探究怎样做好城建档案接收工作周佳佳

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摘要：城建档案就像一部城市建设的历史书，完整地体现着城市的发展轨迹。我国对于城市建设的活动记录主要通过图片、文字来体现，现代多媒体技术为城建档案加入了音视频的元素，更加丰富了档案的形式。城市的总体规划者通过对城建档案的分析开发，能够准确地把握城市发展的脉络，也可以及时发现建设过程中的问题，对于进一步改善城市自然和人文环境面貌具有深远的意义。城建档案管理人员日常的基础性工作包括档案的接受和管理，在这些方面提高管理水平能够为后续的城建档案建设事业打好基础。

关键词：城建档案；管理；接收

伴随着我国城市化进程的持续加快，城建档案管理工作的重要性日益显著，档案接收同时也是档案管理工作中难以获取的基础性环节。传统档案接收模式资料接收不够及时、缺少统一标准、档案质量存在差异性以及信息化水平较低等，这些都阻碍了城建档案接收工作的顺利开展，难以满足时代发展的需要。因此，在进行城建档案管理时需要做好档案接收工作。

1新形势下加强城建档案管理的意义

1.1城建档案是城市建设及管理的重要依据

城建档案不仅是城市经济、社会建设的珍贵历史资料，更是今后城市规划、市政建设及管理等工作的科学依据和参考资料。城建档案产生于城市的规划、建设、管理等诸项工作中，是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的记录，也是城市规划建设、管理等诸项工作的重要组成部分。因此，城建档案为城市建设事业进一步可持续发展能提供重要依据和参考资料。在现阶段，城建档案管理只有与城市建设同步协调发展，才能使城建档案的服务、保障、跟踪、监督等功能得到充分的发挥，为城市建设、经济文化发展提供高效、优质的公共服务。

1.2城建档案能够对司法裁决提供一定的法律依据

在一些工程事故的分析与审核工作中，会在档案中抽取一些相关的图纸加以校对。这样可以通过对比方式检查出施工是否按照图纸严格进行。从而对更变的部分加以标记和说明，检查出施工是否按照规定进行了严格的审查，这对于减少施工事故以及解决相应问题等都有着较大的帮助意义。

1.3城建档案是减灾抗震的首要保障

城建档案是灾害过后的重要性凭证。在灾害过去之后，城市中的一些基础设备要想得以快速恢复，就一定要在城建档案之中进行相关的资料提取。交通、通讯、供电、供水等每一项工作都无法离开城建档案中所具有的相关数据。另外，其中也包含了一些有关灾后恢复的相关数据，对于城市的建设及未来发展等都有着不可或缺的作用。但是，城市发展往往是一个非常漫长的过程，一定要秉持着渐进式的原则，促进城市本身的整体发展。

2城建档案接收工作现状

2.1资料接收不够及时

在完成城市建设以后，相关资料并没有能够及时的转送到城建部门档案馆当中，延误了资料的归档处理，导致城建整体文件缺失，互联网中的工程资料使用情况也不够明确，这些都会阻碍今后城建工作的顺利开展。从本质上看，城建档案管理就是总结城建工作，将已经完成的城建工程记录在案，为领导决策提供参考，所以，城建档案需要及时归档，从而为今后的城建工作指明方向。

2.2缺少统一的接收方法

档案的分类管理是一项系统的工作，在目前来看，城建档案数目庞大，信息种类多样化。在城建档案管理中，经常要处理档案的转移接收问题。事实上，这个过程最易出现档案的缺失，也会造成信息的泄露。采用的接收方式比较单一，各个职能科室的档案整理效率不高，档案管理部门的地位比较被动，接收的时间消耗较长，不能及时处理积压的档案。这造成了档案管理工作机械化，工作人员的工作效率不高。

2.3信息化水平较低

很多城建单位因为经费欠缺，无法采购现代化设备，同时也不能更新旧设备，导致了很多数据信息难以处理，档案工作依然局限在纸质管理模式上，没有能够产生行之有效的电子档案。同时，在当前“互联网+”背景下，人员素质难以满足新时期的档案管理要求，所建设的数据库难以满足使用要求，从而阻碍了档案资料共享以及信息化操作的实现。

3如何做好城建档案接收管理工作

在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案预验认可制和档案验收合格报送移交制。建设工程竣工验收后一定要进行工程档案专项验收，档案合格后，一定要对工程档案进行移交，验收并移交后，发放认可文件，才能进行备案许可，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归集不再虚弱，做到了应收尽收，将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展了归档渠道。城建档案接收管理的具体优化措施如下：

3.1强化城建档案服务方式的创新

开展城建档案管理的工作目的就是服从服务于城市建设事业的发展。要满足这一需求，就要积极转变传统被动的观念，对服务方式进行积极探索创新，提升主动服务意识，城建档案管理部门要明确服务目标，准确定位工作性质，对档案服务模式和服务体系进行大胆地改革与创新，将应用信息技术的档案资源数据开发利用，作为下一阶段城建档案管理工作的重点进行开发与拓展，从而使档案服务工作逐渐向多元化、社会化等方向转变。同时，还要不断加强档案管理者的介入、参与意识，要求其在工作中不仅了解人们对城建档案信息的需求，还能掌握当前社会的发展动态，从而开展更加具有针对性的城建档案服务工作。

3.2建设数字化档案信息数据库

在城建档案管理数字化建设过程中，要高度重视数据库的建设，这是提升城建档案管理信息化水平的关键，也是城建档案数字档案馆建设的基础内容。一是建设好城建档案信息资源数据库。通过减少数字化城建档案信息资源数据库，有利于提升数字化城建档案信息，主要包括检索型数据库与文件型数据库。就检索型数据库而言，对开发城建档案的范围、目录与网上检索方式进行介绍。而文件型数据库则载入所有档案文件，利用网络即可查询与利用。二是建设好电子文档管理系统。该系统的主要特征是网络化应用，采取了数字化的形式，这种软件应用系统可以实现对各类电子文档的录入、修改、查询、审批、签发及归档等操作。除了可以对数码摄像等方式形成的信息实现数字化转化，还可以加强对新形成数字文件的起草、审核、签发及归档等流转过程的管理，同时可以实时监控文件的管理和利用情况。

3.3要注重人才培养

人才培养是城建档案信息服务的根本。人才因素极为重要，适应信息化环境、提高信息化技能、增强信息化意识是每个档案工作者应具备的素质。城建档案工作者应努力学习、不断提高自身水平，使自己不仅具备过硬的专业知识，还要具有较强的计算机应用能力、网络应用能力、多媒体资料处理能力、信息管理和信息服务能力，还必须具有政治意识、法律意识、责任意识、安全意识、信息保密意识，才能更好地迎接信息社会对档案管理提出的新挑战。这就要求档案部门的领导要高度重视、解放思想，积极更新设备和管理手段，因为这是实现档案管理现代化的先决条件。为此，必须认真提高档案管理人员的素质，认真抓好档案管理人员在职培训和进修，鼓励档案管理人员参加档案现代化技能培训。此外，还要提高档案管理人员的知识结构整体水平，加强理论研讨。

综上所述，城建档案管理是一项严肃认真的技术管理工作，这项工作牵涉到方方面面，本文重点探讨了城建档案接收管理工作，提出了几点优化措施，希望对提升城建档案管理的工作质量和服务水平，积极为城市建设和我国经济社会发展做出积极贡献。

参考文献：

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[2]宋晓艳.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].城建档案，2016（08）：16-17.

[3]李怡坤.论如何做好城建档案接收工作[J].办公室业务，2016（12）：137.

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[2]游兰菊.电子文件对档案工作的影响及对策分析[J].北京档案，2011（5）.