新时期供电企业办公室综合管理思路及优化

新时期供电企业办公室综合管理思路及优化

谭健聪

谭健聪

（广东电网有限公司江门供电局广东江门529000）

摘要：作为供电企业的的核心管理部门和综合服务机构，供电办公室在新时期下，要不断转变观念，加强现代化综合管理，才能进一步做好供电企业的行政管理与后勤保障。本文从供电企业办公室综合管理现状出发，结合供电企业日常工作所需，分析目前供电企业办公室管理体制的不足，进而提出供电企业加强综合管理的思路和优化方案。

关键词：供电公司；现代化；综合管理

企业办公室是企业进行内部管理，决策执行的枢纽部门，是联系企业管理者和员工的桥梁。供电企业办公室同样也是一个直接为企业领导、内部各部门、基层，以及全体员工服务，并负责企业相关文件的起草、流转、督办协调、信访接待、后勤安保等工作的核心部门和综合服务机构。在市场化经济的大背景下，加强办公室的综合管理，不断优化办公室的管理结构，提升员工工作效率，是新时期供电企业办公室提高各项工作质量，做好企业服务的必然选择。

一、企业办公室概述

企业办公室作为企业内部枢纽部门，必须紧跟企业发展的步伐，对内要制定适应企业发展的行政管理制度，管好日常事务，建立有效的信息沟通机制与档案管理体系，协调、加强内部各部门之间的关系，促进工作高质高效进行；对外要维护企业形象，与政府合作单位建立融洽的合作关系，有条不紊的管理好企业公共关系。这就要求，企业办公室的管理必须具备协调性及综合性的特点。通过信息沟通、协调关系、创造氛围，来促进企业内部之间的合作；通过管理公共关系、公共形象，以及做好后勤服务支持，来保障企业各项决策能有效的推行。

二、供电企业办公室管理现状

随着我国电力系统改革的不断深化，新时期下对供电企业办公室综合管理的要求也逐步提升，除了要高效完成企业内部日常事务，还需结合企业需求与发展方向，不断提高综合管理水平，更好地服务和推进企业发展。但目前我国供电企业办公室在综合管理方面，还存在以下问题：

（一）管理理念跟不上形势发展需要

近年来，我国供电企业对企业责任担当、供电可靠性、客户满意度、企业信息保密等工作越来越重视，供电企业在管理上坚持以国际先进企业作为对标对象，不断提升管理水平。在办公室综合管理方面，我们供电企业一些领导者的管理理念、管理方式与国际先进企业相比都还有较大差距，导致在制度建设、管理水平、保密意识跟不上新时期电力发展的需要。

（二）信息化应用手段相对单一

目前供电企业办公虽然大多数已采用OA办公，但文件的处理方式、审批方式还以纸质媒体为主，浪费大量人力物力的同时，信息传递的及时性和效率也得不到保证。而且信息采集手段主要还是通过邮件收集，基础数据、信息都是放在私人电脑或者公共网盘，缺乏数据信息的分类存储、自动统计分析、及时预警等功能。一旦出现人员岗位变动，资料信息经常出现交接遗漏、更新不及时等问题。

（三）人员专业技能及创新能力不足

传统的办公室管理理念认为，办公室工作主要侧重于行政，所以往往比较重视办公室工作人员文笔和组织协调能力。实际上，当前供电企业办公室还承担着后勤、外联、消防、物业等各项综合工作，需要员工有更多的专业技能及综合能力。而现实中，办公室的员工往往陷入思维定式，低头埋没于琐碎的日常事务，满足于按部就班的工作要求与节奏，欠缺提高专业技能和创新意识的主动性，直接影响办公室综合管理水平的提升。

三、供电企业办公室综合管理优化思路

（一）转变管理理念，完善管理制度

在新时期，供电企业发展要跟上市场化的脚步，一是要求转变观念，提高服务意识。要充分认识办公室工作综合性、敏感性、保密性、复杂性等特点，要加强办公室人员对自身职责的认识，简化工作程序，提升工作效率，履行好企业内部“大管家”职责，做好企业对内、对外的服务工作；二是要加强制度建设，提升管理水平。“没有规矩不成方圆”，企业的发展必须要有依法治企的意识，建立合理健全的管理制度是企业经营的重要组成部分。办公室要在结合国家、行业、上级单位的相关要求和企业自身实际情况，发动员工积极参与，制定科学、合理的管理制度、工作标准及规范，建立流程清晰、权责明确的议事指引，并积极做好宣传、宣贯，推进企业管理水平不断提升。三是增强保密工作意识。办公室工作所涉及的企业隐密信息较多，在保密工作管理上，一方面应定期开展保密知识教育，组织员工签订保密协议，确保信息安全；另一方面要制定信息保密规定，重点加强互联网管理，对涉密的计算机、存储介质，采取“统一标志、统一编号、内网准入”的管理模式，不断提升网络安全保障能力。

（二）提高信息化应用水平

办公室的工作有相当一部分是内容复杂程度不高但是需要耗费较多人力的工作，其中尤以周期性、重复性的工作占了比较大的比重。要进一步降低成本、提升效益，最有效的手段就是进一步提升信息化水平，利用互联网、移动终端等新方式加强资源共享，优化业务运作模式和流程。

在新时期下，"互联网+供电"将成为我国供电企业的主要发展方向，从系统内部来看，近些年供电企业也是持续加大信息系统建设力度，目前已经在OA系统运作、公车管理、后勤服务等方面取得了初步的成效，下一步的全面信息化已是大势所趋，需要我们提前思考并做好前期准备。在日常事务方面，可以通过多种信息化手段，如通过电子化产品实现远程会议、无纸化会议，通过网络加密实现对数据的加密存储，通过数字化档案馆提高档案管理效率，通过信息系统实现日常事务审批，通过网络软件实现工作任务布置、考核、考勤、在线评价等；在对外沟通合作方面，除了传统的媒介外，还可以利用微博、微信等手段发布相关信息，提高信息传递的及时性，并利用公众号运营等方式，进一步宣传企业政策、企业文化、企业先进事迹，提升企业形象和影响力。

（三）加强人才队伍建设，培育复合型人才

新时期的办公室工人才队伍建设主要从以下几方面来开展：。一是加强思想教育与动员。通过党建、团建的活动，加强横向、纵向交流，提高员工对办公室工作的全面认识，增强服务意识，创新意识，主动提升工作积极性与效率；二是建立人才培养机制。结合企业的战略目标和工作要求，设定符合自身特点的人才队伍建设目标和规划，并对员工能力现状进行分析，根据人员特点实施针对性的分类培训，做到缺什么，补什么；干什么，学什么，通过定期培训、专题讲座、交流学习等形式，提升员工的综合能力和工作技能；三是建立有效的工作考核机制。一套灵活高效的绩效考核评价体系能够有效地评价员工的工作态度、工作质量、协调组织能力和创新意识，全面客观的考核工作人员工作成效，有效推动员工工作效率。四是加强“走出去”学习。除了企业内部的交流学习外，还应积极取长补短，在系统内对标先进单位，学习同一系统管理模式下好的做法，好的经验；系统外对标外部知名企业，学习吸收他们先进的管理方法、管理理念，化为己用，进一步开阔员工的视野，增强创新意识。

四、总结

随着电力行业改革的不断深化，供电企业的经营管理与市场化接轨程度越来越高，办公室作为企业内部综合事务处理与服务支持的首要部门，只有不断结合企业的发展战略，完善管理制度，提高管理水平，进一步提升办公室的工作成效，才能为企业的进一步发展提供坚实的支撑与保障。

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