关于档案信息化建设与档案管理的几点思考许克新

关于档案信息化建设与档案管理的几点思考许克新

许克新

黑龙江黑河市爱辉区妇幼保健院黑龙江黑河市164300

摘要：近些年来，随着我国经济的不断发展，信息化进程的不断加快，档案信息化建设得到了人们不同程度的重视，档案管理水平也得到了明显地提升。现阶段的档案信息化建设还存在有不少的问题，如何进一步完善能力、提升水平，就是目前需要解决的一个问题。本文就主要介绍了档案信息化建设与档案管理的一些措施，希望可以提供一些借鉴。

关键词：档案信息化建设；档案管理；档案工作；发展特点

引言

传统的档案管理是对纸质档案的管理，己经不能够适应如今社会发展的速度，利用信息技术对档案进行数字化管理才是适合当代社会的档案管理。企业档案管理信息化建设不仅提高了档案管理的效率，也为人事管理和生产项目的进行提供了很大的便捷

1档案信息化建设现存问题

1.1制度问题

从目前我国国情角度来看，大部分事业单位及企业单位尚未建立完善的管理制度且制度存在着一定的不足及弊端，档案信息化建设工作无法得到事业单位及企业单位的重视及关注，并且管理制度不完善问题无法彻底解决得到令人满意的结果。由此可见，切实解决事业单位及企业单位管理制度弊端问题是加快档案信息化建设进程的主要方法。同时，如何做好基层单位档案管理工作对相关单位未来规划产生有利影响，是相关单位在发展进程中所面临的主要挑战。此外，事业单位及企业单位各个部门与档案部门间存在着密切联系，而完善档案管理工作制度能充分发挥自身带头作用推动其他部门制度趋向健全。

1.2素质问题

俗语有云“人乃治国根本”，简而言之人才是保证信息化建设工作顺利开展的核心要素，是加快信息化建设进程的关键环节在社会主义市场经济蓬勃发展的大背景下，我国各个领域面临着不同程度的挑战及机遇，档案管理工作也不无例外，而档案信息化建设对档案管理人员综合素质及职业道德的要求更为严格。然而，从现阶段我国档案管理水平来看，传统案管理模式无法满足新形势下档案管理工作需求，部分档案管理人员受自身综合素质水平参差不齐的限制仅仅掌握纸质档案管理流程，管理理念落后、管理方法单一及管理效率低下等问题履待解决，无法快速掌握电子档案开发、利用及保存等操作方法。

1.3资金问题

我国档案信息化建设进程相对曲折深受技术人员素质水平及计算机软硬件设施条件等因素的制约，客观上影响档案管理工作效率。从现阶段我国档案信息化建设进程角度来看，部分资金投入于课题研究领域且对于档案信息化建设投入比例较低投入力度较弱，一旦电子产品更新换代速度过快则造成部分事业单位及企业单位基础设施过于落后。同时，部分事业单位及企业单位领导阶层素质参差不齐思想观念较为陈旧落后，错误认为信息化建设不需要扩大资金投入将所有资金投入于信息技术研发领域不愿意接受全新的信息技术及信息维护技术此外，基础设施后期维护及长期保养需要消耗大量资金，客观阻碍其建设进程。

2提升档案信息化建设与档案管理的有效措施

2.1电子文件档案管理的加强

近年来，随着我国科学技术的不断发展，网络信息技术广泛应用于我国各行各业当中。对于档案信息化建设而言，越来越多的档案信息通过网络传输的方式实现信息整理、数据查询以及档案管理等工作，不仅提升了档案工作的管理水平，提高档案信息的可靠性与科学性，还能进一步完善档案管理的工作流程，推动档案管理的发展。电子文件档案通过网络传输功能可以将企业内部重要信息整编、归纳以及管理，并建立与各个部门的电子往来系统，借助网络进行重要信息传递与管理，提升档案管理的工作效率同时，相关部门应不断强化电子文件管理工作，加强管理力度，从而提高电子文件的准确性与可靠性。

2.2完香档案信息化管理工作体系

完善档案信息化建设与档案管理最重要任务是完善档案信息化管理工作体系，对档案管理体系的完善，以及建立监管体系和评价体系，形成网状的管理体系，从多方面维护档案管理工作的科学进行。首先需要建立完善的档案管理制度，根据规章制度进行档案管理，做到有章可循，保障档案管理的效果。其次还需要创新管理方式，传统的档案管理方式己经不能跟上社会发展的速度，创新出适应现代化社会发展的档案管理方式至关重要，明确并统一档案管理的管理方式，根据档案管理工作的重点提供管理、组织信息，达到管理方式的科学化、规范化。再次档案信息化管理的监管体系需要引进移动监控设备，在计算机内设置浏览记录储存，一旦出现问题，可以做到有据可查和有针对的问责。最后档案管理信息化建设中建立绩效评价体系，记录员工日常工作表现，建立适合的激励机制，提高员工工作的积极性。

2.3建立网络档案

企业在建立档案时就做好网络档案的建立，这就为档案的信息化管理节省了很多的时间。建立网络档案首先需要建设档案网站，建立内部服务网站以及公共服务平台，充分发挥网站的优势，增加档案管理的服务功能。通过宣传网络档案，是网络档案成为档案管理信息服务的良好平台，实现档案信息合理高效地利用。其次，引进必要的硬件设备，做好档案信息化管理的硬件支持，硬件设备是实现网络档案资源共享的必备条件，对于保障档案管理的安全性具有重要作用。实现档案信息化管理需要进行档案信息的共享，推动信息共享进程需要加强数字化建设，在企业内部普及电脑的使用，培养数字化管理专业人员，保证档案管理人员对电脑的规范使用，从而达到档案管理的高工作效率另外实现档案信息资源的共享，对于我国经济建设也具有很重要的意义，也是我国信息化建设的基础服务。进行档案信息化建设还需要创新档案信息服务方式，建设档案的远程查阅管理功能，例如对于一些可以公开的档案信息，由有关部门到指定网站进行发布，对不同级别的档案信息，使用连接的方式进行处理信息，在档案管理网站内向注册用户提供远程服务。对于一些不能公开的档案信息，需要对档案使用者身份进行审核登记。

2.4增强档案管理人员的责任意识与服务意识

档案管理人员的工作能力与专业素养是档案信息化建设与发展的决定因素在实际工作过程中，不仅要增强档案管理人员的责任意识与服务意识，还要提高管理人员的专业技能与工作热情，为企业、职工提供更优质的服务。随着社会和科技的不断发展，新技术、新思路、新制度逐渐应用于档案管理工作当中，为了满足新时期企业发展的需求，提升档案管理的工作效率，相关企业应定期组织档案管理人员进行专业技能与基础知识培训，掌握现代化管理技术、引进先进的管理制度、拓展档案信息管理新模式。从而，在提高档案管理人员服务意识、管理能力的同时，强化档案管理的实用性与可行性，进一步推动档案信息化建设的不断发展。

结束语

综上所述，档案信息化管理需要从建设档案信息化管理工作体系、基础设备建设、信息技术及人员、网络档案、安全建设等多方面实施，通过融入先进的信息技术和网络技术，保障档案管理质量与效率的同时提高因此，企业应该更加关注档案管理部门硬件设备的提升，管理人员的培养，建立完善的档案管理规章制度和工作体系，实现档案管理的高效发展。

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