探析疾控中心档案管理的信息化与科学化

探析疾控中心档案管理的信息化与科学化

阿娜

伊犁州疾病预防控制中心

摘要：本文简要论述了强化疾病控制中心档案管理信息化建设的意义，并结合疾控中心档案管理工作开展现状，剖析了其中存在的突出性问题，并提出了切实可行的改进策略，旨在提高疾控中心档案管理信息化水平，确保基层工作的有序运转。

关键词：疾病控制中心；档案管理；信息化建设；

自全面推行“健康中国”发展战略以来，疾病控制中心的内部体制发生了本质性的改变，而档案信息量的逐年递增，也进一步加大了档案管理工作的难度。由此，强化档案管理信息化建设不仅是发展之必然需求，也是提升综合管理水平的重要策略。

1推行疾控中心档案管理信息化建设的意义

1.1提高档案管理效率，压缩成本损耗

传统的档案管理模式在信息采集方面较为繁琐，需要依托大量的人力资源与物力基础保障。其一，需要大量的档案管理人员手写记录档案标号信息，工作周期长且冗杂，耗费不必要的人力资源；其二，纸质资料消耗量较大，且成本损耗高。而建立档案管理信息化系统，不仅可以提高工作效率，缩短周期，还能降低成本损耗，保证综合效益。

1.2优化管理模式，提高信息采集效率

档案管理信息化可以让基层管理人员利用互联网终端进行各类疾病数据的采集、整理与总结。随着“互联网+”时代的快速发展，可通过微信、专业门户网站及医疗卫生软件等采集各类疾病的信息。这不仅可以提高信息采集的效率与精确性，还能优化信息管理模式，保证数据的完整性与安全性。

2现阶段疾控中心档案管理工作存在的缺陷

2.1管理模式落后、集中管理意识淡薄

绝大多数单位对档案管理工作缺乏深刻认知，且对档案管理信息化体系建设缺乏足够的重视，未能构建完善的档案管理制度，这极大的制约了单位的快速发展。众所周知，疾病控制中心的档案管理工作直接关系到公众的身体健康与医疗卫生事业的发展，但诸多单位盲目侧重于经济发展，忽略了对建立档案信息化管理体系的重视。此外，档案管理制度、监督管理人员配置及责权划分也存在诸多不足。现阶段，仍有部分单位的档案管理沿用手工存档模式，由于日积月累的数据信息量较大，不仅增加了人力资源与时间成本的损耗，也提升了管理难度系数。(伊犁州疾控中心自2016年安装成锦档案管理软件以来,已逐步实现纸质档案与电子档案配套管理)。

2.2专业档案管理人员配置不均衡

由于单位领导对档案信息化管理工作缺乏应有的重视，导致人力资源配置失衡。部分单位为节省人力资源成本，调配其它岗位人员进行兼职，或者让原有管理人员身兼数职，实际档案管理工作效果差强人意。再加上缺少系统的专业技能培训与职业素质教育，这也使得档案管理工作难以达到理想水平。

2.3基层档案管理人员缺乏主观能动性

我们都知道，档案管理工作需要长时间重复相同程序，枯燥乏味。由此，使得基层档案管理人员对工作缺乏积极性，甚至是产生厌倦情绪，再加上领导人员对档案管理缺乏应有的重视，使得管理人员感觉到自身价值被忽略。另外，对档案管理的专项基金供应不及时、不到位，也会使诸多基层工作受限，无法达到令人满意的水平。久而久之，基层档案管理人员逐步丧失主观能动性，造成管理岗位人员不固定，限制整体管理工作的开展。

3强化疾控中心档案信息化建设的具体策略

疾病控制中心兼具引导国家公共卫生监测体系、防控传染疾病、深析流行病学发展规律等重任。而档案管理在整个集控工作体系中占据着主导地位。为此，基层档案管理人员要顺应时代发展趋势，转变思想观念，依托多元化信息技术切实解决管理环节存在的问题，不断提高信息采集、整合与分析效率，促进数据信息的优化共享。在建立信息化管理系统初期，需充分考量数据分析系统的更新与维护，切实改变重采集、轻利用的不利局面，进而充分发挥出数据的优势价值，将其转化为实际成果。还应不断积累经验，吸取教训，加大对数据信息完整性与安全性的重视度，从根源杜绝安全问题，据此，伊州疾控中心将档案管理软件安装于涉密计算机内。

3.1建立完善的信息化管理保障制度

俗话说“没有规矩不成方圆”。一个部门应当建立完善的内部规章体制，约束并规范基层职工的实际行为，为其日常工作提供参考依据。通过强化职工专业技能培训与职业素质教育，深化其对内部体制的深刻认知，可让基层工作井井有条，不断提高专业技能水平，强化职业道德素养。

3.2建立专项扶持基金，优化基础配套设施建设

管理者应当加大对档案信息化管理基础配套设施建设的投入力度。其中，硬件设施主要包括计算机、移动硬盘、打印机、扫描仪、专用服务器等，确保其性能满足工作需求，并定期对硬件设备进行检测维修。软件设施主要包括录入系统、查询系统及云盘存储软件等。针对数据信息的整合存储，应当选择适宜的存储载体。再者，为保证数据信息的完整性与安全性，还需要安装一些必备的安全防护软件，如杀毒软件、安全卫士、防火墙及加密技术等。一方面，有效防范网络黑客的恶意攻击，避免数据信息泄露，另一方面，有助于构建完善的健康医疗工作新机制，强化整体疾病控制工作的实际效果。

3.3营造良好的工作环境

根据国家统一制定的《卫生档案管理暂行条例》可知，档案信息化建设要与所属单位的整体信息化建设协同进步，提高信息化、智能化、集成化水平。由此可见，将疾病控制中心档案管理信息化体系建设提上日程具有实际意义。要想确保档案管理工作的有序运转，就需不断优化配置，如服务器、存储硬盘等。在软件方面，应当调配专业的网络技术安全员，并不断强化人员技能培训，明确管理标准规范，优化档案科室管理人员配置。

3.4提高疾病防控档案管理信息化、集成化水平

在疾病防控中心档案信息化管理进程中，需要不断提高信息化综合管理水平。从某种程度上来说，进一步强化疾控中心信息化建设，是优化传统档案管理模式的重要举措。为此，各地疾病控制中心要不断加大资金投入力度，完善档案基础设施建设。对于人力资源档案来说，需根据其基本特征，高效利用现代化技术手段，建立完善的人事档案信息化管理系统，从纸质档案逐步转向网络化管理，进而实现人事档案的动态化管理，将日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能。另外，还应注重疾病预防控制中心的硬件设施建设、计算机网络统、加密文件软件、防火墙等基础设施的更新与维护，全面提升疾病防控中心档案管理水平，伊犁州疾控中心自2005年成立以来，录入档案管理系统文件级3755条、案卷级1658条、扫描文件级1511条、案卷级1658条，在快速检索、提供利用方面充分发挥了档案资料的优势价值。

3.5强化疾控中心档案管理人员综合素质

在传统档案管理思维模式中，基层管理工作枯燥乏味，毫无新鲜感，每天不断重复一样的程序。实际上，信息化管理工作对专业技术要求非常高，尤其是传染性疾病预防与控制的决策作用，具有重要意义。根据《档案法》第九条规定可知，基层档案管理人员要遵纪守法、恪尽己责，并不断提高专业技能水平，强化职业道德素养。

4结语

综上所述，在医疗卫生体制深化变革的关键转折期，切实强化疾控中心档案管理信息化建设迫在眉睫。应一切从实际出发，秉承实事求是的基本原则，深入分析疾控中心档案管理工作存在的各类突出性问题，并依托现代信息技术不断完善信息化建设水平，以此促进疾控事业的快速发展。

参考文献：

[1]刘燕.探析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].办公室业务,2018.292(11)

[2]宋英爱.信息化技术在疾控中心档案管理中的应用分析[J].中国战略新兴产业,2018.156(24)