浅谈如何推动图书档案管理高质量发展

浅谈如何推动图书档案管理高质量发展

韦秀船

【关键词】图书档案管理现状利弊高质量发展

中图分类号：Ｇ62文献标识码：Ａ文章编号：ISSN1004-1621（2019）07-059-02

图书档案的立卷方法，不应过于关注某一方面而忽视其他方面，应当针对具体工作需要，运用灵活多样的方法，可以按件，更可以进行立卷，应遵循各个文件之间内在关联，建立快捷和方便的检索体系，以期优化图书档案的管理。

一、图书档案立卷管理工作现状

眼下，一些图书档案管理部门生搬硬套按件管理的策略，完全否定立卷，忽视自身具体工作情况，以至于由于方法不同而致使图书档案管理工作效率低下。

1.传统图书档案分类

立卷标准和传统按件管理图书档案存在较大差异。这需要图书档案管理人员精准把握图书档案分类标准中的诸多环节，明确图书档案分类原则。比如：是遵循年度机构分类还是遵循年度问题分类。一级类目细分那些二级类目，各级类目划分的依据如何，都需要精准把握，然而由于时间紧迫，改革形势一日千里，图书档案管理人员对于新旧立卷方法缺乏深入研究，以至于图书档案管理工作难尽人意。

2.原有图书档案装具衔接不紧密

一些下级档案管理部门未来全面贯彻上级图书档案部门的各项要求，主观改变立卷方法、在资金不充裕的状态下，装具不紧密，给图式档案工作造成不良影响。

3.图书档案装具大量积压，导致资金浪费

图书档案立卷新旧方法的不同，致使档案装具也不尽相同，这需要依旧图书档案标准，重新定做图书档案装具，以至于原有装具丧失其作用，造成装具积压，造成资金浪费。

4.图书档案管理人员素质有待提高

图书档案立卷工作具有重要的作用。因此，需要对图书当官管理的科学化、规范化，以期充分挖掘其现有优势，推动本地区社会进步和经济发展，这需要图书档案管理人员具有较高素质，然而，一些图书档案管理人员意识淡薄，图书档案管理水平较低。之所以产生这一现象，有三大因素。其一是个别领导干部对图书档案管理重任性认识肤浅，资金投入较少，图书档案设施残缺不全，空间狭小，很容易致使图书档案遗失或者损坏；其二一些图书档案管理人员并非是毕业于专业学校，有些图书档案管理人员兼任着其他工作，由于每个人的时间和精力是有限的，以至于图书档案工作时常被忽视；其三图书档案管理人员水平不尽相同，图书档案管理人员频繁更替。新图书档案管理人员没有进行必要的专业培训，致使图书档案管理工作混乱。图书档案资料不全，进入数量和出去数量相差很大，这给查阅带来极大的不便。

二、图书档案按件、按卷管理的利弊

其实图书档案立卷管理各有利弊，应当结合图书档案管理实际工作，运用灵活多样的形式，可以按件也可以立卷，需要强化文件之间的联系，便于查询和利用，不应顾此失彼

1.图书档案按件管理的利弊

图书档案按件管理，摈弃组卷这一环节，遵循年度机构或者年度问题分类之后，依据时间、期限进行管理，促使图书档案管理工作变得简单和有效，适用于那些规模较小图书档案管理部门的兼职多和流动性强的特点；图书档案按件管理之后，进一步降低归档工作强度，有利于提高管理效率；图书档案按件管理之后，提高利用效率，方便图书档案的保管、运用。图书档案按件管理之后，减轻数据录入工作强度，便于运用电脑进行搜索，增强图书档案搜索的速度和准确度，有利于实现图书档案管理信息化。图书档案按件管理，减轻数据重复录入，便于管理。然而图书档案按件管理缺陷不容小觑。比如：整理时容易出错、使用时容易丢失。

2.图书档案按卷管理的利弊

图书档案按卷管理的优势在于不容易丢失，不容易损坏。然而其弊端也不容忽视图书档案按卷管理需要度一起分类、坚定、题名，在立卷上投入大量的人力、财力和物力，规定繁琐，要求较高，以至于图书档案管理人员付出极大的时间和精力。此外，由于图书档案管理人员之间显著差异，以至于他们对工作也产生不同的标准和不同的观点。传统图书档案管理立足于卷案上，查询方式可以查阅卷号来找到相关的文件。由此可见，检索方式和立卷方法没有必然联系，只要查询先相应的卷宗，就能找到相应的文件。有鉴于此，我们应对现存立卷形式进行推陈出新。从理论而言，其模式具有可行性，当然这需要结合具体工作，综合各种因素，灵活运用。

3.立卷和文件都应用盒保管

案卷是具有某种联系的综合体，是一种基础性保管形式，其立足于个个人文件之间的某种联系，外在表现形式是用卷皮包装因此，对图书档案管理工作推陈出新，需要打破传统以卷为联系形式，然而其外在形式不能摈弃，此时图书档案盒替代卷皮也就顺理成章。图书档案盒可以立体摆放，避免图书档案的挤压，便于图书档案的保护、搬运和取放。此外，图书档案盒具有鲜明的标记，便于查询和运用。

言而总之：图书档案管理工作无论是以件还是以卷，都需要秉承快捷性和方便性原则，以期充分发挥图书档案资料服务于本单位的发展和建设。这需要图书档案管理人员树立全心全意为读者服务的理念，做好档案管理工作，充分发挥图书档案服务功能。

参考文献

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