新时期水文档案信息化管理探讨

新时期水文档案信息化管理探讨

王桂芳种园园

陕西省宝鸡水文水资源勘测局陕西宝鸡721006

摘要：随着社会发展，对水文资料的需求程度和准确、快捷性提出了更高要求。水文档案信息化做为国家信息化战略在水文档案领域的具体体现和水文档案事业发展的战略目标，势在必行。

关键词：水文档案；信息化；建设

引言

水文档案是水文各项业务工作的总结和结果，它包括了对水位、水情、水质、水温、流量、降水、蒸发和地下水位的专项观测与记录，以及在水文各项业务工作中涉及到的文字、报告及图表。水文档案真实记录了水文部门各项业务工作的历史和成果,融合信息和观测，依据水的变化规律加以研究勘测，将水文原始观测记录、水文资料整编成果、水文水资源调查评价与研究项目成果分类立卷归档，是国家科技档案的重要组成，也是新形势下水文建设发展的宝贵资源。

1水文档案实现信息化管理的必要性

1.1新时期水文事业发展需要水文档案信息化为其提供更多保障

当前，我国已进入中国特色社会主义新时代，经济和社会的发展对水文工作提出了更高要求，作为水文工作的基础，水文档案管理只有掌握最先进的管理方式，构建信息化的档案管理体系，才能提高水文档案的使用效率，才能为水文事

业的发展迅速无误地提供必要的档案资料。过去传统的水文档案管理形式和途径毫无疑问不能满足这一要求，只有采取纸质档案和电子档案并重的信息化管理手段，才能发挥档案的最大价值，从而为水文事业的快速发展提供更多保障。

1.2新时期水文档案特点决定档案管理必然走向信息化管理

1.2.1水文档案内容和方式更加丰富灵活

新时期信息技术的飞速发展给水文工作者的工作方式带来很多改变，与此同时，科技的快速发展带来的新技术和新成果不断在水文工作中推广和应用，都促使水文档案记录的内容和方式发生改变，档案记录的内容更加丰富，水文档案载体也逐渐多样化，记录方式也更加灵活。

1.2.2水文档案的需求更加广泛

水文档案担负着为水文事业和社会发展提供重要依据的功能。当前，公众对水文信息的需求与日俱增，通过网络平台发布水文信息已逐步成为政府部门推行政务公开的方式。而且及时让更多群众通过网络平台了解和参与水文工作，也会对水文事业的长足发展起到积极的作用。

2水文档案两种主要记录方式的特性分析

2.1原始性分析

档案的原始性是水文档案的重要前提和重要保障。纸质档案的原始性体现在纸质档案的真实性和唯一性。纸质档案难以伪造和篡改，是历史情况的客观真实记录，具有唯一性和独特的历史价值，是最令人信服的原始凭证。电子档案这种记录方式的格式和内容则不具有唯一性，档案的记录者可根据水文工作的要求在保存前进行选择，档案使用者在利用时也可根据工作需要和自己处理方式加入条件进行筛选和个性化的处理，但是，制度保障与信息大数据的发展不同步和网络的不稳定性也会给电子类文档的准确性和完整性带来不可避免的影响，由此造成档案使用者对电子档案原始性的怀疑。

2.2安全性分析

安全性是水文档案资料在保存过程中的根本要求。二者相对而言，纸质档案在保存的过程中的安全性更有保障，这是由纸质档案的本质属性决定的。纸质档案的记录内容和记录的规范性一般在水文工作开展前已经固化，即使年代久远，其安全性也不受影响。电子文件的形成则较为多变和灵活，也比较容易掺杂记录者的主观愿望，其安全性的提高必须要求所记录内容尽可能反映水文业务开展的全貌和原貌，并注意避免电子档案保存中常见的问题，做到前期形成完善，后期使用安全。

2.3共享性分析

纸质档案的形成方式决定了其共享的局限性。作为有形的信息载体，纸质档案只能在固定的场所和限定的时间内被特定的人群利用。电子档案则不同，它的存在方式是无形的，相同的信息可以不受时间和地点的限制，被不同需要的人群利用和共享。在当今共享经济的新时代，档案的共享价值正逐渐成为水文档案管理工作的评价指标。

3水文档案实现信息化管理的制约因素

3.1主观认识不到位

基层水文档案管理者对档案管理重要性的认识不到位，认为档案管理处于工作末端，管理方式不会对水文工作造成大的影响，因此造成资料收集滞后，信息传递缓慢，信息资源浪费，给水文事业的发展带来不利影响。

3.2客观因素制约

水文档案反映的是水文气象、水文地质等不同领域长期观测积累的水文变化和洪水旱情预报情况，具有时间性、系统性和连贯性强等特点。档案资料跨度时间和空间比较大，固化为纸质或电子档案的过程复杂。

3.3管理方式落后

在纸质档案长期占主导地位的时代背景下，基层的水文档案管理者已经习惯用传统的人工方式完成档案的收集、归档和查询，新时期很难适应信息化的管理程序；同时，电子档案在基层实践过程中存在的缺陷和困境，也是制约基层水文档案管理者不去主动适应信息化管理要求、在管理方式上主动寻求突破的重要因素。

4水文档案实现信息化管理的优点

4.1有利于提高水文档案管理成效

在水信息化技术在水文工作中的广泛应用的时代背景中，电子档案与日俱增，逐步占据水文档案管理的主导地位，大大降低了档案的生成和管理成本，也给水文档案的信息化管理提供了可能，提高了档案的管理成效。

4.2利于提高档案管理质量

信息化的管理方式让档案管理不再过多关注档案资料的实体，这可以让他们从繁杂的工作中解脱出来，从而有更多的精力投入到档案的运行和利用工作中，这些借助计算机特定程序均可准确完成，给档案管理工作质量的提高提供了帮助。

4.3有利于提高使用群体的范围

纸质档案存放的时空局限性，也注定了利用者的局限性，通常限于本单位职工，外部人员利用程序通常很繁琐。信息化管理方式，可以让取得授权的任何人，凭借网络技术就可以随时随地查阅到所需信息，扩大水文档案的使用范围，加快信息传递速度，提高档案使用效率。

5水文档案实现信息化管理的基本条件

5.1完善的制度是前提

通过制定和完善水文档案信息化管理法规和制度，让水文档案的信息化管理有可靠的法理依据，依法保障电子档案资料的来源可靠性和保存稳定性，更好地确立电子档案在工作中地位和价值实现途径，消除人们对电子档案的“信任危机”，做到依法治档。

5.2完备的技术是支撑

提供先进的技术手段，一方面运用人工输入、图片存储等数字化记录方式尽快完成历史纸质档案的数字化存储；另一方面将新生成的水文档案全部数字化，尽快完成水文档案管理的信息化，实现新时期公众对档案共享需求的对接。

5.3专业的人才是根本

水文档案信息化对档案管理者的水文专业知识和档案管理能力有了更高的要求，因此，建设高素质的档案队伍是实现水文档案工作的根本条件。新时期信息化的档案管理者只有在工作中不断树立新理念、熟悉新规定、丰富新知识，才能更好地适应档案管理信息化要求，才能尽快利用方便高效的计算机技术替代传统的人工操作，才能更好地促进水文档案管理的信息化，在新时代水文档案管理工作中展现新作为。

6结语

水文档案管理服务信息化，是新形势下水文工作长足发展的大方向和必经之路，要深刻认识到加强水文档案信息化对推动水文发展，服务社会民生的必要性、重要性和紧迫性。以党的十八大精神为指导，科学谋划、加强领导、完善制度、保障投入，实现水文档案管理服务信息化质的飞跃。

参考文献：

[1]王强.水文档案信息化建设的实施建议[J].办公室业务,2018(19):63.

[2]沈凯.新时期水文档案信息化管理探讨[J].河南水利与南水调,2018,47(07):91-92.