测绘项目档案管理实践与探索

测绘项目档案管理实践与探索

姜振伟李慧颖

承德市国土资源局河北省承德市067000

摘要：测绘档案是我国各级测绘主管部门和单位在进行地理信息的采集后进行测绘生产、科学研究、基本建设活动中形成的测绘记录，这些记录具有十分重要的保存价值的。测绘记录在经过一系列整理后按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来，从而形成的各种技术文件、技术标准、原始记录、计算资料、成果、成图、航空（卫星）照片、磁带、磁盘、图纸、图表等资料，是测绘活动真实的历史记录。本文旨在通过对如何加强测绘档案管理途径的研究，为加强测绘档案的管理工作建言献策。

关键词：测绘项目；档案管理；实践与探索

测绘项目档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘项目档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘项目档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘项目档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。随着科技的发展，测绘项目档案的形式也有了很大变化，从传统实物档案向机读电子档案方向发展，这就要求测绘项目档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘项目档案的管理工作，使其更好地为工程建设进行规划设计、为经济发展提供数据资料、为行政决策提供参考信息，更好地发挥测绘项目档案在国民经济建设中的作用。

1加强测绘档案管理的重要性

1.1为国民经济建设提供可靠的依据

我国国民经济建设的方方面面都涉及到对测绘地理信息的应用。不仅仅政府对城市进行规划需要进行测绘，包括水利兴修、交通规划甚至在石油勘探方面，地理信息的测绘都起着至关重要的作用。测绘档案能够为国家经济建设的规划提供更有保障的依据，因此，从对地理信息的论证到设计、实施、监测以及评估，每一个环节都对测绘档案的准确性提出十分严格的要求。因此，加强测绘档案的管理工作就显得更为重要。

1.2为见证历史的提供真凭实据，有效解决边境纠纷

测绘档案能够真实记录我们国家整个的发展历史，真实全面地记载了我国历史上的地理状况、边境情形、地形地貌。这些记录能够真实、直观地反应历史信息，如日本侵华时民国及日伪时期的地形，让炎黄子孙记住历史，从而承担起肩负民族荣辱的重任。测绘档案也是国家版图的记录形式之一，它的真实性、全面性、科学性能够为维护我国的国家主权提供最有力的证据，从而有效地解决别的国家出现边境纠纷，为纠纷提出权威而真实的证据。

2测绘项目档案管理的措施

2.1建立一套科学的档案管理制度

档案管理人员应该结合自身管理测绘档案的经验，互相交流，共同为怎样建立一套更好地档案管理制度出谋划策。同时，我国对于测绘档案管理工作其实已经制度了一系列的法律法规，比如《档案法》、《测绘科学技术档案管理规定》等，所以档案管理制度的制定还应该以我国关于档案管理的法律法规为依据，并结合自己部门的实际制定出一套具有实用价值的科学的测绘档案管理制度。对于制定出来的制度，测绘档案管理部门应该从上到下深刻落实，严格执行制度要求。值得一提的是，该制度的执行一定要符合实际，更要使其细化深入，方便可行。比如，该制度可以规定查阅条件，并且将不同级别，类型、材质的档案进行区分，建立专门的测绘项目，从而按照不同的要求和程序对需要的档案进行查找。只有建立一套更加健全的测绘档案管理制度，才能够防止档案的损坏、丢失和泄密，从而保证档案不被破坏，提高维护强度。

2.2加强对测绘档案原件的保管与保护

测绘项目档案种类繁多，形式各异，有初始档案、预售档案、转移档案等，要实行档案的规范化管理，就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设，档案存放的库房要设有专柜，做到查找方便、快捷。库房要经常通风，做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案的寿命。其次，应指定专人管理档案，档案管理人员应深入各科室，了解各科室业务，以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱接乱发，防止档案流失。

2.3实施立卷归档原则

一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

2.4基础测绘成果资料实行异地备份存放制度

基础测绘成果是测绘成果中的核心成果，是国家直接投资完成的重要资源，属于公共财政支持的范畴，大多属于国家秘密，直接关系国家安全。基础测绘成果异地备份存放，就是将基础测绘成果进行备份，并存放于不同地点，以保证基础测绘成果意外损毁后，可以迅速恢复基础测绘成果服务。异地存放的基础测绘成果资料，应与本地存放的测绘成果资料所采取的安全措施同一规格，要符合国家保密、消防及档案管理部门的有关规定和要求。

2.5采用数字化方式对测绘档案进行存储和管理

相比于不易保存的纸质材料，易储易存的电子数据管理具有传统管理方式不可比拟的优势。对测绘档案管理采用数字化、信息化的技术手段进行存储和管理，能够使测绘档案资料的管理更加全面、科学、高效。数字化存储具有储量大，容易保存和查询、保护档案不因时间久或人工查询管理不当而受损等优点。经过对测绘档案资料数字化、信息化工作的管理，能够使实务工作的开展更有条理，在很大程度上能够避免因为人工查阅档案造成的档案损坏。这样一来，测绘档案的管理水平就能够大幅度提高，从而大大提高测绘档案管理工作的效率。

3推进测绘档案服务信息化建设

大数据时代在不断改造传统产业的同时，对传统的档案管理模式也提出了挑战，数字档案馆建设将是可预见的未来。因此，通过采取“存量数字化”的思路大力推进传统载体档案数字化，“增量电子化”加强原生电子档案的归档和接收。通过不断推进测绘档案管理信息化建设，依托云计算、物联网等新技术智能化地管理多元化测绘档案资源，逐步改变测绘档案管理模式，逐步建成基于测绘档案信息资源、档案信息服务、档案信息安全保障的测绘管理信息服务平台，真正实现测绘档案管理自动化、服务网络化、决策智能化。

结束语：

随着科技的发展，测绘项目档案的管理也向前推进。建设数字化测绘资料档案馆是今后一个时期一项重要的基础性工作。数字档案馆的特征是：所有馆藏档案都具有模拟和数字化两种存储形式，从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理，实现网络化查询及多媒体服务。概括地说，包括档案原件全数字化和档案管理全信息化两部分。

参考文献：

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