人事档案信息化管理探讨

人事档案信息化管理探讨

蒋毅

云南省保山市隆阳区住房和城乡建设局云南保山隆阳区678000

摘要：档案的规范化和信息化是人事档案管理的最终方向，档案管理是在高新技术以计算机管理为基础的可以较好的反映，是能够不断增强我国人事档案管理能力和工作绩效的重要抉择，特别是21世纪信息普及的大前提下，提高电子档案安全性和规范性更加必要。所以，这篇文章根据人事档案的信息化建设与管理研究讨论，同时给出了几点相关建议，为促进我国人事档案的规范化和信息化建设指明方向。

关键词：新时期；人事档案；信息化管理

前言

人事信息的重要传递方式就是通过档案，档案中有各种各样的讯息，以往的纸质档案所具有的功能以及更不上时代发展的步伐。所以，为了促进社会的发展，为实际生产提供必要的服务，要提高人事档案管理信息化水平就是大势所趋了，同时要采用配套的管理方案，推动我国人事档案管理信息化的发展步伐。

一、档案信息化建设对医院管理发挥的积极作用

档案信息化建设为人事档案管理工作赋予了新的意义，可以起到最佳的社会作用。要适应社会发展形势，企业就一定要不断进行人事档案信息化建设。在科学技术的逐渐更新发展下，计算机被应用的越来越广泛，推行计算技术的行业不断增多，如建筑业、教育行业、科研组织等。人事是一个综合性较强的领域，人力资源六大模块都有涉及等，对这些档案信息若是缺乏必要的规范管理，就会限制企业人事部门的正常运行。为了实现人事档案信息的规范化管理，可以利用新型计算机技术，能够在一定程度上提高人事信息管理质量和效率。

二、新时期人事档案信息化管理中的问题

2.1人事档案的标准化不够完善，有待提高

对于人事档案的全面信息化管理模式要想实现，就需要将人事档案的管理工作细致化、科学化以及规范化。但是我国的人事档案的信息化管理还处于一个刚刚起步的阶段，和规范的人事档案信息化管理还有着很长一段距离。因为我国的电子人事档案没有统一严格的标准化，导致本来同样的电子档案，复制到其他地方不是格式有问题就是内容存在差异，和预期的效果有较大的差别。因为没有统一的人事档案标准，导致人事档案的信息化管理上有很大的困难。

2.2人事档案信息网络的技术还有待提高

信息网络技术十分强大，使用起来能让很多事变得十分方便，如果将网络信息化技术科学合理的使用到人事档案的管理中来，将会给管理工作人员带来很多的便利，同时也能大大减少人事档案管理者的工作时间。但是现在的人事档案管理部门认为网络电子信息档案不够安全，信息容易泄露，基本上没有使用网络信息技术，还是十分传统的纸质、光盘、硬盘来保存档案，随着社会的发展，已经人事信息资料的使用量的加大，传统的保存方法以及不能满足使用者的需要，需要合理科学的利用网络技术来改变这一局面。

2.3人事档案的管理工作缺乏标准化规范化

人事档案管理工作的主要任务就是要让档案变得标准规范，但是现阶段很多的档案管理人员忽略了人事档案管理工作的本质。在电子网络信息化时代，不少发达先进一点的地方档案已经开始全面的电子档案管理，电子档案想要修改十分简单，对于电子信息档案的管理者来说，可以将自己需要的资料、数据、图纸以及相关信息资料进行分类、整合处理，从而变成自己所需的形式，汇总在一起这样无论是管理上还是预览查看都十分的方便。电子档案按照类别分类存放，创建一个文件夹，并注明资料的类别，在别人查阅还是管理者自己以后要添加相关信息十分方便快捷。

2.4人事档案管理者专业素质有待提高

现在很多的人事档案管理工作者服务意识较差，还缺乏相应的专业技能，在做档案资料收集整理工作有时方法不正确，内容不齐全，效率低，质量也比较差。在做档案管理工作时态度也不认真，造成不少档案信息出错。人事档案管理人员缺乏将网络信息技术和档案管理相结合的专业技术，导致档案管理工作效率低利用率低。没有专业的档案管理软件，档案管理的思想和手段都比较落后，总之人事档案管理工作者的专业技能和素质有待提高。

2.5信息档案安全性和保密性工作管理有待加强

信息档案虽然可以提高管理的效率，同时还可以在电脑将这些信息、看法以及意见添加进去，保存在电子档案中，十分方便。档案管理者还可以把档案中的一些公共信息资料制作一个链接，别人只需要在网上打开这个链接就可以预览，十分方便。电子档案，可以供很多人一起看，而传统的纸质档案就不行，还可以将一些需要预览电子档案资料的人员创建一个群主，将档案信息资料放在群文件中供大家预览查看。但是电子档案存在一个非常重大的隐患，就是电子档案信息的安全问题，电子档案的保密性如果做的不好，就容易引起信息泄露，给企业单位乃至个人带来巨大的损失。

三、新时期人事档案信息化管理的对策

1、加大资金投入力度，健全档案信息资源管理体系

在当前社会背景下，技术发展快速，生活品质的不断提高，人事档案管理不能沿用传统的纸质记载保存了，都从文字记录、图表绘制过渡到影音设备、光盘应用等，对于怎样存档、分类统计，一定要结合现代信息手段来强化管理。所以要强化对档案管理的资金支持。并且，相关机构要彼此配合，协作研发出一个针对性强的数据库应用，统一运作，省时省力，为现代化人事信息档案的管理工作提供必要基础。人事档案管理人员就按照要求准确的录入相关数据资料即可，要保证时效性和准确率。

2、实现档案管理的先进性

在信息快速发展的今天，很多的陈旧思想一定要加以改观，档案工作是一种规范性很强的工作，要遵循档案需求，明确现代化观念，秉承科学理念，推动档案管理的现代化发展。首先，档案管理人员要足够重视现代信息化的档案管理。在工作期间要从管理型过渡到服务型，以服务为基础，通过服务改进管理，通过管理实现服务。其次，确立质量观念和创新思想。档案管理人员在工作期间要按照要求对档案实施全程监控，落实好每个步骤，采取质量监管措施，减少误差出现。档案管理内容要符合科技的需要和信息化要求，就是逐渐改变管理形式和方法。

3、强化对档案管理人员的技能培训。

档案管理要求顺应时代发展，才可以开创档案管理新天地。要不断健全档案管理工作，强化档案管理人员的工作责任心，推进多方面的、多功能的培训策略，结合实际，有针对性的进行培训教育。培训方式能够由各种种类的不同，选择合适的培训形式，如集中、短期、座谈会等。运用形式各样的教学活动，提高员工热情，实现他们的现实需求，发挥最佳的教育培训成果，推动档案管理工作真正实现规范化、信息化和数字化。

4.加强电子信息档案信息系统安全化建设

一旦档案使用了网络信息技术，就要加强这一方面的档案安全管理工作，保证档案资料信息的准确性和保密性，加强档案库的防盗系统建设，防止黑客破解，来窃取相关资料从事非法活动，同时电子网络的系统要经常更新维护，加强电子档案的安全性管理。

四、结语

在社会的不断发展进步下，我国的人事管理体制也在逐渐健全，人事信息化档案管理建设也是很重要的。人事信息量大，怎样把握好这些信息，是直接关系到企业发展进程的，人事档案信息化建设的不断推行，为这些方面提供了必要的条件，有着积极的建设意义。信息化管理体系可以推广到各个人事行业中，并且研究人员还要深入研究和探索，发挥人事管理的最佳效益。

参考文献

[1]刘文军.人事档案信息化管理中的安全问题[J].晋中学院学报，2015（05）：119-121.

[2]王艳.关于人事档案信息化建设问题探析[J].民营科技，2014（01）：110.

[3]杨洁.新时期人事档案信息化管理问题初探[J].现代商业，2014（12）：127.

[4]张天龙.干部人事档案信息化管理的问题及措施研究[J].办公室业务，2016（19）：35.