煤矿企业档案管理中存在的问题和对策分析李鹏

煤矿企业档案管理中存在的问题和对策分析李鹏

李鹏

(山西兰花科技创业股份有限公司唐安煤矿分公司山西高平048400)

摘要：在现代化煤矿企业正常运作过程中，档案管理是一项重要的工作，其对于提高煤矿企业的管理水平、促进煤矿安全生产经营、保障煤矿职工的安全生产具有重要意义。强调档案管理工作在煤矿企业重要地位，及时的发现档案管理工作中的漏洞和问题，进而实施具有针对性的优化措施，对促进煤矿的档案管理工作开展具有显著意义。鉴于此，本文对煤矿企业档案管理中存在的问题和对策进行解析，以供参考。

关键词：煤矿企业；作用；存在问题

引言

随着科学技术的发展，在档案工作中新理念、新技术的逐步推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分。当前社会通讯网络走向信息化，计算机网络的推行改变了煤炭企业的档案管理方法，使企业的信息化建设更加的完善，尤其是进入办公自动化、信息化的时代，传统的档案管理方式已经落后，特别是对煤矿的文书档案管理工作提出了更高的要求。

1、煤矿企业档案管理的重要性

企业档案是在企业各项活动中产生的，不同类型的企业，其活动性质不同，现代企业活动包括管理、技术开发、生产销售等。管理指企业各层管理者面向市场与内部生产进行的组织、计划控制等活动，企业管理、生产销售活动离不开档案的记录使用。企业档案在各项活动中得以不断补充。企业档案因内容不同分为管理类、科技类、会计销售类与人事类档案。企业档案管理特征指企业档案的职能性，效用的执行性。企业档案工作是遵循企业活动的客观规律，充分发挥企业档案在企业决策管理中的作用。

2煤矿企业档案管理的现状分析

2.1档案管理水平有待提高

自从进入21世纪以来，社会对企业的管理运营越来越关注，也正是因为这样的改变，对我国企业的档案管理工作作出了相应的新要求。企业档案的管理以往通常是人工整理的模式进行，这一模式在企业人员需要用相关档案资料时非常容易产生一系列的问题，例如：信息保存不当造成丢失现象、信息出现错误、工作效率不高等。因此，为了防止出现这一系列的状况，煤矿企业在进行档案管理时，应全面加强档案管理的水平，同时，将纸质文档制作成电子文本，方便利用人员在不同的环境下使用档案资料，进一步提高管理工作的效率。

2.2档案管理人员的素质问题

煤矿企业的档案管理人员的专业素质有待提高，煤矿企业的特殊性使得需要记录的档案既种类繁多，涉及到多方面煤矿专业知识，需要一定数量的综合性管理人员才能完整的完成档案管理。但是煤矿企业中往往档案管理人员不足，缺少煤矿生产经营专业知识，大部分没有受过专业的档案管理知识培训，能力和业务水平不高，目前从事档案管理人员真正科班出身者甚少，进行档案管理的专业培训者也不多，计算机网络技术水平普遍不高，在对档案的管理中表现出资料收集不及时，归档范围不明确，整理归档立卷不规范，资料积压甚至丢失现象时有发生。

2.3对档案管理工作不够重视

随着我国经济的发展，煤矿企业发挥着重要作用。为了能在激烈的市场竞争中占据优势地位，煤矿企业始终把安全生产放在首位，而对档案管理工作不够重视，这也影响了档案工作的有序发展。

2.4安全性问题

有利就有弊，档案管理的信息化建设需要不断的发现问题并妥善改进，信息本身就比较灵活，因此电子档案的建立自然就会存在很多的不稳定因素，网络被共享，互联网包含广阔，电子档案便会面临内容被添加或篡改等问题，或者档案工作人员安全意识薄弱，都会带来档案的安全问题。

3加强煤矿企业档案管理的建议

3.1完善档案管理机制

首先，落实档案保密制度，加强档案安全保密工作。在煤矿企业档案安全保密工作中，前提是做好档案的日常管理工作，优化档案存放位置，不相关人员以及闲杂人员等不得随意出入档案库房。如需查阅档案，则需档案管理人员且经相关领导批准，方可办理阅查手续。此外，还应树立档案管理人员的保密意识，档案管理人员应严格遵守档案保密的相关法律和规定，保证档案的安全性。在档案的收发和管理工作中要采取有效措施，保证档案完整、准确、系统。其次，煤矿企业应当完善档案管理制度，加强档案的规范化管理。在煤矿企业档案管理工作中，应结合相应的档案管理机制，保证档案管理工作有效开展。

3.2强化意识转变方式和观念

强化自身的专业素质，要积极的了解现阶段煤矿企业的工作重心，将当前需要档案资料和近期有可能需要的资料进行细致的检查和整理，务必要保证档案资料的完整性和准确。要调查、预测煤矿企业各部门的档案资源需求类型、内容、方式、时间、频率，并进行整理汇总，根据各部门的档案资源需求逐次开放档案资源，保证各部门查询档案资源的便利性和及时性，将被动服务矿井生产经营变成主动服务。另外将需要档案管理人员进行安全和保密培训，避免企业重要技术资料和重要信息的泄露。

3.3加强档案管理人员培训

在实际的档案管理工作中，应当注重档案管理人员的培训和相关人才的引进，以构建具有专业知识和较高能力的档案管理队伍，保证档案管理工作的科学性和严谨性，保证档案管理工作有效开展。要加强档案管理人员专业知识和技能培训，不断提升其业务能力、专业水平和职业素养。在档案管理人员培训中，采取多样化的培训措施，强化对档案管理工作重要性的认识，培养其责任意识。档案管理人员也应当加强自身学习，强化服务意识，不断探究煤矿档案信息化管理的方式和途径。档案管理人员应深入发掘档案资源，为企业的生产和管理提供智力支持和技术保障，促进煤矿企业的可持续发展。

3.4提高网络安全防护力度

为保证档案管理信息系统的长久安全，就需要在档案建立的每一步都提高警惕，最重要的就是严格执行安全防护措施，强化档案信息化管理网站的维护，加强对档案的防护力度。设定档案资源使用权限，基于不同用户群授权不同等级的档案服务，对于文书档案的查阅权限更要准确划定，确保信息的共享与安全。山西高河能源有限公司的档案管理软件对公司各分管领导及各部门兼职档案员提供查阅权限；仅对档案室的专职档案员开放了修改权限，有效的解决了文书档案的利用和安全问题。

3.5加强煤矿企业档案管理人员的服务意识

档案管理的有效建设和档案管理工作的有效执行，主要取决于档案管理人员是否具备良好的服务意识，因此，煤矿企业应培养档案管理人员树立正确的工作态度。企业可引导相关管理人员充分认识自身职责的作用和重要性，同时也要意识自身工作内容无法顺利进行所产生的影响，并安排档案管理人员积极与其他部门人员进行交流，养成人人平等的意识，在执行实际工作过程中，尽可能避免出现懈怠或者消极的现象。

结束语

当前我国市场经济宏观环境不断变化，做好煤矿企业档案管理工作是促进经济发展的新动力，是提升企业管理水平的必然要求。本文对目前我国煤矿企业档案管理工作现状进行了分析，总结企业发展中档案管理的问题，论述了档案管理对企业发展的重要意义，针对企业档案管理集中存在的问题，提出了合理的建议。有望通过研究引起企业管理者对档案管理的重视，加强档案管理工作，促进企业健康持续发展。

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