新形势下如何加强中职学校档案管理

新形势下如何加强中职学校档案管理

郜宪红

郜宪红（湖北省黄石艺术学校（艺术高中）湖北黄石435002）

【摘要】国家和人民越来越重视教育事业的发展，这促使全国高校加大了招生力度，在全国教育事业不断前进的情况下，中职学校的教育面临重大挑战。为了能够在激烈的市场环境中平稳健康地发展，中职学校应该重视档案管理工作，促使其发挥重要的作用。文章对怎样加强中职学校档案管理提出了几点可行性建议。

【关键词】新形势；中职学校；档案管理；策略

中图分类号：G623.5文献标识码：A文章编号：ISSN1001-2982（2019）03-005-01

我国的教育改革事业不断推进，加上科学技术的不断发展，学校档案管理引起了人们的重视。学校档案实际上指的是学校中的全体教师、学生以及员工所参加的各项活动，与之相关的具有保存价值的文字、音频、视频等材料。学校档案除了能够反映教师、学生以及职工的品德、能力、成绩以外，还能体现一所学校的发展历程。中职学校的档案，记录了学校的真实事件，反映了学校的发展历史，能够为学校的管理、教学研究以及各种教学活动的开展提供重要的参考资料。

1、重视中职学校的档案管理工作，提高领导的参与性

要想加强中职学校的档案管理工作，首先需要学校领导对此给予高度的重视，要深切认识档案管理对学校建设和发展的重要性。学校领导要切实参与到档案管理工作中，加强档案管理的宣传力度，让全体教职人员以及学生都能够重视档案管理工作，并积极主动维护档案管理工作。校园中应该建立专门的档案管理组织机构，校长和副校长都要起到良好的带头作用，还要在档案管理组织的每个科室安排专门人员进行管理，保障档案管理工作的顺利进行。

2、进一步完善档案管理制度，实现档案管理的规范化

要想在中职学校加强档案管理工作，就必须在校园内建立与档案管理工作相符的管理制度，不断完善相关的规章制度，让管理人员有章可循，有法可依。对于管理工作的人员分配，一定要严格遵守定人、定岗、定责的原则。在档案管理过程中，要依据相关法律法规，建立档案管理制度，将管理工作细分到每个管理人员身上，让他们切实意识到自己的管理责任。学校在组织和参加各项工作活动的时候，就会形成不同类型的档案资料，管理人员要进行分类收集和整理，最后将其统一到档案室，进行集中管理，这样如果有需要的时候，也会方便查找。建立健全的规章制度。对档案的归档、查阅和销毁等都要做出明确的规定，使得档案管理工作能够更顺利的开展。

3、加强培训，提高管理人员的管理能力

只有不断提高管理人员的综合素质，才能达到高效的档案管理目的，所以我们必须要加强管理人员的培训，包括对管理专业知识的培训、思想品质以及职业道德的培训。中职学校要定期组织管理人员参加培训活动，让他们能够丰富自身的管理知识，同时还要在实践当中逐渐提高业务能力。学校还要将最先进的管理知识教授给管理人员，让他们能够运用先进的管理知识和高科技管理手段，对学校档案加强管理，提高档案管理的水平。除此以外，还要注重培养管理人员的道德思想和职业素养，让他们有强烈的管理责任感，能够更好的投入到管理工作中。如此一来，中职学校的档案管理才能为教学活动、科研活动等提供更好的服务。

4、实现档案管理的“科学化、规范化、系统化”

对文书类档案和会计类档案，学校应该采用计算机打印，分别装订后，进行严格的分类、排列和编号，然后按照一定的顺序进行归类整理，这样在查找使用的时候就会更加方便，同时也能够实现档案管理工作的科学化、规范化和系统化。为了对学校的档案进行良好管理，要保证中职学校档案室的基础设施完善和达标。传统的档案管理都是人工操作的，在信息化时代，这种落后的方法已经不能适应时代的发展，因此要在档案室配备计算机、打印机、复印机以及其他的先进设施，不断优化档案管理的环境。

5、注重材料的收集，加强管理意识

中职学校领导在开展调研活动以及解决重大问题并作出正确决策的时候，都要以学校的档案为依据，而档案的收集能够保证档案材料的完整性和即时性，因此管理人员要对材料的收集提高重视。要保证学校的档案资料收集齐全，要从两个方面着手：一方面，对于上级传达下来的各类文件资料，要求管理人员能够严格按照有关规定进行及时整理和存放，还要定期对这些文件资料进行清查核对，保证没有遗失或者损坏的情况发生。另一方面，收集好学校以及其他相关处室等活动所形成的档案文件资料。管理人员还要善于使用现代的高科技手段，例如运用复印机，及时处理留存档案的文件资料，并做好归档。

6、创新开发利用，为学校教育提供服务

学校档案的利用率能够体现档案管理工作的质量。传统的档案管理主要体现了档案的收藏，这样并不能充分发挥档案管理的真正作用，为了能够为中职学校提供更好的服务，我们要注重创新开发档案管理的教育功能，使学校档案的利用率达到最大。要善于利用计算机和网络技术，健全档案的检索功能，通过合理的汇编和整理，让其能够充分反映学校的特色，发挥最大的运用。要在高科技手段的支持下，发挥档案管理的服务作用，促进中职学校的良好发展。

结束语

总而言之，加强中职学校的档案管理工作对促进学校的发展和建设有重要意义。相关人员要善于收集、保管中职学校的珍贵资料，为学校的建设发展提供必要的参考。

参考文献

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