浅谈项目制生产企业的集中采购实施方法

浅谈项目制生产企业的集中采购实施方法

李红彪

中铁工程装备集团有限公司河南省郑州市450000

摘要：项目制生产企业中物资和服务的需求多种多样，本文通过对整个过程的分析，提供一种切实可行的集中采购实施方法。

关键词：项目制、集中采购。

1引言

在大多数制造业企业中，都存在着项目管理，分为如下两种：第一，为支持新品开发或者解决特定问题或者重大项目建设，从各部门抽调人员，成立临时的项目组，针对新产品开发或者解决问题进行工作，当新产品开发完成或者问题解决后，项目组解散，项目几乎没有重复性；第二，在制造业，大型设备的开发、生产制造，一般是以项目制进行，针对每一台或者每几台类似设备，成立项目组，当设备制造完成交付客户以后，项目组解散或者项目组成员直接进入下一个项目组工作，项目内容存在重复部分，同时每个项目又各有自己的特点，我们一般称这种模式为项目制生产，以区别于大批量生产。

为了降低生产成本，每个公司都倾向于进行对物资和服务进行集中采购，以量换价，不仅从价格上形成竞争优势，同时也能得到供应商最大力度的支持和最好的服务。而在项目制生产企业中，每台设备的技术特征都有不同，每个客户的需求也各有不同，很难像大批量生产模式那样对所需物资或者服务进行集中采购。

对于集中采购来说，第一种项目管理容易组织，由于项目重复性差，只需要将单个项目的物资和成本进行集中，与供应商进行谈判，就可以获得较好的供应服务。第二种模式，企业的生产模式就是项目制生产，企业的每台产品都是一个项目，项目与项目之前存在着相同的物资和服务，也存在着客户的不同需求，项目制生产如何有效的进行集中采购是本文要重点解决的问题。

2集中采购概述

集中采购是指政府采购中将集中采购目录内的货物、工程、服务集中进行采购，集中采购包括集中采购机构采购和部门集中采购。具体到企业层级的操作，集中采购是指将企业需要的物资、工程、服务集中进行采购，包括集中采购机构采购和部门集中采购。

从上面的定义可以得出，对企业来说，集中采购就是将企业一定时间内需求的物资、工程、服务进行集中采购，主要分为如下几个步骤：第一步是如何制作一份企业在一定时间内需求的物资、工程、服务清单，清单内容包括需求的物资、工程、服务的数量、技术要求以及比较准确的需求时间。第二步是根据上述清单，按照相关制度的规定通过招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定供方和供应产品的价格等商务条款。第三步是根据第二步的结果签订商务合同或者框架合同。第四步是根据商务合同或者框架合同进行供货、提供服务以及后续的资金支付。本文通过对上述四个步骤进行分析，来解决项目制生产企业集中采购中的难题。

3集中采购从预测开始

对于项目制生产的企业，由于客户需求多种多样，无法按照一种或者几种型号物资或者服务进行简单叠加得到预测。要想得到一份比较准确的物资服务需求清单，只能从市场预测开始，主要包括两方面内容，第一是对所处行业整体供需情况的把控，第二是对具体项目的跟踪信息及投标信息。

对所处行业整体供需情况的把控，需要预测人员掌握行业整体生产情况和需求情况，比如隧道掘进机行业，预测人员需要了解行业全球产能及需求情况，同时对各个地区国家的政策要有一定的了解，能够预测出未来一段时间内行业的整体发展趋势是继续稳定的增长还是保持目前的状态不变，或者是进入整体下滑阶段，这个步骤更接近于定性预测[2]。

第二是需要将业务部门目前在跟进的投标项目按照把握进行整理，列出未来有可能中标的项目需求并分级控制。项目需求必须由业务部门根据实际情况梳理，而不能根据历史订单进行预测，这个步骤接近于定量预测[2]。

把业务部门的需求进行整理可以初步得到一份预测清单，但是这份预测清单是不能直接使用的。这份预测清单必须通过科学手段进行分析和修正后才能进行下一步的工作，主要有以下两种手段：

第一.需要将预测清单的型号和数量与行业发展趋势进行匹配。在整理实际的预测清单时，很容易“只见树木，不见森林”，导致预测清单与实际需求有很大的差别，所以在初步预测清单完成时，需要按照行业发展趋势进行修正。比如，在进行实际预测时候有很多项目还没有落地，预测清单就会缺失，导致与行业发展趋势不匹配，此时需要根据行业的发展趋势进行修正，即定量预测需要根据定性预测进行修正[2]。

第二．根据历史数据进行对比，上文所述，如果整个行业已经进入一个比较平稳的发展阶段，基本上每年的订单数量会比较稳定，如果预测清单数量较多或者较少，都需要根据历史数据进行修正。

总体来说，就是由数据开始，由判断结束[1]。比如某隧道掘进机企业2019年度市场预测如下表：

对于项目制生产的企业，实施集中采购的基础就是准确的预测，如果预测不准确，会导致和供方谈判后无法按照计划执行，对于后续的采购谈判都将产生不利影响。

4标准化-项目制生产必须要解决的矛盾

有了准确的预测清单，如果每个项目完全不同，也无法进行集中采购。

项目制生产的特点是客户的需求不同，且必须得到满足，这本身就是和标准化相矛盾的。需求不同即需要企业提供差异化的解决方案，差异化的解决方案正式某些企业的核心竞争力[3]，通过差异化来培养市场竞争力量，所以必须正视差异化，在满足差异化的前提条件下进行标准化。

项目制生产的另一个特点为这个矛盾提供了解决方案，一般实行项目制生产的产品都比较复杂，单台产值很高，由很多子系统组成，具备多种功能，这就为标准化提供了可能。

比如大型立式车床，虽然每台设备的最大切削直径不同，横梁和立柱的尺寸不同，但是其他配件比如油泵、电机却可以在一定切削直径范围内做到标准化。

项目制生产只有通过对产品子系统进行技术分析，通过子系统的标准化来达到型号统一，同时也通过对产品子系统的技术分析，找到客户需求变化点的技术特征，通过有限个标准配件的组合叠加来满足不同客户的需求，或者设计能力能够覆盖更多需求的配件来达到标准化。

比如地铁用盾构机，最大的不同是地质条件不同，导致所需要的刀盘驱动功率不同，可以通过研究分析，设计通用盾构驱动系统平台，通过增减主驱动数量来匹配不同的功率需求，对于不需要大功率的地层，少装1-2组驱动；对于需要大功率的地层，多安装1-2组驱动，从而使整个驱动部件标准化。

标准化是项目制生产企业进行集中采购的基础，没有相对标准化的设计，无法进行集中采购。

5需求清单的制作和分析

根据预测清单，加上相对标准的配置清单，同时结合产品的生产周期，业务人员可以制作详细的需求清单。

对于需求清单，必须结合相关专业知识进行分析，对需求清单进行分门别类，按照物资或者服务的种类进行商务谈判。比如，某大型桩工机械制造公司年度预测需求清单如下：

需求清单是进行集中采购的依据，制作需求清单必须结合专业知识进行分析，把同类型的物资或者服务进行集中，只有有了集中的物资或者服务清单，才能进行集中采购。

对于物资的需求时间，是需求清单制作中的又一个难点。因为大部分物资如果一次生产10件和生产1件的成本是不同的，因此必须结合企业的实际生产情况确定合理的交货批量。

6商务谈判及执行

根据第5节的配置清单，参考有关法律法规对各项物资及服务进行招标、竞争性谈判、询价等采购方式进行供方选择和确定关键商务条款。

经过预测分析及数量的集中，采购数量比较客观，这样与供方谈判时就可以争取最好的服务和更好的价格及交货期。

执行阶段的难点是由于配置清单毕竟是通过预测来的，而不是实际的生产计划，难免会出现偏差，如何控制偏差并避免产生不必要的库存是执行过程中的难点。有些企业在谈判阶段，业务人员会过分夸大预测，而供应商则根据夸大的预测来备货，导致产生很多不必要的库存。要避免整个问题，第一是预测要力求准确，不夸大也不保守；第二是与供方签订商务合同或者框架协议时提出合适的供应方法，比如最小安全库存法，供应商备货保留最小安全库存，当安全库存使用后再进行生产。

7总结

纵观整个集中采购的过程，可以看出，项目制生产集中采购的难点是预测和需求清单的编制，预测除了需要对市场的把握之外，还需要用科学的方法进行分析；编制需求清单之前要建立好标准化，分析出客户需求变化点的技术特征。

参考文献：

[1]刘宝红、赵玲供应链的三道防线：需求预测、库存计划、供应链执行机械工业出版社2018：13-34.

[2]JayHeizer、BarryRenderOperationsManagement（Eightedition）中国人民大学出版社2006：128-129.

[3]哈尔.R.范里安微观经济学：现代观点（第六版）上海人民出版社2006：372-373.