基于云计算的档案管理服务创新研究

基于云计算的档案管理服务创新研究

陈欣

（山东省枣庄监狱技术服务中心滕州市277500）

摘要：信息技术的不断深入为档案资料的实时查询和维护提供了技术支撑。而云技术具有较小的资金投入和可靠的安全和维护等优点，可以很好的提升单位的的档案管理水平，更为便捷的进行档案信息化的建设。在当前云计算环境下，云计算技术以其虚拟化技术、灵活定制、动态可扩展性、大容量的保存能力、较高的安全性、可靠性和高性价比得到了社会各领域广泛的认可，云计算技术迅猛的发展势头将其应用在档案管理服务中，必然会对档案事业的稳定发展带来积极的促进作用。

关键词：云计算；信息化技术；档案管理服务

引言：随着电子信息技术的革新，档案资源已经逐渐电子化。档案存储管理的最基本功能就是向需求者提供资源共享服务，进而向需求者提供便捷的资源分析服务。而“云计算”理念恰恰是基于共享和分析服务的，档案管理的功能与“云计算”理念出现了吻合。在当前计算机技术快速发展的新形势下，将云计算技术引入到档案管理工作中来，由于云计算技术自身强大的计算能力和对数字资源全面优化的能力，有利于加快实现档案信息资源共享，对档案管理服务水平的提升具有极其重要的意义。在当前云计算环境下，档案馆可以将自身丰富的信息资源展现在使用者面前，不断的拓展服务范围和提高服务水平，加快推动档案管理服务的创新，从而为使用者提供个性化服务，更好的满足使用者的需求。将“云计算”理念推广到档案管理领域必然为该领域带来更好的发展前景。

1云技术的概念

2006年，Google首席执行官埃里克•施密特首次提出“云计算”（CloudComputing）的理论。“云计算”中的“云”类似弥散分布的大量的电子云，在互联网中，在远程的数据中心，几万甚至几千万台电脑和服务器连接成一片“云”。“云计算”是基于分布式计算、网格计算、并行计算、网络存储、虚拟化等已有网络技术发展起来的一种基于互联网的服务、信息共享模式。通过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。利用“云计算”技术，所有基于互联网的资源和信息或者这种数据处理服务都可以在支付一定的费用后获得方便的服务。云计算（cloudcomputing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。云计算是分布式计算技术的一种。其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统一搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。狭义云计算指IT基础设施交付和使用模式，指通过网络以按需、易扩展方式获得所需资源；广义云计算指服务交付和使用模式，是通过网络以按需、易扩展方式获得所需服务。这种服务可以是IT和软件、互联网相关，也可是其他服务。

2档案管理应用云技术的必要性

我国的档案信息化经过几十年发展，取得跨越式发展，然而也存在许多问题。如档案管理软件和数据库类型、结构各不相同，档案目录信息资源难以实现互联、共享，档案管理软件的规范化、通用化问题仍然比较尖锐，各单位的信息资源无法满足跨系统、跨平台、跨地域的网络化应用需求，形成孤岛现象，从而提高了档案信息资源库建设、维护和管理的成本，降低了信息提供利用的效率和质量。如果我们采用云计算技术，通过云服务，推广通用的数字档案室或数字档案馆软件系统，或提供的先进搜索引擎、智能检索、安全控制的软件系统，或实现档案数据的集中存储，将共享档案数据库集中存储到受档案行政管理部门控制的云存储中，由此，可从根本上扭转各自为政，分头建设的信息化格局，最大程度地减少档案信息化的投入，扩大其产出，并实现资源的集成和整合。

3云计算档案管理服务的优势

3.1节约构建档案管理系统软硬件环境的投入

3.2用户能够快速、廉价地利用档案资源

“云档案”资源共享系统以B/S架构将各机关档案室数据集中存放在各节点的服务器上，服务的机制对用户透明，用户无需了解云档案的具体机制就可以获取需要的服务。

3.2.1云计算档案管理服务更加完善

档案管理工作对于档案事业的发展具有非常重要的意义，因此需要加快推动档案管理的创新，充分的利用计算机技术来有效的提高档案管理的水平，合理对档案管理机构的设立和人员进行分配，更好的提升档案管理的质量。而且在云计算环境下，可以利用云计算技术来运用软件的功能有效的将零散的档案信息进行整合和统一储存，为用户的查阅带来更好的便利性，而且在云计算技术支持下，这些工作操作起来非常简便，利用云计算技术来加快档案管理一站式服务平台的构建，从而为档案管理水平及质量的提升奠定更坚实的基础。

3.2.2云计算档案管理更具有可持续性

长期以来在传统档案管理模式下，档案都会在固定的地方进行储存，一旦发生突发事件，不仅会对档案的利查阅带来较大的难度，严重时还会危及档案的安全。在云计算管理模式下，档案采用集群的储存方式来实现储存，且口存储的档案分布上不同的服务器上，即使一个服务器出现故障，可以利用另一个服务器对数据进行恢复，也不会对正常的查阅带来影响，有利于更好的提高档案服务的质量。

3.2.3云计算档案管理更具有操作性

传统档案管理工作中，由于档案数量的庞大，导致档案管理人员工作量较大，同时管理设备故障、管理人员重视度不够、没有完善的规章制度等都给档案管理工作带来了较大的影响，不利于档案管理工作的有效开展。但在运行云计算管理模式下，整体工作量有了大幅度的减少，而且服务质量能够得到有效的保障，档案人员操作和管理更为便捷，这对档案管理效率的提高奠定了良好的基础。

3.2.4云计算档案管理服务的主要任务

在档案管理工作中，对于不同的档案在保密处理上也会有所不同。因此可以针对不同级别的档案采取不同的管理和创新方法。对于非保密性档案，可以按照市场形式来进行运作，从而为群众提供更多的便利。但对于保密性档案，则需要严格按照管理级别和权限来实施网络管理，可以采用内网管理模式及严格加密形式来有效的避免档案发生泄密问题。

4云计算在档案管理中应用所面临的问题

4.1单位档案管理中对云计算尚存认识误区

在这里，需要强调的是云计算并不是完全摒弃“端”的存在，放缓“端”的发展，这里的“端”可以理解为终端用户，对档案馆来说，可以是本地档案馆。云计算时代并不是走进纯“云”时代，“云-端”共存，“云-端”互动才是未来计算架构的发展趋势。档案馆引入云计算并不是完全摒弃之前档案信息化的成果，包括馆藏数字化成果或是IT人员的投入。我们需要做的是在自身信息化基础上，运用云计算的优势调整适合自身档案工作信息化的方式。

4.2档案管理中的数据隐私和安全问题

档案馆中许多档案都是有保密期限的，而且对公开的人群也是有选择性的。显然，档案馆绝对不能把所有的数据资源都放到“云”中。一些重要的数据以及需要保密的档案信息需要档案馆在本地保存。

4.3单位网络软硬件建设比较薄弱

我国地区间经济发展水平参差不齐，导致不同地区之间数字档案馆的建设水平有明显差距，在一定程度上形成了“数字鸿沟”的困境。此外，各数字档案馆使用的档案管理系统、计算机端口没有统一标准，存在信息共享的门槛较高，信息跨库检索难度较大等问题，成为搭建“档案云计算服务平台”工作的阻碍。

5如何应用云计算做好档案管理服务

5.1提高认识，全员参与

单位信息管理刚刚起步，职员对现代数据处理、信息处理等缺乏深入的了解。职员缺乏对档案信息技术的学习，另外，在组织管理方面，缺乏信息技术人才队伍长期规划，无法提供从业和晋升环境，导致相当数量技术人才外流，致使档案信息化建设缓慢。所以领导在有效解决人才、技术、资金等问题方面上，必须统一各部门对档案信息化建设的思想认识，对档案管理人员进行技术方面的培养。我们要定期不定期的以“请进来”或“走出去”等方式加大培训力度，以更好的使用系统。

5.2制定相关的政策来规范相应的“云计算”标准

基于“云计算”的档案管理相比于传统的管理模式有很大的优势，但在档案管理领域，还没有形成相关的“云计算”标准。因此档案管理者应与相关的研究人员进行深入积极的交流，将管理过程的特点与“云计算”技术有机融合，推进相关的标准和相关协议的研究，形成档案管理的应用规范。

5.3保证数字档案馆的信息安全

首先要针对用户进行访问控制和权限管理。访问控制的目的是保证各档案数据不被非法访问和使用。因为“云”本身不但集中存储了各种资源，而且云环境具有高度复杂性，这些都极易产生漏洞，为黑客提供寻找云环境下的安全漏洞来窃取用户资料或破坏档案信息的机会。基于角色的用户权限管理，是为了保证正确的用户在正确的时间访问“云”中正确的资源。用户登录到云环境下的数字档案馆进行浏览、检索、下载、创建、更新等操作，但并不是每一个用户都可以进行所有的操作，不同的用户具有不同的权限。如档案数据的更新、维护、开发利用以及用户数据的更新等，由档案馆工作人员负责。这就要求云环境能够对普通用户、档案馆工作人员和云计算服务商进行合理的权限划分与管理，以保障数据安全。其次是系统安全问题。由于所有档案资源都存储于“云”上，这就需要用户通过网络这座“桥”来链接提供服务的应用程序和文档。在云环境下建立安全评估与监管体系，也要提高数字档案馆云安全防范意识。再次是利用先进的技术手段帮助制度落地。如先进、严格的审计技术可以帮助实现评估与监管制度的落地。审计的目的是针对云环境下的网络操作行为进行综合管理。通过对用户每一步操作的记录、分析，并生成可视化分析报表，提供审计系统详细的日志记录，实现实时监控。同时，通过授权管理员的身份鉴别功能，针对审计进行权限管理，只有授权的管理员和可信的用户才有权限使用管理功能，最大程度上降低安全风险。

5.4努力提升档案管理网络软硬件水平

虽然云计算为档案信息资源的利用提供统一管理平台，各档案部门仍要加强监管力度，管理各自档案服务平台，增加档案数量、发布档案工作动态，以保证信息时效性。同时，档案馆也要提升本单位网络软硬件水平，为云计算服务创造良好环境，根据单位档案使用者需要制定服务功能，采购满足云计算的软硬件设备，包括计算机网络适配器、路由器、交换机、存储设备、数字化设备等。除此之外，还必须要建立合适的网络管理系统、资源充沛的档案资源数据库和完整可用的档案网站。

5.5提供高层次智能化服务

当前我们处于信息化社会，档案使用者对信息的需求开始向多样化方向发展，档案工作要想满足自已增长的使用者需求，则需要充分的利用云计算档案管理平台，为使用者操作提供更多的便利条件，使其能够快速的搜索到自己所需要的信息资源。云计算的房蜕变快捷特性还能够有效增加网络搜索信息的使用者数量，提高档案信息的资源的利用率。

结束语

在当前云计算环境下，将云计算技术引入到档案管理工作中来，加快了档案管理服务的创新，使档案管理人员树立了全新观念，对服务模式的更新起到了重要的作用。而且在云计算档案管理模式下，在档案管理工作中更重视使用者的要求，能够将形式多样的信息展现在使用者面前，更好的满足使用者个陛的服务需求，而且使用者也能够从多种渠道来实现对信息的获取，使档案的价值更好的发挥出来。

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