定；对企业内部人员日常工作情况进行考核以及考勤。第三，文书整理。行政秘书在工作过程中对各个部门发出的文件进行及时有效的登记、借阅、归档；对各部门发出的文件与档案进行整理、校对以及存档。第四，对企业的财务进行管理。企业办公室行政秘书对各个部门的经费报销与领取负责；对各个部门领取的办公用品进行记录；对各个部门员工的奖金与工资领取情况进行统计与登记。

3提高企业办公室行政秘书工作水平的途径

3.1不断地改进工作方式

企业办公室工作任务繁多复杂，在工作过程中会出现很多问题，并会在一定程度上影响工作的有效运行，因此，秘书就要不断地改进工作模式，采用先进的管理手段提高工作率，并且在实际工作过程中，要合理地运用、实践，不断地充实自己；在实际工作中思路清晰、善于思考，从而在遇到问题时能够有效解决，提高工作效率。

3.2提高创新思维

企业经营模式的改革与创新，使企业对内部工作人员有了更高的要求与标准。因而，企业办公室秘书若想在竞争激烈的秘书行业占据一席之地并形成自身强有力的核心竞争力，必须要随时代变迁不断发展自身的创新性思维。例如：在企业内部组织管理活动时，领导人员在给秘书安排征集活动时，应该在满足领导意图的基础上融入创新性元素，为秘书今后的发展提供保障。

3.3在工作的过程中，要及时进行沟通并善于抓住重点

办公室文秘在日常的工作中，需要与企业内的各部门进行沟通与接触。因企业办公室秘书的日常工作较为繁琐、忙碌，导致其缺乏与其它部门进行有效交流与沟通的机会，文秘工作人员应改变这一现状，充分的发挥自身的主观能动性，在工作的过程中积极主动地去沟通交流，以获得有效的工作信息。主动地依据所获得的工作信息，对之后的工作内容进行规划与安排，进而提高工作的效率。企业办公室文秘工作人员，在进行日常工作时，必须在极短的时间内，进行有效的沟通，并对各项工作任务的重点与意义进行领会。在沟通中学会如何把握信息，积极地与各部门进行沟通，才可以有效地提高工作水平。

3.4提升文字功底

现代化企业办公室秘书工作的最基本要求就是具备扎实的文字功底。因而，企业办公室秘书文字功底的提高需要从以下几个方面入手：首先，办公室秘书在日常工作中要细心观察写作的特点与方式，对多样的作品结构与格式进行全面透彻的分析，掌握与了解作品后将其转化为自身的写作素材。其次，企业办公室秘书要做好充足的思想准备工作，在接到上级领导的写作任务后要快速准备材料与素材，尽早完成上级领导交代的工作任务。

3.5加强对工作的监督

在行政秘书办公室管理工作开展中需要做好监督工作，通过监督了解管理中存在的不足，并进行针对性的调整。监督工作开展时需要采用多种指标，了解企业职工对于行政秘书工作的满意情况，满意度越高说明行政秘书精细化管理取得了一定的成绩；反之则说明行政秘书管理中存在一些失职，需要进行相应的调整。监督工作结束后需要对工作优异的行政秘书进行奖励，可以采用奖金发放的形式，也可以进行表彰，从行政秘书的需求出发，保证激励工作的针对性。对于存在失职行为的行政秘书需要进行相应的处罚，约束行政秘书的行为。

3.6提高政治素养

一名有广阔发展前景的企业办公室秘书必定是具有较高职业素养与政治素养的，因而为了提高办公室秘书的实际工作水平，促进企业的长足发展，必须要不断提高秘书人员的政治素养。首先，企业办公室的秘书人员要根据企业的实际发展情况以及自身的实际工作状态，树立正确的就业观与职业道德观。其次，企业办公室秘书还需要充分了解我国政治发展方向，并将其与企业实际发展进行有机融合，为企业今后的发展壮大提供坚实的理论基础。综上所述，在企业培训中将秘书的道德素养与政治素养融入其中，借助相关管理制度提高其行政水平尤为重要。

结束语

企业办公室行政秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员以及内部工作群体，这些工作都要求其具有较高的职业素养与工作水平。因此，在新形势下，企业办公室行政秘书应该随着企业的发展不断提升自身的工作水平，以自身专业技能的提升来促进企业的高效运转与经营。

参考文献

[1]罗浩.高校行政秘书的素质能力建设[J].环球市场信息导报,2016(4):77+78.

[2]苏立岩,马馨.浅谈对高校党政办公室秘书工作的几点认识[J].现代交际,2016(22):178-179.

[3]王强强.浅谈高校教学秘书如何应对新形势新挑战[J].高教学刊,2016(8):181-182.

[4]邢怡.浅谈新时代下提升高校办公室行政秘书工作水平[J].农家参谋,2018,No.583(10):275.