论城建档案的开发与利用

论城建档案的开发与利用

董庆龙马丹丹

（1身份证：4111221987****0553；2身份证：4104231987****804x）

摘要：城市建设档案作为城市建设中的宏观和微观地真实记录，是城市建设信息源，有着十分重要地作用。在当前，城市建设还处在飞速发展地关头，开发、利用城市建设档案能够更好的为城市建设提供出服务，是城市档案建设工作人员急迫和重要地使命。基于此，下面就对城市档案开发和利用进行分析，以供借鉴。

关键词：城建档案；开发利用；有效渠道；长效机制

1城建档案开发和利用的前提

1.1丰富的馆藏的数量

城建档案不仅包含了城市规划、建设、管理等城市基本要素,而且还涉及城市文化、历史、考古等学科内容。因此丰富城建档案的馆藏数量可以使今人和后代透过这些档案窥见城市变迁、兴衰、演化以及人们生活进化的历史脉络,为创建文明城市提供底蕴深厚的文化渊源。丰富的馆藏能为城建档案开发和利用提供有效物质基础。针对档案利用呈现多元化的趋势,要注重工民用建筑、城市管理、园林绿化等方面档案的收集,不断扩大馆藏范围。

1.2丰富的馆藏内容和结构

针对档案利用内容呈多样性方向发展的趋势,注重城市规划、环境保护、工程管理、物业管理等方面档案的收集，调整馆藏结构。针对档案利用者的不同特殊需求,档案馆要从扩大社会影响,便于利用工作深入提高的原则出发,不断加大档案收集力度,尽可能地增加馆藏量,合理调整馆藏结构，以满足社会各界对城建档案利用的需求。

1.3较高的馆藏质量

馆藏质量的优劣对档案利用的有效程度和利用率的提高有直接的影响。城建档案资料必须齐全、规范、准确、真实、系统,档案工作者必须在档案收集、整理过程中,严格把好质量关。

2拓展开发利用城建档案的有效渠道

2.1加快信息化建设进程,拓展档案信息开发利用渠道。以数字化、网络化、信息化、技术综合化为特点的现代计算机互联网出现,使传播信息、共享城建信息资源成为现实,为拓展开发利用城建档案开辟新的渠道。使用简便、适当的档案业务操作系统软件,应用于实际档案管理中,将档案接收、整理、著录、查询、借阅、统计、等档案管理的全过程纳人计算机管理;建立城建档案信息中心,实现与建设、规划、管理、土地等部门以及一些较大的勘察、设计、建设、施工企业的计算机联网,实现信息资源共享、互通有无,提高档案的利用率。通过互联网实现现代化管理,跨越了时空的制约,各类城建信息汇集到馆内,经过整理、归档、编研等运作,准确、便捷地向市民提供各有所需的城建服务,将丰富的馆藏档案转为现实文化力,推动了城建档案事业不断发展。另外,还可根据社会各界对档案需求的状况,制定出当前需要重点收集、补充的档案,以便档案信息资源的优化和有效利用,加快数字化档案馆的建设。

2.2加大宣传力度,扩大城建档案认识群和需求群。充分利用各种形式或渠道，加大城建档案的工作宣传力度，包括性质、方法、程序、意义等，传播城建档案知识,宣传档案利用效果，扩大社会影响。比如开展专题展览。以针对性和适用性强为原则,将城建档案与社会文化生活拉近距离为目的，举办城市规划展,展示城市现在与未来总体规划、产业布局规划、新区建设规划、旧城改建规划、基础设施建设规划等,既能挖掘市民了解规划、参与规划、执行规划的心声，又能集思广益，通过提高规划的透明度和前瞻性,提高城市规划的水平，可谓一举两得。也可以通过举办学习班、培训班等形式,培训一批产生城建档案原始材料的建设单位、施工单位、房地产开发公司、安居工程指挥部、旧城改建指挥部等档案管理人员，传授城建档案收集、管理、利用知识,推动城建档案工作的普及。通过培训,提高有关人员对城建档案重要性的认识,加深他们对土建工程材料归档原则和要求的理解。这些宣传培训活动使社会各界更深入的认识城建档案的重要性，从而更加关心、支持城建城档案事业的发展。

3建立和完善城建档案的利用长效机制

必须对档案的利用、反馈、统计、分析、制定改进措施等一系列工作环节进行细分。有针对性地制定出改进的措施,指导档案的利用工作,由利用-分析-改进-再利用这一循环往复过程,不断推动档案利用工作的良性发展。要加大对档案需求发展趋势的分析研究。对历年来的档案利用情况进行分析,以档案利用高潮和低潮的规律,查找出利用猛增或减少的原因指导档案利用工作。注意和了解国家的有关方针政策及发展动向，结合本地政府的政策和工作重点,研究分析出城建档案工作的发展趋势,及时制定出适应未来长期发展的工作计划。注意搜集经济发展、城市规划、环境保护等有关方面的材料、文件,结合对档案利用情况的分析,制定出档案近期和中期的工作重点。只有通过建立和健全城建档案利用的长效机制,才能确保档案利用工作的持续、健康发展。

4加强城市建设档案管理与服务

4.1不断提高业务素质,适应档案利用的要求。

档案人员要适应新形势的要求,提高自身业务索质,不断学习有关法律法规和业务理论知识,熟悉有关标准规范制度,熟练掌握档案业务流程。同时,还要不断积累和掌握相关学科的专业知识,拓宽知识面,提高业务水平,把档案专业管理知识与相关学科的专业知识有机地结合起来,对档案材料进行横向和纵向加工开发,将沉淀在档案里有价值的信息,搜集、整理出来,以方便社会对档案的利用,达到有效利用的目的。

4.2不断提高管理服务质量,为利用者提供优质服务。

首先，服务观念上,注重社会效益和经济效益协调发展,要变过去主要对建设规划部门服务为对全社会服务,增强城建档案为社会服务的效益。同时通过档案的开发利用为社会创造经济效益。服务态度上,变消极服务为积极服务,档案部门要改变消极的行业风气和工作作风,努力为档案利用者提供热情、周到、细致的优质服务,让社会满意。

其次，服务程序上,变繁琐为简便,档案工作者在现有条件下,要多为利用者着想,致力于简化各种繁琐手续,努力寻求科学有效的工作方法,编制各种简便、有效的检索工具,方便利用者。

最后，服务措施上变被动为主动。要改变以往“守株待兔”式的被动服务措施,变“等门服务”为“登门服务”，主动服务、超前服务，使过去基本处于封闭状态的城建档案,向全社会开放采取上门服务、电话服务、电脑服务、现场服务等灵活多样的措施，拓宽档案利用渠道，为利用者提供多方位的优质服务。

5创建有利于城建档案工作的良好环境

良好的城建环境是城建档案工作健康发展的重要保证。一是，内部环境的建设。内部工作人员要在档案管理意识、观念、方式方法上更新观念、创新管理，增强档案管理人员的现代化意识，强化现代化知识与技术，提高整体素质和管理水平。二是，在外部环境建设上，要营造讲信誉、守信用的氛围与环境，只有这样才能严格执行城建档案的有关规定，重视城建档案的形成、收集、编制、开发利用的每一个环节，城建档案的依据性、凭证性和参考性作用才能有效发挥，满足现实使用需要。

结束语：

总之，综上分析，城建档案的开发与利用工作不但有助于促进城市现代化建设的发展，对生产力的发展也有着一定的促进作用。因此，充分开发利用城建档案的内在潜力，使之能更好的为国家和人民创造价值，是城建档案工作部门在新时代的新要求。

参考文献

[1]王朔，浅议如何提高城建档案工作水平[J]，档案天地，2011（10）

[2]黄锐灵，对城建档案潜在价值的思考[J]，中华建设，2011（8）