档案管理之档案信息化建设

档案管理之档案信息化建设

郭婉媚

郭婉媚（珠海水务集团有限公司城区制水分公司，广东珠海519020）

摘要：档案作为社会一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息资源的信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，对档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要的意义。本文就档案管理工作现代化的要求，如何提高档案信息化建设水平、促进档案管理现代化做一阐述。

关键词：档案管理；信息化；现代化

1我国档案基础较差的原因分析

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范：没有目录号、一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范：有标题但不能反映主题内容或标题、缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象：比较严重如有按时间组的；也有按职能部门管辖权限组的；还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一：有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。

总之，综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

2档案管理工作现代化的要求

首先，档案工作者要着眼于信息化的飞速发展，积极采用现代化的信息手段，推进档案信息的数字化，适应时代要求，为群众服务。我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立，对档案工作者提出了新挑战。

二要着眼于全面建设小康社会，为档案事业发展提供的新空间，实现由以前的保管档案为主向积极开发档案信息资源、为社会提供研究利用为主的转变，推进档案开发利用的大众化。从档案的形成及其发挥的作用来看，档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性，社会性公益型档案就服务对象和服务范围而言立足于国家政权和全社会之上，在宏观范围内起作用。收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人，在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料，与经济收益有明显联系，是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料，是社会资源。将这两种属性的档案有机地结合起来，采取不同的方式、方法组织管理利用，就能在新经济时代发挥档案工作的优势。

三要着眼于社会主义市场经济体制的全面完善，实现由计划经济管理服务模式向市场化服务模式的转变，大力推进档案中介服务社会化，创新档案的新功能新作用，由单一的服务方式向多种服务方式转变。

四要加快档案信息化基础设施和应用系统建设。首先，建立和完善档案馆局域网，并提高各机关企事业单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。

五要提高档案队伍人才素质。首先，积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动，努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。其次，加强档案业务人员培训工作。档案部门要加强对档案人员进行档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进档案事业持续快速健康发展。

3提高档案信息化建设水平，促进档案管理现代化

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3．1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3．2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同-个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3．3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

3．4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词、进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

结束语

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案信息化建设赋于新世纪档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。因此，作为档案管理人员要树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，同时也要担当起建设信息化建设的历史重任。

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