财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究魏洪颖

财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究魏洪颖

魏洪颖

珠海市测绘院广东珠海519000

摘要：随着信息科技的不断发展，为了不断满足财务管理的精确化、便捷化、效率化的需求，财务电子档案的管理制度这一创新化途径便被提了出来，本文建立在对财务电子档案的制度特点、制度优势的层面上，对其具体的实施策略展开了详细的论述和分析。

关键词：信息化财务电子档案

引言

随着计算机及信息科学技术的不断发展，财务工作也逐渐进入到了电算化的新时代。在此背景下，财务档案的管理也由以往的纸质档案逐渐向电子档案进行着改革与变化。因此，正确认识财务电子档案的特点及优势，进而对其建设和发展路径进行合理、充分的分析，是确保财务档案管理工作不断取得新发展的必然性课题。

一、财务电子档案的特点分析

企业所进行的经济行为活动以及其所有相关的证据都可以通过财务电子档案进行储存、记录和集中的反映，这些包括电子图像、凭证、账务报表等在内的经济资料以电子文档的形式储存于磁性介质之中。其主要的特点主要包括以下三个方面：

（一）对外界的环境有着较为严格的要求

财务电子档案的制作、运行以及储存都必须通过电脑设备、财务软件系统以及互联网网络等载体进行开展，这也就决定了财务电子档案对外部储存环境必然会有颇多的限制和要求。电脑设备及储存磁盘必须放磁、防火、防水，而且对于室内温度、湿度等也有着一定的限制和要求。与此同时，电脑设备、硬盘、磁盘等长久放置的话都会产生老化的现象，这也在无形中加大了财务电子档案及其相关数据资料储存的风险。因此，在电子财务档案的数据储存以及网络保密性等方面也要加大监管力度，避免数据资料的丢失、外泄等问题的发生【1】。

（二）直接可视性较为缺乏

传统的财务档案通过都是通过纸质进行记录的，易于翻阅和直接查看；但是对于电子财务档案来讲，要想进行观看就必须借助于电脑、互联网移动设备、系统软件等才能够实现，这在一定程度上减少和损耗了财务电子档案的视觉吸引力和冲击力，进而导致了数据用户和电子档案之间的人性化沟通和交流。

（三）财务电子档案的开展运行需要一定的技术性支持

对财务电子档案的建立需要建立在相当的技术性支持的基础前提下才能够实现。财务电子档案的信息化程度越复杂，需要的计算机程序化操作也就具有更多的技术要求，这都需要专业的技术人员来进行操作和完成，如果一旦在计算机程序技术上出现故障，仅仅依靠普通的财务人员是无法实现维修和恢复的。

二、财务档案电子化的优势分析

随着科学技术的不断发达，财务档案的电子信息化是未来财务管理的必然发展趋势，对于企业的财务管理具有很大的积极性影响和价值意义。财务电子档案的建立和施行对于企业中各种经济活动和相关业务的开展、账务申报、财务审核、责任分工、数据资料的整理保持等各个环节都具有十分重要的意义，与传统的财务管理方式相比，具有很多明显的价值优势：

（一）有利于资源的节约，降低财务管理成本的消耗

在传统的财务档案管理方式之中都是通过纸质的方式进行记录和储存的，其成本消耗巨大，就普通的中型企业来讲，其一年需要在财务管理和记录上消耗的纸张就将近达一百余箱之多，用于打印各类财务报表、财务审批材料、月度及年度财务报告的纸张平均每天就需要百余张，成本十分高昂。这些成本还只是针对纸张而言，并未包括打印机、色彩墨盒等消耗品类的成本【2】。而财务电子档案则可以通过电脑设备及互联网网络进行财务审批及报销、数据管理及储存等工作，减少了对纸张等的资源消耗。

（二）有利于提高财务管理的工作效率

在以往传统的财务纸质档案管理模式中，各个环节所产生的纸质文件都需要专门的人员花费大量的时间去进行分类和管理。此外，纸质版的财务档案在分类入档和分类查阅上面也十分的不方便。随着企业的不断发展与财务账目的不断增加，企业每年财务的纸质档案也不断的增多，各类资料的分类、归档、保持、监管等都成为了需要巨大人力消耗的工作。此外，由于企业中用于专门存储纸质档案的档案馆或档案库的建设不完善等因素，财务纸质档案的系统化、完善化管理就变得更加的艰难了。而财务电子档案管理的建立，则可以将以往繁琐的财务办理手续直接在网络上进行办理和操作，财务档案的管理也可以借助计算机进行高效的分类管理和分析储存，从而大大的节省了人力、物力及财力的消耗。与传统的档案管理模式相比，更加的便捷化、高效化。

（三）有利于财务大数据的合理开发与利用

财务电子档案的建立可以有效的实现财务大数据的相关分析。大数据分析的最为直观的模式，就是通过每一位用户的财务行为记录进行整体的数据搜集、统计，与传统的财务纸质档案相比，大数据技术分析技术下的财务电子化模式则能够更精准的分析用户的财务收支及分配情况，从而帮助企业更有效的挖掘出潜在的意向客户，并向其推送企业的相关产品销售信息。同时，国家经济局势的整体把控、发展方向的分析等也需要经济大数据的服务和技术支持，只有更加创新化的信息及数据处理模式才能够不断适应当今快速发展的经济社会，不断满足社会经济对企业的更高的发展要求。此外，通过对近年来经济大数据的分析和观察，企业能够更加准确的看到商机所在，不断提高企业的社会竞争力。

（四）有利于对财务情况信息监督和检查

财务电子档案的建立，在极大程度上方便了财务管理人员对相关财务数据的实时监管，增强了财务监管和检查上的灵活性、便捷性和时效性，能够更加及时的发现财务数据中所反映出的账务问题，实现财务风险的有效防范，降低风险概率。同时，财务电子档案可以通过计算机对其设置查看权限和系统密码，防治人为的肆意修改，从而使财务流程更加的严谨化。

三、信息化背景下财务电子档案建立及完善的实施策略

（一）增强对电子档案管理制度体系的建设

财务电子档案的建立需要严格的内部管理制度体系作为开展前提。与传统的财务纸质档案相比，财务电子档案需要企业设置起范围更加全面化的内部管理制度体系，将一些以往在传统的纸质档案管理中不存在的内容进行完善和添补。对于财务电子档案而言，对其进行管理的主要手段需求就是技术化、程序化、多样化、灵活化。从而确保财务电子档案信息的准确性和可靠性。

（二）对财务电子档案的管理原则进行完善

对于财务电子档案的整理工作而言，其一般都需要遵守管理要求的统一化、档案形成的统一化以及分类标准的统一化三个基本原则。在给财务电子档案进行序号编码的时候需要尽可能多的体现资料信息的基本特征，确保其分类归档中的适用性、规范性和科学性【3】。此外，财务电子档案在分类和编码的时候，要充分为未来的工作数据保留有扩展余地，满足未来工作中的扩容需求。

（三）加强加密技术的应用，严格操作权限

与以往传统的财务纸质档案管理制度体系不同，财务电子档案的体系制度下数据及财务资料实现了集中化的储存和管理，而不再像以往那样需要各部门进行分散式的管理了，这在很大程度上增加了财务档案的安全隐患。比如，会有人在未经允许的情况下擅自进入电脑财务系统进行资料的查阅和拷贝，进而导致数据泄露、修改、损坏等问题的出现。因此，对财务电子档案系统进行加密设置，明确操作人的权限，是十分重要的实施策略。

结语：

总而言之，财务电子档案管理有着与传统纸质管理方式相比诸多明显的优势，但是同时也面临着诸多的新的问题、隐患和挑战。所以，我们要不断的对其进行分析、研究和探索，规避风险，扬长避短，充分发挥出财务电子档案管理制度的价值和意义。

参考文献：

[1]杨知先.大数据时代财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].兰台内外，2019（09）：20-21.

[2]朱玲君.财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究[J].齐鲁师范学院学报，2018，33（05）：60-64.

[3]郑姣.电算化财务档案管理存在问题与建议[J].四川水利，2017，38（01）：90-91+103.