提升办公室行政管理人员综合能力的思考孙琰

提升办公室行政管理人员综合能力的思考孙琰

孙琰

中铁建工集团有限公司国际工程公司北京100070

摘要：在当前社会中，办公室管理人存在如管理混乱，人员素质不高等诸多问题，但对着社会发展，办公室行政管理在企业发展过程中的作用越来于受到重视，完善企业管理架构，提高管理人员素质，从根本上发挥作用，才能使得办公室行政管理在企业发展过程中至关重要。

关键词：办公室行政管理人员；综合能力；提升措施

引言

加强对企业行政管理工作人员的系统管理，不仅有助于提升他们的具体工作能力和科学文化素养，还可以在很大程度上促进企业核心竞争力的增强，帮助企业在复杂的社会环境中取得自身发展的一席之地。提升现代企业行政管理工作人员综合能力，也有助于企业真正实现可持续发展，为企业的创新提供人才方面的保障。

1办公室行政管理工作的现状

1.1缺乏制度规范是办公室行政管理工作的主要问题

办公室的工作本身就非常复杂、繁琐，并且随着企业规模的不断扩大，办公室工作量和工作复杂程度也大大增加，问题也随之出现。在很多情况下，由于没有完整规范的制度对工作行为进行规定，极易造成分工混乱、工作授权混乱的现象，导致最后工作不能顺利完成。此外，办公室有着较大的工作压力，在日常工作当中如果职责划分又不十分明确，通常都是所有人都能够做同样的工作，于是就容易造成部分人员工作积极性不高的现象[1]。在一些对办公室行政管理工作规定不完善的企业，容易给个别工作人员提供投机取巧的机会，在实际工作当中不能严格按照规定执行，造成行政管理工作的低效和没有头绪。总而言之，目前一些企业的行政管理工作得不到科学的指导和规范性的改善，导致行政管理工作水平低下，从而影响到整个企业的发展。

1.2脱离实际是办公室行政管理工作的常见问题

行政管理工作的形式主义主要表现为脱离实际。在日常的管理工作当中，因为管理人员的水平问题而产生的决策失误很多，而正因为这些失误，才会导致办公室在执行领导命令以及完成工作时只注重形式主义，形成一种“为了工作而工作的”现象。部分办公室人员并不熟悉实际工作情况以及相关资料，也缺乏工作的具体经验，其在进行行政管理的时候，只是一味地按照死规定办事，导致部门之间配合度低，最后对企业效益造成不好的影响。

2办公室行政管理人员应当具备的素质

2.1行政管理人员应当具备良好的职业道德素养

对现代企业办公室行政管理工作人员来讲，提升自身的职业道德素养是十分重要的。很多企业在具体管理过程中，都已经意识到了行政工作人员职业道德素养提升的重要性，但是还存在很多不完善的现象。在企业管理的过程中不仅要增强行政管理工作人员的岗位责任感，还需要在很大程度上提高他们的职业道德水平，使他们能够在具体工作中真心实意地为企业着想，保守企业的秘密，尤其是一些行政管理工作人员在具体工作的时候会接触到大量的企业客户信息资源和企业资金供应关系资源，所以提升企业行政管理工作人员的道德素养是非常重要的，这些行政管理工作人员需要时刻维护企业的形象和经济利益，真正实现“企业就是自身发展的沃土”这样的现实工作理念。除此之外，加强良好职业道德修养的提升，还需要行政管理工作人员具备良好的工作业务水平，在具体工作的过程中热爱岗位积极工作，能够多从企业角度出发，通过自己的努力工作为企业谋得更多的经济利益。

2.2行政管理人员应当具备良好的心理素质

现代企业在发展和管理的过程中，对行政管理工作人员的心理素质要求也逐年增高，企业行政管理工作人员在具体工作的过程中需要及时处理一些棘手的问题，如果在具体工作中这些行政管理工作人员没有一个稳定健康的心理素质，那么对于问题的解决不仅不会产生积极作用，甚至还会在很大程度上影响问题和危机的处理。所以加强对企业行政管理工作人员心理素质的培养，提高他们在解决突发性问题过程中的具体心理表现，对企业的正常发展和事故处理都是非常重要的。

2.3行政管理人员应当具备良好的专业技能

专业技能的提高，对现代企业行政管理工作人员来讲不可少的。企业在招聘行政管理工作人员的时候，必须要严格审核他们的专业技能程度，规范行政管理人员的人才准入制度。比如：行政管理相关工作人员需要具备一定的文字处理相关知识、计算机操作技能、人际交往的基本技能。只有加强这些专业基本技能的提高才能够在很大程度上促进企业行政管理工作的有效开展，提升工作效率，促进企业行政工作的上传下达，也可以促进企业管理工作的科学运行和问题预警，为企业行政管理工作的科学有序开展提供基础性的条件。

3提升办公室行政管理人员的综合能力策略

3.1加强行政管理工作人员的素质教育和意识培养

提高行政管理工作人员的素质和思想意识，在很大程度上能促进他们形成爱岗敬业的工作态度，在具体工作的过程中，能够真正站在企业的角度为企业谋福利，真正促进企业的发展。一是切实从工作需求出发，从提高行政管理人员的能力水平出发，加强专业知识、专业能力培训，培养专业作风、专业精神，提高培训教育的科学性、针对性、实效性；二是要注重严格管理和关心信任相统一，政治上激励、工作上支持、待遇上保障、心理上关怀，增强干部的荣誉感、归属感、获得感；三是要有容错纠错机制，宽容行政管理人员在改革创新中的失误错误，对失误错误进行综合客观地分析，对该容的大胆容错，不该容的坚决不容。

3.2完善行政管理工作的制度管理和绩效考核评价机制

结合企业内部和外部环境变化，建立有效的绩效考核评价机制以及对管理制度进行完善，是提高工作质量的保障。一是完善绩效考核评价及薪酬分配体系，以绩效考核为抓手，发挥绩效管理的导向作用、激励作用和监督作用，让绩效管理真正成为提高工作质量的“指挥棒”；二是以制度完善及制度执行和计划执行为方向，按照流程科学、责任清晰、管控有力、便于操作的基本要求，做好制度的修订完善工作，强化制度执行和计划执行，实现目标倒逼、责任到人、闭环管控、偏差管理，做到靠制度管理、按计划办事。

3.3强化行政管理工作人员的规范化工作

办公室管理工作包含了大量的工作、大量的信息，千头万绪、纷繁复杂，很容易导致行政管理人员工作松散、推诿扯皮、效率低下等问题发生。一是要善于梳理，从繁杂的工作中理出主流与支流、重点与一般、判断出轻重缓急。善于把错综复杂、缠头缠脑的事情，通过“加工”分析，处理得条条是道、井井有序，只有这样，才能在千头万绪的工作中牢牢掌握主动权。二是要善于规范，办公室很多工作看似繁杂，一件事情还没处理完，另一件就来了，让人不胜其烦。根据笔者实际经验看，其实很多工作都是规律性的，重复性的，所以这就要求能从复杂的工作中找出规律，形成常态化工作方式；三是要善于标准化工作，对于重复性的工作，制定标准模板，按照“打钩销项”的方式办理事务。例如接待管理标准模板，一项接待任务是否需要会议、是否需要用车、是否需要投影灯以及是否需要摄像等，按序打钩即可。

结束语

目前，我国在发展的过程中市场竞争相对激烈，很多企业为了在激烈竞争的大环境中谋得发展的一席之地，都在不断地改革并完善自身发展能力，以增强企业的核心竞争能力和企业管理能力。这就要求办公室行政管理人员在工作上要善于抓住主要矛盾，在思想上紧扣新形势，具有敏感的政治意识和大局意识，能够自觉同企业在思想上、行动上保持高度一致，紧紧围绕大局开展工作。

参考文献：

[1]崔莹，闭恩龙.对企业办公室行政事务管理工作的认识[J].企业改革与管理，2017（24）：10.

[2]曾琦琳.探究高校行政管理工作中的问题与应对措施[J].办公室业务，2017（24）：12.

[3]雷翠华.探究高校办公室行政管理[J].人力资源管理，2017（12）：384-385.