如何做好招标采购档案管理工作

如何做好招标采购档案管理工作

昝圣凤

山东忠诚信工程咨询有限公司山东济南250013

摘要：随着经济和各行各业的快速发展，招标采购是审计工作的重点。当前，无论是领导的离任审计或重大、重要项目的跟踪审计，都离不开招标采购档案的“辅佐”。作为招标代理机构综合管理部门的一名工作人员，近年来也常常深受招标采购档案管理不规范的困扰。一个项目审计下来，经常弄得业主单位和招标代理机构为了招标采购过程中档案资料的完备问题人仰马翻。招标采购档案管理的重要性已经日益显现，成为当下不得不重视的一个重要课题。

关键词：招标采购；档案；管理

引言

招标采购最开始是在国际的交流活动中才会使用的一种方式，但是自从中国的体制改革后，这种方式就被引进到国内，加以应用，发挥了我国社会主义市场经济的重要作用，仅仅几十年的时间，我国采用这种招标方式的规模和面积都逐渐扩大。不仅在经商方面发挥了功能，还拓展到了其他的项目上，比如政府教育等方面。在这种方式还会逐渐继续扩大的趋势下，对于此种经商方式进行深刻的分析，对于日后更加良好的运用此种方式，使这种方式发挥出更大的效用，是非常有价值的。

1招标采购所具有的特征

一个事物本身所具有的特征是这个事物的内涵所带来的，取决于它所起到的作用，应用的领域，应用之后会产生的效果等。它所区别于其他所能起到相似效果的同类事物的地方，也就称之为它本身所具有的独有的特征。文章所分析的新式招标采购方式，引进到我国国内，作为经商方式的招标采购，所具有的特征有以下两点。

1.1过程非常透明化

整个招标过程是非常透明化的。首先由承办机构来组织整个工作的流程，然后会以公开化的形式向各个招标对象发送邀请函，这样不仅可以提高招商项目的知名度，在发送邀请函的同时，招标机构还可能会递交一些举办的内容和流程，以便大家了解。除了邀请的开场流程外，整个招标的过程也是非常的透明化的，所有的对象会在一起参与整个招标的全过程，包括信息的宣传、规则的介绍、评判小组评判流程，以及最后的结果宣布。对于有困惑的地方，也可以及时的向协助人员进行询问，不会存在任何的舞弊成分。在大众面前的透明公开化的活动过程，是值得其他的活动方式学习的，这样可以避免后期因为一些不明规则而产生的争执，也可以避免一些私下交易可能会产生的模糊的边界。透明化的流程还可以增加参与人士对于活动的信任感。

1.2具有规范化的操作流程

首先，在透明化的基础上，它的整个操作的规范性和严密性也是非常强的，从它的程序和布置来看，整个工作流程所有参与的人员各司其职，在招标前要做足充分的准备，对于整个的流程要有严密的把控。前期的宣传工作是非常有必要的，这样可以在招标会开始之前，就大大增加此项目的知名度，促进此次会议的顺利进行。其次，遵照整个招标会议的整套完备的流程，完整的列出一套系统性的方案，遵照方案中的各个细节对标准和规则进行把控，这种严密的规范可以避免交易当中的舞弊行为的产生，大大避免了作假的可能性，也能够增强举办方与参与方之间的信任感。这一次成功且可以持续下去的招标会议是要由这样不断的规范且相互信任的氛围所支持。这样可以保证整个过程的公平性，竞争氛围的和谐性。最后，这种方式所产生的经济交流，大多来说不仅数目非常的巨大，金额非常的巨大，而且主要是以买方为主的市场交易。买方占这种市场交易的一个主要角色。

2招标采购档案管理的问题

2.1招标采购档案管理制度不健全

当前，我国尚没有出台国家层面的专门针对招标采购档案管理的规章制度。关于招标采购档案的管理，只散见于相关法律法规或部门规章的只言片语中。如《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。”

2.2招标采购档案管理的责任主体未明确

目前，招标采购档案管理的责任主体未明确也是档案管理工作漏洞百出的重要原因。在招标采购工作中，涉及的责任主体众多，有招标采购业主单位、招标采购代理机构、投标人（供应商）、招标采购管理部门。国家建立统一的公共资源交易场所后，各地的公共资源交易中心成为招标采购的重要交易平台，一些进场交易项目的档案资料也散见于这些部门中。此外，项目在履约环节时，一些档案资料常常业主单位没有，却要救助于投标人（供应商）。作为招标代理机构综合管理部门的工作人员，笔者在工作中经常遇到业主单位遇到公司审计、领导审计时，向代理机构索要档案资料的情况。有时，同一份档案资料，业主单位要了一遍又一遍。这次给了，下次说找不找了，又来要的情况。档案资料存档缺乏统一明确的责任主体，造成许多档案资料未及时归档，相互依赖推托，分散于各部门之间，零散混乱，缺乏统一性、完整性和规范性，明确招标采购档案的责任主体已是当务之急。

3加强档案管理的建议

3.1完善招标采购档案管理制度

前面已经提及，我国对招标采购档案的管理制度，只散见于相关法律法规或部门规章的只言片语中，并没有制定专门的采购档案管理制度。顶层制度的缺失，使得我国现有的招标采购档案管理工作随意性太强，才会出现招标采购档案管理责任不明确，未中标或未通过审核投标人（供应商）的档案可保存、可不保存、保存年限自由决定的情况。建议相关管理部门出台专门的规范制度，就责任主体、存档资料具体范围、存档年限、档案销毁程序等出台统一的实施细则。明确招标采购项目档案资料管理的主体，严格实行档案资料责任管理和责任追究。建议在实行业主自行招标的采购项目中，以业主为项目招标采购档案管理的责任主体；在实行委托代理的招标采购项目中，业主和招标代理机构为档案管理的责任主体，二者共同为档案的完备性负责。

3.2强化宣传学习，增强档案管理意识

在完善招标采购制度这个大前提下，强化档案管理的重要性宣传必不可少。只有在思想上认识到档案管理的重要性，才能舍得在档案管理上投入人力、物力、财力，才能进一步做好档案管理工作。相关责任人要做好招标采购业务档案的规范化管理工作，实现业务档案管理的标准化、规范化、系统化。要加大对档案管理工作的资金投入，完善档案管理所需硬件设备，配备标准合格的档案室。要加强招标采购档案人才培训，争取做到让专业的人干专业的事。无论是业主单位还是招标代理机构，均应组建自己专门的档案管理团队。档案管理工作细致、繁琐，最好由专员专门负责。

结语

招标档案管理工作规范化是完善企业体制机制综合改革的重要环节。目前，企业关于招标采购均有一定程度上制度性安排，但对招标管理，尤其是对招标档案管理的重要性还缺乏应有认识，进一步加强招标采购档案管理制度体系与运行机制建设及探索研究招标采购档案存备标准体系招标采购档案科学化规范化管理应对措施。

参考文献:

[1]沈琦.招标采购经济效用及择优分析[J]．科技经济市场，2014(8):105-106.

[2]刘旭.招标采购经济效用及择优探讨[J]．今日财富，2017(1)．

[3]肖向荣.招标采购经济效用及择优探析[J]．知识经济，2017(8):61-62.