新时期企业档案管理工作思考

新时期企业档案管理工作思考

戴春艳

广汽汇理汽车金融有限公司广东省广州市510000

摘要：社会的不断进步，我们国家对于档案工作的要求也逐渐提高，企业档案管理工作面临更多的挑战。本文通过完善档案管理工作机制，健全文件归档范围、推进现场实施，建设一个数字档案管理平台，打造一支高素质的管理员队伍，提高档案的利用效率等一系列的应对措施，来提升新时期下企业档案管理工作能力，以期满足企业档案管理工作的要求。

关键词：新时期；企业档案管理；工作思考

导言

档案是伴随我们一生的东西。其为人类的发展做了真实的历史记录。更重要的是档案还为公民保存了更有价值的信息资料，例如政府、社会上的组织、企业及公民在社会活动中所产生的劳动价值，这些都被档案所记录。随着新时代的知识经济发展，档案工作者必须清楚地认识现在的社会发展形势，结合实践，勇于创新，将档案管理通过互联网等信息技术相结合，这样不仅能提高企业档案管理工作的质量，还能提高其认可度及满意度。

1、新形势下企业档案管理工作的状态

在当今社会，我国企业都会建立自己的档案室，特别是一些国企或者国企转制后的企业。现在建立的档案室的特点就是规模较大，管理制度及体系也比较完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免会有一些小型或中型企业、民营企业及私营企业的档案在管理中存在一些问题。问题主要出现在领导的意识不到位，有些领导并没有真正认识到档案管理工作的重要性，在现实工作中经常会出现违反规则等管理现象，只要想查阅的时候就随意查阅，而不是按照应有的程序进行。还有在原有档案资料上做记号，甚至损坏档案材料，借阅档案不按时归还、随意摆放等。这些现象都能体现出某些领导的意识薄弱，对工作的不负责。还有一方面是档案管理的方式跟不上现在的社会发展，比较落后。由于受旧思想的约束，有些档案在收集、整理、归纳等方面的规章制度没有健全，文件整理、归档、统计等相关环节，还在采用手工操作方式，这样都是比较落后的，再加上档案管理的工作人员受过高等专业教育的并不多，整体的素质低下，而且让没有经过教育培训就直接进入工作，业务能力有待提高。与此同时，人员调动机会过多，有的企业做档案管理工作人员的年龄会稍大一些，其对网络、计算机功能方面了解不是很多，可能连基本操作都不会，因此，很难达到档案信息化管理的规则要求。这些问题都不利于企业档案的有效管理，导致了企业档案管理工作发展不稳定、不平衡，与企业的发展成反比。那么，为了企业更好地顺应时代的发展，就必须给一系列的问题找出解决方法。

2、企业档案管理的发展趋势

2.1企业档案知识化管理

在企业的发展中，档案的信息越来越多，这就需要从大量的档案信息中提取出有用的知识，并把它们有序排列，建立知识库。在建立知识库时，不仅要注重对数字档案信息中蕴含的显性知识的收集、整理、存储，还要注重对那些隐含在流程、人员等要素中的隐性知识的挖掘；不仅要注重行业内部知识的挖掘，还要注重外部知识的获取；不仅要注重对知识的存储，还要注重将知识的背景描述、时空背景与基本假设及这些假设所造成的限制等一并存储。建立知识库并且加强对知识库的管理，一方面有利于档案的管理，另一方面还可以在一定程度上推进企业的快速发展。

2.2企业档案信息化

随着现代科学技术的发展和市场反馈等信息的增加，传统的档案管理工作无论在方便性上还是在安全性上都无法满足，档案管理信息化成为了必然的发展趋势。企业档案信息化是指在现代技术的背景下，应当以数字档案资源为对象，以现代信息技术为手段，加强包括电子文件在内的各种档案资源的管理，通过收集数字档案信息和数字化传统档案，保证电子文件的真实、完整和可靠。

3、新形势下企业如何进行档案管理

3.1加强档案信息化建设，提高档案现代化水平

档案信息化管理是新时期对于档案管理工作的要求，也是档案工作适应社会信息化发展的必然趨势。加强档案信息化建设，能够推进档案管理由封闭走向开发，实现档案管理的深度转型，为企业的发展提供更加高效的服务。科技的发展与应用是档案管理现代化水平大大提高，电子文档、数字化档案、档案信息共享系統加快了档案管理工作现代化的进程。企业必须迅速实现档案信息化建设，只有实现档案工作信息化，实现档案信息的共享，才能拓宽档案服务领域，更大限度地发挥档案的价值，为企业创造更高的社会价值和经济效益。

3.2积极创新，转变服务理念

我国大多数企业沿用重藏轻用、被动服务的传统模式。通常很少会将心思放在企业档案信息的开发以及利用率的提高上。在新形势下，企业档案管理工作人员应当要树立起主动服务的理念，并积极参与到企业的生产与经验过程中，全面掌握企业档案利用的需求，从而有针对性地对档案服务的内容、形式以及范围进行策划与设计，并有计划地开发、转化以及加工电子文件信息资源，将档案制作成信息产品来为用户提供服务。第二，在确定信息服务方法时，不但要将用户利用信息的需求考虑在内，建设一个信息利用平台，而且还要有效调整需求，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，运用现代化技术来把专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三，提供跨时间、空间的服务，让用户能够远程完成档案操作。

3.3提升档案管理人员的综合素质

为了在档案管理工作过程中充分发挥信息化技术的优势，档案管理人员就要通过不断的学习来掌握信息化技术的知识和操作方法，要不断进行信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，不断加强其思想和业务建设，通过开展企业档案人员岗位培训、提供相关书籍，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，掌握多种技能，不断提高企业档案人员自身素质，从而提升档案管理能力，使企业档案管理工作走向规范化，提升档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的基础，在新时期必须加强相关方面的培训。

3.4增加资金投入，完善档案设施

要想确保档案管理工作的高效开展，完善的档案设施是关键，并且这会在很大程度上影响企业档案资源的利用和档案的安全保管。所以在新形势下，企业应当要增加对档案管理的资金投入，设置专项费用，以有效完善企业档案管理的设施，确保档案管理工作的高效进行。第一，结合《档案法》规定，设置单独的库房来作为档案库房，且尽可能避免在办公楼底层设置档案库房，防止档案被偷盗。第二，需做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作，以确保档案资料的完整性。所以企业要配备有防盗门、吸尘器、红外线报警器、灭菌机、专门的库房恒温恒湿设备等。此外，还需要配备打印机、计算机、扫描仪等现代化管理设备，逐步提升企业档案信息化管理水平。

3.5实行信息化档案管理模式

随着信息技术的发展，企业对信息化档案管理非常重视，信息技术管理能够确保企业信息的有效利用、储存、整合，同时有效实现资源共享，打破以往空间、时间限制。所以，实行信息化档案管理模式成为现代企业档案事业建设中的重要途径。受信息管理和知识管理的影响，一些大型企业开始实行一体化信息管理。数据分享与企业信息的融合，构成现代企业档案管理系统，这也是现代企业信息化管理的重要内容。通过信息中心管理企业全部数据文件，进而确保企业档案信息资源的有效使用，提升企业管理水平。由此可见，实行信息化档案管理模式，在一定程度上能够推动企业档案管理走向更高管理水平，促进企业生产经营、扩大销售，推动企业经济效益的提升。

4、结语

总而言之，加强规范档案管理制度、配备先进的档案管理设备、提高人事档案管理人员水平，都会给企业的发展提供强有力的保障，也因此成为企业当前必要投入的重点工作。在新形势和任务的要求下，认识、理解档案管理的重要性及作用，做到与时俱进，加快发展，才能更好地为企业、为社会服务，使档案成为企业的一笔财富。

参考文献：

[1]耿瑞娇.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（7）.

[2]吕铮.试述新形势下如何做好企业档案管理工作[J].中小企业管理与科技旬刊，2015（19）：42.

[3]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].质量春秋，2015（6）：31-33

[4]杨青.如何创新和完善企业的档案管理工作[J].办公室业务.2016（2）：118-119