探讨文书档案管理如何实现现代化管理

探讨文书档案管理如何实现现代化管理

段婷婷

中国建筑材料工业地质勘查中心云南总队云南省650118

摘要：文书档案现代化管理的探究。随着文书档案管理模式的现代化信息化发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，提高文书档案管理人员的综合素质，提升档案管理的质量和水平是现代化文书档案管理的重中之重。完善文书档案管理制度，不断创新，与时俱进，从而实现文书档案的科学化、规范化、现代化管理。

关键词：文书档案；现代化管理

引言

文书档案属于极为重要的档案资源，也是各种政务活动的核心构成元素。做好文书档案现代化管理工作，对于国家机关和各大社会组织而言，有着非常重大的意义。如今社会的发展速度越来越快，各式各样的档案数目也在不断增加，载体形式也随之日渐丰富。因此，必须采取现代化管理方法，对文书档案实施科学管理。

1文书档案管理实现现代化管理的重要性

社会发展到现阶段，文书档案管理工作实现现代化的管理方式，对很多领域都有重要的影响和作用。主要表现在传统的文书档案管理一般都使用单纯的纸质文件进行归档处理，总工作量比较大，包括对档案目录分类管理、装订案卷、抄写文件目录等，工作时间也相对较长，同时还由于组卷和拟写案卷标题等的人为因素容易给立卷质量带来偏差。所以文书档案实现现代化管理不仅可以降低档案管理人员的劳动强度，大大缩短工作时间，还可以直接利用计算机完成档案信息加工、著录项目，组成档案机读目录数据库，完成自动编制案卷目录、分类目录等繁琐工作，工作效率得到了显著提高。文书档案实现现代化管理还有助于提高档案检索的工作效率，增强档案的实际利用率。档案信息实现全面的数字化管理后，便可以通过简单的输入编辑工作随时调取自己所需要的数据信息，非常的高效快捷。文书档案的管理业务主要包括档案的统计、鉴定、借阅、催还及参考资料编研工作的，在这一过程中，相关管理人员要对档案的基本情况、档案借阅归还情况做定期或者不定期的记录与管理，以便发现超期档案进行督促归还的处理。文书档案管理实现现代化还能扩大档案资源共享的空间和领域，这是因为档案管理的现代化不但具有能够提供资料的随时存取和快捷服务的能力，还能进行不同单位和地区的信息互通，与国内外网络都可以相连。这就使得不同地区的不同用户可以享受到各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务，最大限度地实现了文书档案资源的共享，也有利于促进学术和信息的交流与互动，提高文书档案信息平台的利用率。

2文书档案现代化管理的现状分析

现阶段，由于受到传统档案管理方式和相关体制的束缚，文书档案的管理工作一直做得不够到位，也没有引进先进的技术手段。而我们一直在这方面努力着，积极采取科学的解决办法。为了要开发出支持文档一体化的电脑软件，相关部门近年来发布了档案软件管理功能的一些规定，这一举措带动了文书和档案一体化理念的发展，并展开了文书档案管理的革新工作，积累了一些经验。此后，国家档案局又颁发了新的《档案文件管理制度》，鼓励文档一体化管理程序真正投入使用。到目前为止，电子政务管理系统已基本实现了文书档案一体化管理，为新的管理体制和科学技术提供了发展的平台。此外，电子政务也得到了全方位施行，这在一定程度上也推动了文书档案一体化的进步。在文书与档案相融合的过程中，社会上出现了和信息技术相关的电子文档使用周期论，打破了文件向档案单方面转换的局限，并使电子文档的统一化管理延展到文件规划与设计环节中。而文件持续体格式也被引入国内，变成了信息化大背景下实现一体化管理的强大支撑力量。这种模式包括了文件形成、系统设计、档案存储以及运用管理的全部流程，重点突出管理过程的持续性及统一性，鼓励各个机关部门展开沟通合作，既保持密切联系的状态，又要互相隔离。该模式更为系统、直观地体现出了文书档案管理工作的全部流程，处理了在管理过程中可能遇到的种种问题，如文件跳跃、回流等，从而为实现文书档案科学管理提供了崭新思路。

3强化文书档案现代化管理的有效方法

3.1加强各级领导和工作人员的档案管理现代化的认识

要从领导做起强化档案信息的现代化管理的认识，只有领导的档案管理的现代化意识增强了，才能引领和带动下面的工作人员积极对现代化的信息技术加以管理和应用，要积极利用现代化的档案管理的信息技术突破传统档案管理方式的局限性，实现对文书档案的有效管理。

3.2完善档案管理的基础业务

档案基础业务质量的高度直接影响着档案管理的现代化进程，所以，要做好档案的收集、整理、利用与保管等工作，使之走向标准化和现代化，不断适应档案管理的要求。在推行档案管理的现代化过程中，要注意循序渐进，要依据不同地方，不同单位的实际情况，有步骤、有计划、有方法地尽全力实现对档案现代化管理，要适时地选择适合档案管理的最佳的现代化方法与途径，减少物资与人力或者物力以及财力方面的浪费。

3.3采用现代化管理技术手段

文书档案现代化管理工作必须要以先进技术设备为支撑。在文书档案管理过程中引进先进的技术设备，可以极大地提升管理工作的效率。从目前的情况看，一个档案管理部门是否达到现代化文书档案管理的基本标准，就要看其是否采用了先进的技术设备。文书档案管理中运用计算机、光盘、缩微等多种载体，以兼容并蓄的方法，并将文书档案全盘扫描并存储起来，可以完成文件级乃至案卷级的多层次信息储存与检索，从而可以延长文书档案的使用期限，在缩短工作时间的同时可以节省人力、物力和工作时间。

3.4加大档案室的信息化的资金投入

事业单位档案室的信息化建设需要大量的资金投入，在资金投入的基础上增加档案管理设备，完善档案管理网络的建设，运用配套的档案管理软件，对档案实行信息化管理。资金是建设信息化档案室的重点，需要人员的培训、设备的购入、软件的使用，还要引进一些信息技术专业人才辅助档案室的信息化建设。前期虽然有大量的资金投入，但是为了事业单位的长远考虑这些投入都是十分必要的，提高档案管理的工作效率，同时节约档案管理的各项资源，减少管理人员繁杂的工作量。

3.5引进先进的档案管理设备

计算机信息化技术在我国的传播的时间比较短，应用于档案管理也是近几年才开始广泛实行的，相应的档案管理软件就十分的缺乏，事业单位需要与自己情况相配套的档案管理软件，来支持档案管理的信息化建设。档案管理的设备落后必然会制约档案管理的标准化，所以事业单位的档案管理工作需要先进的设备作为后盾，支持档案管理的科学化。电子档案的使用是我国档案管理的一个新的起点，事业单位的档案管理需要利用电子档案先进的档案技术，提高档案室的管理水平，利用电子档案的各种有利方面，减少日常档案管理繁琐的工作程序，同时能够极大的节约资源，完整的保存重要的档案资料。

结束语

文书档案的管理是一项精细有专业性比较强的工作，在现代化信息技术的辅助下，已经达到了先进的管理水平，信息技术管理人员要不断加强自身的建设，提高自身素质，不断加快自身的知识体系的更新，实行对文书档案的信息化的有效管理，要积极适应不断更新的现代化信息技术，在一个更高的层面上加强对信息现代化的管理，实现文书档案对人民群众的有效应用，实现对人们的服务，这样才能实现对文书档案现代化管理的意义。

参考文献：

[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务，2012（1）：16+18.

[2]陈佳强.探讨文书档案管理如何实现现代化管理[J].办公室业务，2012（14）：100+98.

[3]李冬梅.文书档案现代化管理工作之我见[J].黑龙江档案，2012（4）：114.