浅析保密管理信息系统建设的重要性及注意事项

浅析保密管理信息系统建设的重要性及注意事项

赵敬华

一、建设保密管理言肩系统的重要性

认识到保密管理信息系统建设的重要性，完善保密管理信息体系，有助于进一步的细化保密管理的工作。但就现阶段我国存在的军工单位采用的管理模式，一般对信息的处理进行纸质档案的封存和人工管理的方式，对于涉及到相关信息的人员也存在一下几种情况和问题：基本信息不完整，信息设备、信息介质、涉密栽体账物不符等情况等。所以就要健全信息保密工作系统，以保密档案规范化管理为前提，进行保密信息管理化的转化。结合保密管理信息系统内的信息设备、保密信息涉及人员等多方面进行有调序的系统管理，确保军工单位保密信息的细致化管理的完善，彻底杜绝各项信息的不完善等问题。

通过有效的措施对保密管理信息系统进行完善，不仅可以实现对信息处理的手段管控，还可以优化竣工单位复杂的保密信息处理工作的程序，使得各项保密工作更为清晰明了的进行。作为传统的军工单位的科研部门对信息保密管理的工作程序要经过几十个，甚至要经过上百个，对待基本问题都是依靠人工管理的方式进行审批和查阅，长时间的工作难免会出现管理漏洞，造成处理的信息资料与实际失准的现象。所以相关的军工单位采用信息化的手段，就可以有效的避免上述问题，并且在对待大数据问题的处理上更能进一步实现高效性和同步性，优化管理模式和手段，改变复杂繁琐和低效的管理性质（保密信息管理系统详见图）。

从实际出发，切实改变管理模式，包括对涉密文件的管理、打印和复印、传递和销毁等工作。对相关文件的管理，就要事先进行对涉密文件草拟工作，之后将该文件交接到责任人手中，经过审查和批阅后，填写相关的定密审批表格，再定制审批手续进行相关的程序。进行到打印和复印的环节，也要遵守以下步骤：填写涉密文件打印、复印审批表格，履行打印、复印审批、登记等；对于该文件的传递工作，就要事先进行传递审批表格的填写，然后进行文件的交接和回执的工作手续。对涉密文件进行销毁工作，那么事先就要准备相关文件的审批表格，并且也要严格的进行文件的销毁审批、轻点和登记。在进行上述降到的大工程量的表格审批的工作时，容易产生一系列问题，比如审批工作的不及时、登记信息不完整、审批信息与登记信息不一致、无相应审批、登记手续就进行涉密文件制作、交接，不能解决涉密文件闭环管理等问题，轻者就会对局部的工作产生影响，重者就会对涉密文件的造成失真的现象。伴随着军工单位的建设与发展，相关科研部门对项目的研究量的增大，对涉密信息的处理量也随之增加，对大量的工作任务只进行人工操作和管理，严重影响了工作效率，甚至工作的难度性也随之显露出来。所以，对信息管理运用到现代化技术，进而优化信息系统的管理，缩短工作的周期，大大提高了工作效率，对涉密文件的管理逐步实现智能化和数据化。

对涉密文件进行保密管理信息的完善，更能有利于对军工单位进行保密的资格认证的审查工作。在传统的管理模式下，对纸质涉密文献的审查和批准，在进行资格认证的审查工作时更为复杂和繁琐。如果实现对保密管理工作的信息化，可以有效的减少资格认证工作当中的不必要的繁琐步骤，对工作流程进一步优化，只涉及到对相关审查人员的信息登录，就可以掌握对全局信息的掌控，并且对工作的实际情况进行检查，实施的掌握单位工作情况，更有利于现场资格认证工作的开展（涉密文件管理系统形式，如下图所示）。

完善相关的保密信息管理系统，还可以方便军工单位对相关涉密文件工作的数据统计和收集工作的展开，从而对国家保密工作的进行全面的支持工作。近几年，我国军工单位的统计部门对涉密文件、相关工作的科研项目、处境人口等工作难以实现高效的统计工作。结合到保密信息的管理系统之后，各项管理工作都由相关的工作人员通过平台对全局进行操控，有利于军工单位的保密管理对相关数据的收集、整理和分析等工作，更有利于相应国家相关的政策。

为了保障实现军工单位对保密工作的长久性和稳定性，该保密系统作为一种更为长效和高效的机制，可以强化对保密工作的管理模式，更能进一步的加大对相关信息的保密工作力度，实现日常管理的高效性。现阶段我国一些军工单位对信息管理工作仍有漏洞，主要体现在对信息处理的日常管理上，当迎接资格认证的审查工作时就会紧张起来，往往在日常的复杂和繁琐的工作上就会出现差错。所以不要让保密工作的严谨性只停留在表面形式，要更实际的融入到日常工作中，就要充分认识到保密管理信息系统建设的重要性。

二、建设保密管理信息系统旳注意事项

建设保密管理信息系统，符合新时期的信息管理标准，并且能够进一步的优化和规范信息保密管理工作，不断创新和改善。保密工作相对来说还是比较敏感的，所以在做到健全保密管理信息系统的同时，也要特别注意以下事项，进而确保保密管理工作的进一步发展。

第一点注意事项要说的就是根据保密工作的具体情况进行有效的科学分析，根据不同的信息处理模板和模块，规划出相应的审批流程。现阶段对已经完全改善保密管理信息系统进行划分：第一种是相关的信息保密系统与单位的实际操作系统的结合，将保密信息的审批工序融合在整体的操作系统中，进而起到优化的作用。那么第二种就是一切标准和要求都要符合资格认证，对保密责任、保密机构、保密制度以及监督管理等进行保密管理信息系统的处理，一切行动都要符合单位的信息处理和保密工作的实际情况。针对第一种的信息系统的划分模式，可以满足对日常保密工作的的需求，进而稳定系统运行，充分实现管理内容和现代化信息系统的结合，避免了在信息管理系统运行中出现的数据流冲突和资源浪费的线现象；第二种的划分模式则适应于保密管理信息系统尚未完善的军工单位中，由于相关应用系统的匮乏，建立独立的保密管理系统，从而更为名且保密信息管理的方向。对于信息保密管理工作，无论是采取任何一种信息化管理模式，都是在确保相关单位实现保密管理的信息化标准的，所以对现实状况进行有效的分析，总结经验、确定发展方向，熟练工作流程和工序，确保单位对保密管理信息系统的健全工作。

第二点注意事项要说的就是根据单位现有的信息化系统，在此基础上完善信息化资源管理工作。结合实际应用到的信息化系统，保障保密管理信息系统的新型管理系统对接的连续性和稳定性，特别注意对数据的储存工作，切勿让数据流失和重复，避免资源浪费的情况出现。

第三点注意事项要说的是对军工单位现有的档案和资料整理和管理的工作，统一的输入到信息化管理系统中，在掌握新型保密管理信息系统的前提下，保障借口结合任务的实现，管理好各类数据和文件信息，杜绝信息失准的现象，充分实现保密信息化管理。

三、结束语

通过以上内容可以看出，建立保密管理信息（下转139页）

（上接137页）系统是现阶段军工单位势在必得的工作任务，优化管理系统和流程，对数据更明确的掌握，充分实现保密工作的长效性。在今后的发展道路上，结合实际情况完善日常保密管理工作，结合信息化管理促进形成科学、规范的保密管理体系。

参考文献：

[1]郝志勇,张艳波,韩兆婷.刍议保密管理信息系统的重要性及注意事项[J].办公室业务，2017(22)

[2]刘霞.浅析保密管理信息系统建设的重要性及注意事项[J].保密科学技术，2013(10)