试析国企档案管理面临的问题及对策

试析国企档案管理面临的问题及对策

张红霞

国家能源投资集团有限责任公司北京东城100000

摘要：本文简要概述国有企业档案管理的重要性，着重探讨如今国企档案管理工作中存在的问题，并总结出针对性的解决措施，旨在为国有企业的档案管理人员提供参考。

关键词：国有企业；档案管理；问题；对策

随着社会经济的快速发展和市场竞争环境的日益激烈，档案管理在国有企业发展中重要性不断增加，不仅有利于国有企业总结以往的发展经验，更能为未来的发展提供真实、可靠的参考依据。近年来，随着我国国有企业改革的不断深入，特别是在国企建立了现代化企业经营管理制度后，企业的管理效果和效率得到了显著提升，档案管理作为国企日常管理工作的重要组成部分，直接影响着企业生产、经营和发展等各项工作，对促进我国国有经济的发展具有十分重要的意义。在知识经济时代下，仍然有一部分国有企业在档案管理方面存在着诸多问题，严重影响着档案管理作用的发挥和新形势下国有经济的健康发展。因此，研究和探讨如今国有企业档案管理工作中的问题，并根据实际问题提出针对性的解决对策，提升新形势下国有企业档案管理工作的质量，为促进国有企业的发展提供更加优质的服务。

一、国有企业档案管理的重要性

企业档案信息来源于其生产、运营和管理等诸多方面，真实记录着企业的成长与发展历程。企业档案信息不仅是一种历史性的记录资料，还衡量着一个企业的发展成果和管理水平，有着很高的历史价值。在如今科学技术快速发展的背景下，企业档案的种类和内容也逐步呈现出多样化的态势，不仅有传统的文字档案，还增添了录音、视频和图片等电子化档案，详尽地记录着企业的一切历史活动，对于企业未来的发展具有很高的借鉴意义。如在国有企业的行政管理工作中，管理者可以认真参考与此相关的档案材料，根据以往的管理经验来拟定管理计划和管理措施，从而增强行政管理的科学性和有效性，为改善行政管理工作的效果和效率创造良好的条件；在国有企业经济运营管理工作中，管理者可以根据以往的财务档案资料制定出科学合理的财务风险预防方案，切实保障国有企业的经济财务安全稳定；在制定国有企业发展规划和发展战略时，领导者和高层管理人员要充分参考企业历史上的发展成就和失败的经验，从而制定出科学的发展策略，实现企业资源的最优化配置。总而言之，加强国有企业档案管理工作不仅有利于构建科学高效的企业管理体系，更有利于促进国有企业的各项资源配置，对推动我国国有经济的发展具有重要意义。

二、当前国企档案管理的问题

（一）档案管理意识薄弱

在市场竞争环境日益激烈的今天，我国大部分国有企业比较注重市场竞争力和经济效益的提升，却忽视了对档案管理工作的监管，也没有意识到档案管理工作在企业发展中的重要性。档案管理工作是一项复杂性和系统性工作，具有工作量大、覆盖信息广的显著特征，尤其是在收集、整理和移交档案资料时，就更加需要企业内各个职能部门和工作人员的紧密配合，需要投入更多的人力、物力和财力等资源。由于档案管理工作并不能为企业带来直接的经济效益，而有关部门对于国有企业的考核仅仅重视其经营业绩的考核，诸多因素都导致了国有企业的领导者和管理者的档案管理意识薄弱，不重视档案管理工作，造成档案管理工作效率低下，档案资料不完整的现象也时有发生，难以发挥出档案管理在国有企业发展中的积极性作用。

（二）档案管理制度不健全

国有企业的档案资料与企业的经营与发展是密切相关的，由于档案管理工作难以为企业创造直接可观的经济效益，国有企业的档案管理工作长期处于企业日常管理工作的边缘，管理混乱的现象较为显著。档案管理制度的不健全，导致很多国有企业在整理和留存档案时，仅仅注重财务档案的收集和整理，而忽视了党政文书、管理制度和科研技术类档案的收集和保存，这样粗放的档案管理制度，不利于国有企业管理者全面了解企业发展过程中的历史情况，也就不可能通过分析档案资料创新国有企业的管理和发展方式。还有一些国有企业缺乏对现有档案的统一管理制度，各个部门按照各自的方式管理档案，档案管理和保存的完整性与安全性难以得到保障，一些职能部门虽然将本部门的档案交给了企业的档案管理部门，由于档案管理制度的不健全，管理人员将这些档案随意摆放。档案管理制度不健全导致国有企业的档案管理缺乏系统性与科学性，无法实现档案资料的高效共享，档案资料的历史性借鉴作用也就很难发挥出来。

（三）档案管理人员的综合素质不高

管理人员的综合素质是影响国有企业档案管理质量的关键因素，由于档案管理工作的重要作用难以通过客观的经济效益呈现出来，这也就导致了档案管理人员的工作业绩长期得不到领导和企业员工的认可，直接降低了档案管理人员提升自身综合素质和工作质量的积极性。与此同时，一些国有企业的档案管理人员有很大比例是由其他办公室转岗而来，没有经过专业化的职业培训，更是缺乏相关工作经验，不仅难以推动档案管理方式的创新与发展，甚至不能依照正常的流程完成档案管理工作，这就在很大程度上降低了档案管理人员的整体素质，为国有企业档案管理工作质量的提升带来了很大的阻力。

（四）档案保管设施简陋

档案是国有企业成长与发展的历史见证，由于现阶段一些国有企业对于档案管理工作的不重视，对于档案管理硬软件设施的财政投资力度小，导致档案管理的硬软件设施跟不上时代发展的要求，主要表现在库房年久失修，档案保管柜、电子设备和信息管理系统没有得到及时更新，在长期复杂的环境下，简陋的档案保管设施很容易导致档案腐烂和丢失的现象，档案资料的安全性与完整性难以得到保障，在很大程度上制约着档案管理质量的提升，对国有企业的档案管理工作造成不利影响。

三、提升国有企业档案管理质量的对策

（一）增强档案管理意识

较强的档案管理意识是提升国有企业档案管理质量的基础和前提，企业领导者要积极转变观念，摒弃传统的档案管理观念，深刻地认识到档案管理工作在企业生产、经营和发展中的重要性作用，加强对档案管理工作的认识。因为国有企业档案管理工作长期得不到重视，所以针对档案管理人员档案管理意识的培养也不可能是一朝一夕的，国有企业要不断加大档案管理知识的宣传力度，促使企业管理者和员工深入了解档案管理的作用，增强他们的档案管理意识，为国有企业档案管理工作的高效开展创造良好的条件。

（二）健全档案管理制度

国有企业要积极健全档案管理制度，同时还要保证档案管理制度的可操作性与实用性，为创新档案管理工作方式和提升档案管理效果奠定基础。国有企业要大胆创新档案管理方式，积极借鉴发达国家和世界著名企业的档案管理模式，积极放开档案的使用权和管理权，逐步形成一种全新的档案监管制度。如建立健全“三位一体”的档案管理制度，这种档案管理制度的核心是将现有的管理流程、管理方法和收集档案资料的标准进行建设、整合、协调，统一配合，有效避免档案整理不完整和企业内各职能部门配合不默契的不良现象，促使国有企业档案管理平台建设的合理化和科学化，从而提升国企档案管理的综合水平。

（三）全面提升档案管理人员的综合素质

高素质的档案管理人才是档案管理工作得以顺利开展的重要保障，国有企业要高度重视档案管理人员的选用，尽可能地选择一些细心、有耐心和具备档案管理专业知识的管理人员从事档案管理工作。其次，国有企业要定期向档案管理人员开展专业性知识培训活动，增强他们的档案管理意识和责任感，提升管理人员的专业技能水平，积极引导和鼓励档案管理人员学习与档案管理相关的文件，不断提升大家的工作能力。再次，档案管理人员自身也要加强档案管理知识的学习，遇到难以理解的问题要积极主动地向领导、同事和专家请教，不断拓宽自身的视野和提升自身的综合素质，为提高档案管理的质量奠定基础。最后，国有企业要加大高素质档案管理人才的引进力度，这样不仅能够壮大档案管理人才队伍，还为档案管理人员树立了优秀的榜样，在高素质档案管理人才的带领下，国有企业档案管理人员的整体素质势必会得到快速提升。

（四）创新管理方法，增强档案管理的可靠性

国有企业要积极构建完善的信息征集和接收制度，努力转变传统的档案文件移交方式，充分利用信息化技术进行档案文件的移交，增强档案文件收集的全面性与及时性。其次，国有企业要不断创新档案管理方法，及时收集与企业生产、经营和发展密切相关的音频、录像和图片等信息，并将重要档案资料备份，避免意外情况发生对档案资料管理带来的不利影响。最后，国有企业要积极建立庞大、高效的档案管理信息系统，并加强防火墙等网络防护技术的应用，切实保障档案资料的安全性，从而实现档案信息资源的共享。

（五）加大对档案管理工作的资金投入

档案管理硬件和软件设施的质量直接决定着档案管理的效果，国有企业要不断加大档案管理工作的资金投入，建设标准化和现代化的档案保存室，及时更新档案保存柜，定期检查档案管理硬件设施的安全性，一旦出现潮湿、腐烂等不利于档案保存的情况，要及时采取有效措施给予解决，为档案管理工作创造良好的环境，切实保障纸质档案存放的安全性。此外，国有企业还要重视信息化技术在档案管理工作中的应用，积极购置先进的、安全性高的档案管理系统，提升档案管理的效率和质量。

四、结论

近年来，随着经济全球化进程的逐步加快，市场竞争环境也日益激烈，国有企业在追求经济效益和社会效益的同时，还要充分意识到档案管理对于企业生产、经营和发展过程中的积极作用，积极关注当前档案管理工作中存在的各种问题，并采取有效措施给予解决，不断完善档案管理制度和丰富档案管理方式方法，提升档案管理的效果和质量，充分发挥出档案资料在企业成长与发展过程中的借鉴性作用，增强企业发展战略制定的科学性与实效性，完善国有企业的管理制度，推动国有经济又好又快发展。

参考文献：

[1]杨远琴.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（17）：90.

[2]顾君秋.试析新时期国企档案管理工作的创新[J].财经界（学术版），2016（22）