电力企业公文精益管理的研究吴昊

电力企业公文精益管理的研究吴昊

吴昊

（国网安徽省电力公司阜阳供电公司安徽阜阳236017）

摘要：公文管理工作是电网企业的基础管理工作，在企业运营管理中负有上传下达的沟通纽带作用。强化公文管理工作质量有助于促进企业大系统运转效率的提升。本文论述了精益管理的基本概念及必要性，分析了办公室公文管理中存在的问题，并对其改善思路进行了探讨。

关键词：电力企业；公文；精益管理

引言

办公室工作由比较琐碎、繁杂的众多细节所组成，任何一个小的忽略或马虎，都可能导致问题出现。近年来，办公室公文管理水平得到显著提高，但也存在不精细的问题，需要不断改善工作思路，从而推进管理的规范化和精益化。因此，将精益化管理理念融入办公室公文管理中，实现办公室从粗放型管理向精益化管理的快速转变，才能不断提升办公室工作质量和服务效能。

1精益管理的基本概念

“精益”起源于精益生产，并在精益生产的基础上逐渐形成和发展，形成了一种以精益理论为核心和指导，应用系统化工具的管理模式——精益管理模式，精益管理是在精益生产理论基础上丰富和发展起来的管理理论。精益生产作为生产组织方式，将管理所关注的视角扩大到生产系统以外，是以客户需求为导向，将整个产品的价值流及相关辅助的活动纳入管理、关注的范围，以持续改进和精益求精为管理所追求的目标，以“人本思想”作为价值导向，从而形成企业特色文化，运用科学方法和前沿的管理技术管理各类资源的管理模式。

精益管理已逐步延伸到企业的各项管理业务中，由最初的具体业务管理方法，上升为战略管理理念。它能通过提高顾客满意度、降低成本、提高质量、加快流程速度和改善资本投入，使价值实现最大化。精益管理要求企业的各项活动都必须运用“精益思维”。“精益思维”的核心就是以最小资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供新产品和及时的服务。

2电力企业开展公文精益管理的必要性

近年来，我国相关部门对电网企业管理提出了新的要求，要求严抓公文管理工作，提高公文管理质量。在日常公文的评审过程中,经常发现很多问题,主要表现为:数字用法不标准、公文格式不正确,标点符号使用不当,引文及序次语不规范及文字表示不正确等现象,降低了公文的管理质量,影响公文管理的效果。为提高电力企业公文管理的水平,管理者能有效地应对和处理各种公文,公文管理方法需创新,改变过去被动的管理风格,开展主动式的精益管理,构建完善的公文精益管理体系,加强电力企业公文管理的水平。使精益管理充分发挥其在企业业务传输通信链路所显示的角色,以确保公文管理的质量,促进企业的各大系统的工作效率,切实展现出精益管理在电力企业公文管理中的重要作用,凸显公文工作价值观,加强企业内部控制管理水平。

3办公室公文管理存在的问题

3.1收文登记分类不清晰。收文是指及时接收外部送达单位机关或公司的公务文书,包括文件、信件、材料、电报等。办公室在收文登记问题分类不清晰,一般公文、涉密公文等不同类型的公文没有进行精细化分类,根据文件的优先级也没有分类登记,为办公室收文接下来的工作造成不便。

3.2公文流转效率低。公文流转是办公室的重要业务之一。现代化办公流程基本都已实现自动化,但实际操作过程中仍存在公文流通效率不高的现状,主要问题包括公文流转办理的时间长,没有处理好各部门之间的协调工作等,这些问题会导致公文流转不及时。

3.3公文归档交接不清晰。在公文归档中，归档公文与不需归档公文的区分不明确，导致工作效率降低。在公文归档的交接过程中，登记记录并不完善。在移交手续前，对公文的检查不到位，而且还缺少要交接的文件数量。

3.4公文传阅记录不完善。公文传阅是指由部门或公司文秘部门根据领导签署的传阅意见，及时向有关负责人和其他部门提供收到的公文资料等信息。办公室公文传阅记录存在不完善问题，公文传阅不完整记录会影响公文的行踪和传阅速度，导致公文积压或文件丢失等严重问题。

4办公室公文管理的改善思路

4.1健全制度，严密流程。精益管理应被转化为职责。文件运转过程中的各个环节彼此关联，具有很强的稳定性、确定性和反复适用性，需建立连续的工作程序及使其规范运行的规章制度，保证文件运转的规范性。为发挥公文应有效力，及时制定、适时修订并严格执行本单位公文管理的各项规章制度，确保本单位公文格式统一、严肃、整洁、大方，确保公文程序规范、内容完整、处理恰当。要建立“事前审核、事中跟踪、事后考核、季度通报”的公文质量管控机制，细化工作流程。强化主体责任，明确规定各部门起草的公司发文必须由部门主任负责审核，进一步督促各部门拟文时对公文内容和体例格式进行逐级审核、严把关口，共同提高发文质量。

4.2建立公文传阅登记表，对公文传阅实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失。办公室要严格按照流程对文件进行登记，采用传阅登记表，登记内容主要包括文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等信息，实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失，信息泄露等问题，并且在出现问题后能从公文传阅登记表上找到责任人。

4.3提高公文办理效率。公文自身具有较强的时效性，在进行公文文件管理时，要做好有效性和及时性，公文从起草到办毕的时间要控制在6天，由办公室人员对办文效率进行实时的监督和优化，并做好超时预警，提升公文的处理效率。减少公文办理所产生的麻痹思想，养成定时、定期办理公文的好习惯。1）严格执行公文办理沟通协商制，能有效避免公文的协同办公系统流程会出现不同部门意见的反复，对于公文在办理过程中出现的重大分歧及复杂问题，应采用电话沟通和当面沟通方式进行协商，提升办文效率。2）严格执行限时办结制，严格按照办理时限要求，将办理工作的时间控制在10个工作日内，要求办理部门要在15个工作日内回复行文。对于急件要按需办理，控制在3个工作日内。对于因客观条件无法在规定时间内答复的事项，由分管领导核准，主办部门出台初步办理意见。

4.4做好与档案管理员的公文交接登记手续。首先，要区分归档与不归档的案卷，应归档文件及时移交给档案管理员。其次，要将交接的文档目录复印成一式三份，移交部门与接收部门各一份，档案盒内保留一份，还要附有“移交备考表”，详细记录移交人、接收人、交接时间等各项信息。现代化的档案管理软件有利于提高档案管理效率，是当前办公室广泛应用的管理方式。一方面，公文交接时，交接双方要严格检查文件质量，另一方面，检查案卷内文件的数量，与移交目录内所列的数量是否吻和。最后，严格办理公文交接等手续，对符合要求的公文文件办理移交手续，移交目录双方各一份，在核对无误后双方签字登记。

结语

精益化管理是企业发展过程中的一项重要理念，它反应出了企业的文化。近年来，精益化管理被广泛应用于企业的生产经营管理中，精益生产管理有助于提升企业的经营发展效益；改进企业的各项生产制度；强化企业的经营管理效果；提升顾客的满意度；促进企业管理工作的创新。因此，将精益管理融入到电力企业公文管理中，是电力企业的必然发展趋势。同时，在开展公文精益管理实践过程中，要不断提升公文质量、公文办理效率及精简公文数量，展现出精益管理在企业运营管理中的上传下达沟通纽带作用，提升电力企业公文管理工作质量及经营业绩。

参考文献：

[1]郑拓巍.精益管理的基本概念[J].科技信息，2016.

[2]陈小峰.电力企业开展公文精益管理的必要性[J].经营管理者，2016.

[3]孔青.办公室公文管理的改善思路[J].电力出版社,2017.