关于提升人事档案在人力资源管理中的功能

关于提升人事档案在人力资源管理中的功能

姜贵景

莱阳市社会保险服务中心山东莱阳265200

摘要：企业人力资源管理中，认识档案管理是较为重要的方法，其能有效提高企业人力资源管理质量。其对企业人力资源招聘过程中，对人才的吸收与培养有重要的影响，还会对企业人力资源的进一步发展带来一定影响。本研究就对提升人事档案在人力资源管理中的功能进行探讨分析。

关键词：提升；人事档案；人力资源管理

人事档案管理是人力资源管理看工作中的关键部分，其对企业发展有着较为重要的作用。在新时期，企业档案工作应该从传统的单纯记录形式，发展为人力资源管理工作的重要辅助。本研究就对规范化的人事档案管理在人力资源管理中的提升作用进行分析，并对提升措施进行探讨。

一、人事档案在人力资源管理中的应用现状

（一）人事档案没有体现出实效性

当前，很多人事档案中的材料较为陈旧，几乎都仅仅使对相关人员的历史进行记载，没有注重对现在的资料进行补充。因为我国的人事档案一般是在5年内整理一次，对已经放入人事档案中的资料是不会对其进行再次审核鉴定的，而新补充的资料仅仅是一些工资表和考核登记表等较为程式化的材料，不能将当事人近期状态进行真实地反映。人力资源管理部门也不能从这些人事档案中获得较为有价值的信息内容。

（二）认识档案缺乏真实性

当前，很多人事档案中信息内容失真现象时有发生，像假学历、假工龄以及假年龄等情况层出不穷。据此，认识档案管理人员在面对真真假假的信息时，并没有通过有效的渠道来进行鉴定，仅仅是对信息进行被动接收。这些不真实的个人信息，使得人事部不能对企业职工进行正确的评估。

（三）人事档案管理技术较为滞后

在以往的人事档案管理中，大多数档案都是以纸质档案管理为主，在人员流动性不断加强的过程中，可能出现当事人离开单位或者离开之前工作的城市，其档案还会留在原单位或者原来工作的城市，当人力资源管理部门要读该人的档案进行查询时，需要去到别的城市或者单位进行了解，这给人力资源管理部门的工作造成了较大的麻烦，使人事档案管理工作效率受到了严重的影响。

（四）社会价值取向的改变使人事档案管理受到一定影响

在社会价值取向不断发生改变的过程中，人事档案管理人员在社会上的推崇度在逐渐降低，薪资待遇也得不到提升，还不能得到应有的价值肯定。在企业中，不管是要进行人员裁剪还是机构撤并，档案管理人员都是最先列入名单的。所以，导致档案人员不断的减少，档案管理工作也得不到有效提高。

二、提升人事档案在人力资源管理中功能的措施

（一）使人事档案真实性得到增强

人事档案的真实性是其最为基本的特征，在开展人事档案管理工作的过程中，应该在原来的基础上对其进行人员信息的清查和核对，将无效、虚假信息摒弃，对存档范围进行扩展，分类储备个人可公开信息，建立一个企业人才数据库。这些相关的数据应该由专人来进行动态化管理，并且对个人信息进行及时的更新。针对企业中的高管或者专业技术人员等较为关键的人员，应该更为详细的进行其个人信息的收集。传统的个人信息一般都是书面文字形式，其信息内容并不多，现代的人事档案管理工作可以采用现代多媒体手段，采用音像资料来进行个人信息的记录，这样就能对信息量进行拓展，进而形成较为健全的信息管理系统以及信息处理系统，使人事档案的整体使用水平得到有效提高；

（二）做好人事档案现代化管理

要提升人事档案在人力资源管理中的功能，应该将传统的人事档案工作进行突破，将手工操作对策进行改变，并且积极引进现代科技手段，使文档管理实现网络化、自动化以及一体化，将被动接收档案资料转变为对档案的潜在价值进行开发和利用，能实现主动提供服务的管理结果。传统的档案介质为纸张，其需要占用较大空间，所以有较高的保管环境要求。在计算机网络技术不断普及的过程中，应该充分利用该技术，对原来的工作对策进行改变。企业还应该将个人档案资料输入计算机内，进而形成一个数据化的档案资料，同时在企业的内部局域网中建立平台，实现资源共享；

（三）使人事档案的实效性得到增强

人事档案需要根据时代的实际变化以及现实的真实情况需求，将个人新产生的经历资料，在其人事档案中进行有选择性的及时的补充，使人事档案信息的实效性得到切实增强。另外，还应该使人事档案的动态性管理得到增强，对原来的人事档案进行审核和鉴定，将没有保存价值的内容摒除，并且及时补充新的知识内容，及时更新人事档案信息，这样能方便人力资源管理部门对相关人员过去和现在的实际情况进行了解和认识；

（四）对人事档案管理人员素质进行提高

在企业档案管理工作中，管理人员具备良好的业务素质能使企业档案工作的规范性得到增强，这是保证人事档案管理工作得到顺利开展的关键，所以需要加强档案管理人员业务素质能力的培养和提升。首先，需要加强对人事档案管理人员与档案有关的规章制度、法律法规以及行业标准等规范性章程的培训；其次，应该对档案管理中各个环节中的实际操作技能进行培训。另外，新时期下的人事档案管理工作人员应该对现代化的档案管理知识进行学习，这样能更好的满足更高的档案管理要求。

三、总结

人事档案在人力资源管理工作中，能为其提供可靠的信息，还能对人力资源的合理配置进行优化。所以，企业应该采用各种有效的措施对人事档案在人力资源管理工作中的功能进行提升，促使企业人力资源管理工作得到顺利开展。

参考文献：

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