ERP技术对企业物资管理系统的作用探讨

ERP技术对企业物资管理系统的作用探讨

杜磊1周忠奎2王慧迪3李燕伟4

1-4国网河南省电力公司许昌供电公司，河南许昌461000

摘要：随着信息化技术的不断发展，企业对于现代化物资管理手段与信息管理系统也有了不断变化的需求。物资管理业务的重点，在于确保公司物资供应的及时、准确，进一步降低物资的购、销、存成本，减少资金占用。ERP系统充分利用现代物流原理以及供应链一体化的管理思想，实现业务信息共享和精细化管理，进而提高企业的经济效益与核心竞争力。

关键词：现代物流，供应链，ERP，业务信息共享

1企业在物资管理中存在的问题

在ERP系统实施之前，企业多数使用单纯的物资管理系统对收、发、存业务进行管理，过多依赖于库管人员的个人能力和责任心，业务过程中使用手工单据和人工汇总报表，并没有系统的对物资的计划、采购、存货及后续业务进行整合。由于缺乏合理的计划编制，造成部分物资库存过剩，部分物资库存不足，严重影响生产。同时，库管人员的素质良莠不齐，物资验收、码放过程随意性较大，给后续的使用、发放带来不便。实际操作中往往出现到货很久的物资还没有进行质检入库，未经过质检的物资在领料过程中已经发出，从而出现单据缺失、账实不符的情况，在进行月度、季度库存盘点的时候占据了很大的工作量。如何降低物资的采购、存销成本，减少资金占用，完善整个供应链的服务体系，从而为企业发展提供更好的服务，对物资管理业务提出了更高的要求[1]。

2ERP系统的建设

2.1梳理业务需求完善内控制度

公司总部统一进行物资采购管理，由原本的分散式管理向集中式管理推进，建立起集团化供应链体系。在内部成立相应的管理组织，根据不同的业务需求，划分不同的业务流程进行处理，统一供应链主要体现在：采购管理、库存（仓储）管理、财务管理等方面。在集团内部实现公司总部统一采购与各下属单位自采相结合的管理模式，打通各单位间的信息通道，总部可对下属单位库存进行实时查询、调拨，实现内部物资的统一协调、统一处理，强化内部资源的共享与业务的协同。建立起完善的内控制度，要求以系统内单据为唯一的业务依据，无单据不得办理相关业务。总部完善管理，加强对库存、财务的监督，降低材料成本，提高集团运转的效率，实现集团的利润最大化[2]。

2.2统一编码促进模块化管理

ERP系统作为集团供应链管理平台，应满足一致性和完整性的要求。通过对现有各单位的物料编码进行重新筛选、整理，去除同样型号的重复编码，建立起一套应用于全集团的物料字典，由总部企管科统一进行维护，如有变动必须提交相应的审批流程，从而避免各单位随意新增、修改。系统以供应链业务为中心展开，通过对物资的需求计划、采购、入出库等业务，实现对物资管理的全程监管。系统依据不同的业务内容规划，共分为基础数据、采购管理、库存管理、存货核算、应付管理等模块。

2.3优化单据传递提高业务效率

系统采用推拉式单据设计，在上一步业务完成时，会自动生成下一步单据。各单位提报需求计划后，已有库存通过平衡利库功能，可以直接生成内部销售结算单，内部销售结算单审核时，会自动生成各单位的领料入库通知单。缺少的物资会自动生成采购计划，汇总的采购计划推送到电子商务平台进行招标采购。电子商务平台确定中标结果后，会自动同步到ERP系统中，生成相应供应商的采购协议，编制采购合同的时候可以自动参照采购协议的价格。通过这种推拉式单据管理，全部流程只需从源头生产单位提报的计划入手，以后单据全部是调单编制或者自动生成，不再需手工录入。避免了手工传递单据的繁琐，保证了数据传递的实时性和准确性，业务员可以流畅的办理各项业务，大大提高了业务流转的效率。

2.4深入利用数据多维度查询分析

信息化系统管理的内容，核心在于对数据的管理。良好的报表展示可以帮助管理层了解企业运行的真实情况，为经营决策提供有力的支撑。以往不同的部门出具报表时，归集口径不一，查询依据不同，往往最后出具的同一项指标数据也不一致，让人无所适从。ERP系统中可以根据业务和归集口径的需要，自定义物料分类，将物料编码绑定到不同的自定义属性，查询采购、销售信息时自动带出物资属性，从而实现不同的归集口径的需求。由于数据来源于同一个系统，采集速度很快，原来分级统计需要几个人共同或分别做的几项工作，而通过ERP系统一个人就可以快速、准确地通过查询的方式统计出来。ERP系统减少了人力上的浪费，避免了跨越多系统取数时容易出现的数据混乱现象，也为财务及战略部门提供了统计的便利。

2.5优化系统配置提高系统的稳定性

网络前端安装硬件防火墙，服务器安装正版杀毒软件，并进行相应的安全配置维护管理，根据实际情况及时进行安全策略调整，定期进行数据库系统的有关备份。采用两台小型机作为数据库服务器，通过双机热备软件组成双机系统，这样就可保证在任何一台数据库服务器发生宕机的情况下，仍能为ERP系统提供数据库服务，保证了系统的可用性。系统部署负载均衡，确保稳定性，保证大批量数据并发处理能力并能有效进行数据的查询统计检索。设置容灾中心和独立UPS电源，遇突然断电状况可满足所有服务器6h的用电需求，最大限度保障数据的安全[3]。

2.6加强人员培训

针对电力企业而言，企业职工作为促进企业稳定发展的动力，更是企业运营发展中不可缺少的一部分。因此，要想全面提升企业物资供应管理的时效性，需要增强管理人员的专业素养，全面开展物资管理培训工作，组织管理人员根据当前物资管理情况加以专业学习，给管理人员建设交互平台，确保管理方式的合理性，提升管理人员综合素养，保证电力企业物资供应管理顺利进行。除此之外，电力企业还要在夯实物资供应管理人员理论知识基础的同时，还要颁布一系列培养及激励对策，引导企业职工自主的参与到运营管理活动中，例如参与企业重大决策制定、目标规划、生产技术改革等活动中，提升人员对运营、生产流程的认识，让管理人员可以对电力企业形成较强的认知感及责任感，和企业发展目标相迎合，增强电力企业向心力。通过提升管理人员专业水平和综合素养，实现企业物资管理水平的提高，从而引导电力企业稳定发展。

2.7强化库存管理

在落实电力企业物资供应管理工作时，可以把供应链管理理念运用其中。基于供应链管理特性，电力企业需要注重集成化管理模式在企业物资管理中起到的作用。在此过程中，基础模型在于供应主体对电力企业物资订购库存实施统一管理和调配，形成完善的管理链接，在实际中，加大执行力度。电力企业物资供应管理主体还要加强对企业运营物资的考核，在合理范畴内组建专业的企业虚拟化内存体系，采用周期化管理模式，对物资库存进行管理，给电力企业运营发展提供充足的物资保障。

3结语

通过建立ERP系统，对物资的整个生命周期进行了完整的管控，从提报需求计划、招标、采购到最后的领料到使用单位，每个步骤都有管控，防止了无序采购，确保了正常生产所需的库存。整个集团“一套账”的模式，使各分公司间的数据实时共享，实现了公司内部的信息集成与管理信息化，企业员工业务效率大大提高，适应了经济与技术发展的趋势，提高了企业市场竞争力，公司将从中长期受益。

参考文献

[1]郭晓彗.煤矿物资管理信息化探讨[J].商场现代化，2010（4）：7.

[2]贾玉萍.ERP在企业物资管理部门的具体实施[J].科协论坛（下半月），2007（5）：68-69.

[3]吴洪波.面向供应链管理的内涵及ERP系统的实施[J].管理现代化，2000（2）：32-35.