数字化技术在房地产档案管理中的应用李青

数字化技术在房地产档案管理中的应用李青

李青1郑斐2

1、临沂市房产交易管理中心山东临沂276000；2、临沂市公路局山东临沂276000

摘要：网络信息技术快速发展，传统的档案管理已经不能满足信息化时代的要求。档案管理水平的提高需要数字化技术的实施，基于房地产档案管理的工作繁琐、过程复杂，我们要进一步分析数字化技术在房地产档案中的应用。本文通过对档案数字化在房地产档案管理中的应用探究，希望能够促进技术应用效率的进一步提高和技术应用认识进一步强化。

关键词：数字化；房地产；档案管理

引言

传统的房地产管理模式已经逐渐被房地产档案信息化和数字化所替代，数字化技术不仅可以实现资源的共享，还大大增加了储存量。但在两者相互融合的过程中，我们应该增强对房地产档案信息化的认识。以实际发展为主，通过应用数字化手段来提高管理水平。

一、数字化技术的运用优势

（一）促使检索更加快捷

传统的档案管理过程中，若用户需要检索信息，则档案的管理人员需要根据具体事件、相关问题，从所有档案目录中找到目标档案，然后根据目录显示的信息到对应的档案室去查找对应档案，找到后才可以实现对档案的使用。目前，我国的房地产行业已经进入快速发展阶段，对于规模较大的房地产企业而言，传统以人力工作为主的房地产档案管理工作已无法满足企业对档案的使用要求。而将数字化技术运用于档案管理，对所有的档案进行编号，然后将档案以号码的形式录入计算机存储系统中，在需要查找档案时，则可以通过计算机快速地检索。

（二）切实增加检索途径

数字化技术的运用，为房地产档案使用人员提供了多种查阅方式。其中，无论是检索途径还是查询手段，都得到切实的增加。具体表现为，在检索和查阅档案时，不仅可以进行模糊查询，还可以进行多重查询，提高查询的精确性。计算机可以根据人们输入的关键字、关键词以及用户的具体指令，为用户选择最优的查询方式。与此同时，还能够为档案使用人员从繁多的档案中，筛选出与所要查找档案相关、相类似的档案。

（三）便于设置权限

企业、机构内部的部分房地产档案涉及到商业机密，需要对其进行保密。运用了数字化技术的档案管理，在进行档案查询时，有且仅有“档案查询”一个端口，用户也只能通过此端口进行档案检索。档案的管理人员可以通过系统对档案的使用权限进行限制，在用户登录账号，进入档案管理系统进行查询时，系统会自动判别用户的权限，仅允许用户查询对该用户开放的房地产档案，而无法检索和查阅不对用户开放的房地产档案，有效地保证了房地产档案的安全，减轻了档案管理工作对具有保密性质档案管理的工作强度和工作难度。

（四）有助于统计工作

档案管理工作当中，为提高档案数据分析的精准程度，管理人员需要对房地产企业所有的档案进行全面统计。其中，将档案类型作为区分档案的界限。同时，需要为不同情况的档案专门写一份书面报告，统计工作繁重。在房地产档案管理中，运用数字化技术以后，档案管理人员则可以以电脑为依托，通过档案管理系统，对所有的档案实施全面的统计。一方面，可以有效减少档案统计工作的时间，另一方面，能够提高档案统计工作的质量。

二、数字化技术的特点

（一）专业化特点

房地产档案，是对房地产企业建设发展过程中所有重大历史事件的真实记录，也是房地产企业经营管理的具体体现。不同房地产企业中档案内容相应的有所差别，但其侧重点都是与房地产企业相关的内容。

房地产档案，是房地产企业发展的历史史册，真实记录了发展过程中的重大历史活动。因此，无论是记录语言的使用上，还是记录内容的选择上，都具有一定的专业水准。

（二）项目化特点

房地产企业的经营和运转，均是以房地产项目为依据进行的，此种情况导致房地产企业的项目开发，是以时间顺序展开的。因此，想要从整体上全面地对房地产企业的项目开发、项目实施、项目结果三者进行记录，则档案管理工作要对房地产企业所有的发展活动展开一次科学系统的分类，并遵循项目原则，收集和整理所有的项目资料。贯彻和落实项目原则，在此基础上形成的房地产档案，才具有系统性和科学性，项目原则下的档案，具有更高的参考价值。

（三）共存性特点

一般情况下，房地产企业在开发房地产时，其开发工作对象通常有两种，一是特定区域，二是某个片区，而在房地产开发过程中，其开发模式，也以分栋建设模式为主。虽然，在实际的开发过程中，具体的工程以分散的形式进行，但是，无论是项目的审批还是项目的建设，或者是项目的管理，都是房地产企业以集中的方式展开的。所以，对于房地产企业档案的管理而言，无论是项目的开发档案，还是项目的建设档案，抑或是项目的管理档案，在档案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理结合的方式进行管理，其中，每一份单独的档案，都要有相应的开发环节与之相对，最大限度地减少档案交叉情况的发生。

（四）共有性特点

房地产企业进行的一切开发工作，都将以商品的形式体现出来，商品是开发工作的最终成果，商品被购房者购买后，购房者可以自行对自己所购买的商品档案进行查阅，加深对商品的了解。房地产企业的管理人员，需要利用档案对企业开发出来的商品进行科学、有效、系统地管理，而对于商品的购买者而言，可以利用商品的相关档案，在商品发生质量问题、手续问题时，有效地维护自己的合法权益，向房地产企业进行索赔。所以，商品的档案成为了可以同时被开发者和购买者利用的档案，无论是购买者还是商品的开发者都可以检阅档案，都可以自行使用档案。

三、应用数字化技术需要注意的事项

（一）改善档案管理人员的知识结构

数字化技术的应用，有效提高了房地产企业档案管理工作的质量和效率，同时也对档案管理工作人员提出了更高的要求。因此，在引进数字化技术以后，要采取有效措施，加强档案管理人员的专业能力和专业素质。具体而言，可以通过培训提升档案管理人员的综合素质，促使现有的档案管理人员能够正确操作数字化管理设备以及完成设备的日常养护工作，并且在设备发生故障时，可以切实解决故障，保证设备的稳定工作。与此同时，要加大力度，增加档案管理人员的现代化、信息化知识储备，保证档案管理人员具备操作计算机以及运用数据库等软件系统的能力。此外，还应该引进优秀、现代化的档案管理人才，提升档案管理人员的整个素质，以便更好地开展工作[3]。

（二）关注传统与数字化的关系

数字化技术的应用，使房地产档案的形式发生变化，由传统的纸质档案变为电子档案，而电子档案的自身产生与保存，都需要依托光盘、磁带、U盘等载体，在读取档案的过程中，会对这些档案载体造成一定程度的损坏，读取使用的次数增多，档案信息则会由于载体的损坏以及保存环境的变化遭到破坏，影响档案的完整性，甚至导致整个档案的丢失。而且，电子档案的损坏不易被发现，难以及时补救。此外，电子档案易被修改，因此，在利用电子档案时要注意结合纸质档案的优势，进一步提高房地产档案管理工作的质量。

（三）建立健全管理制度体系

任何高质量的工作，都离不开健全的管理制度，房地产档案管理工作也是如此。需要对房地产档案进行不同秘密等级的界定，加强对重要档案的保密和存储工作，并对其进行备份，尽量避免重要档案发生被盗取、被恶意篡改，建立健全房地产档案的管理制度。最为重要的是，要为档案系统的运行环境，建立安全管理制度。同时，要做好档案管理的监督工作，防止有人蓄意盗取和篡改电子档案。

四、结束语

随着时代的进步，科学技术与我们的生活早已息息相关，更为我们的生活提供了便利。档案数字化在房地产档案管理中的应用是必然趋势，数字化技术的应用将房地产档案管理工作化繁为简，提高了房地产档案管理的效率，增强了房地产档案管理的质量。

参考文献：

[1]黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（20）：162-163.

[2]刘熙华.数字化技术在房地产档案管理中的探讨[J].低碳世界，2017（06）：278-279.