浅谈建设企业合同管理存在的问题及对策

浅谈建设企业合同管理存在的问题及对策

董丛张晶晶杨圆

中国城市建设研究院有限公司北京100120

摘要：本文阐述了建设企业合同管理目前存在的突出问题，为了提高合同管理水平，针对合同起草需要注意的法律事项、合同签订制度及档案管理等方面的存在问题，提出了相应对策。

关键词：建设企业；合同；管理；问题；对策

随着企业签订合同数量逐年递增，合同风险不断增加。据统计，全国每年签订合同约60亿份，全国法院受理合同纠份89.4万件，合同纠份涉案金额1497.3亿元。而在建设企业生产经营活动当中，合同的管理更是重要环节，需要重点关注。

1建设企业合同管理

建设企业合同管理，是指依据法律法规，从合同的草拟、谈判、签订、履行、解释、变更、解除、转让、终止、索赔以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。具有涉及面广、综合性强等特点。

其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制、归档是合同管理的手段；合同管理的全过程需要法务部门的介入。

建设企业通过实行对合同的全过程的、系统性的、动态性的管理，以实现对工程质量、投资、回报和进度的目标管理，依法维护合同各方当事人的合法权益。

加强合同管理，有利于合同的合规履行，有利于企业获得良好的经济效益和发展前景。

2建设企业合同管理存在的突出问题

目前，建设企业合同管理中存在诸如合同起草人对合同有关法律条款的理解不清、部门合同台帐不全、本部门无专人管理等一些突出问题，需要对这些问题给予高度重视。

2.1合同条款中存在的问题

（1）合同必备条款的问题

此类问题主要包括：资质审查，营业执照和资质证书是否在有效期内，资质证书是否符合签约条件；合同签订主体及用章真实性；质量、结算、付款、履约期限等条款是否合理、合法，并约定明确。

有些合同中关于付款的条款往往没有约定清楚，表现为“付款时间和提交资料时间不对应”，“提交全部资料之后再付款”，“等待财政审批与政府批文对应”，“尾款与审计结论对应”等情况。

关于定金条款的不合理情况：有些合同中未对定金支付进行约定，但却约定了定金的赔偿条款；或是定金约定金额不符合法律规定（不超过合同额的20%）；定金超出部分未约定为预付款等情况。

质量条款是合同中最容易忽视的条款，合同审查时经常会出现：“分包人应当积极配合设计人及发包人对提交成果或服务的质量进行审核。提交成果或服务不符合设计人（或发包人）的要求，设计人仍然应当付款”，“设计承包人对设计分包人没有其余的技术要求”等，此类条款对工程验收方式和要求填写不明确。

（2）合同条款表述的问题

合同条款如果表述得含糊不清，模棱两可，会导致执行过程中，争议纷纷，扯皮不断。例如：

案例一：合同中只明确港商可以“每天拉一车，时间一个月”。由于没有明确提货车的“车号或型号”，结果对方拉货的车越来越大，我方明知吃亏，却也无可奈何。

案例二：某化肥厂从日本引进一套化肥设备，合同中规定“某管线采用不锈钢材料”，但没有具体指明管线是否包括阀门、弯管、接头等。结果，日商认为管线只指“管子”，我方则认为包括“其它配件”，由于合同没能具体写明，我方只能干吃闷亏。

以上案例中反应的突出问题在于：对合同条款进行审查时，对歧义及误解文字没有进行标注，对违约条款等也未进行注解。

（3）合同基本信息缺失

有些合同在签订时存在信息缺失的问题，如：当事人名称、法定代表人姓名、公司住址、合同签订时间等合同签订处基本信息缺失；合同涉及内容、范围填写不明确。因此在合同存在争议和诉讼时就很难争取到我方权益。

（4）合同条款中的其他问题

合同管理人员在对合同条款进行审验时必须做到细致、严谨、严密，并关注以下内容：①合同引用的法规或技术规范是否为最新版本；②合同中是否存在权利义务重叠而引起的条款间冲突或歧义；③合同中是否清晰约定各方的收付款条款和各方的权利、义务及违约责任；④是否需委托其他同行承接部分业务；⑤知识产权归属，设计方可以以侵犯其知识产权为由对发包人或承接人主张权利等内容；⑥是否约定了承接方禁止性义务规定，设计方承担连带责任等。

2.2前期调查准备工作不充分

案例一：合同中的对方签约人不是该公司的法人代表、董事长或总经理，且我方未要求对方签约人提交该公司开具的正式书面授权证明（如授权书、委托书等）。

案例二：由于“分公司”不是独立法人，无法单独负担法律责任，仍然需由该公司的母公司负担法律责任，签约人是“分公司”，且我方未要求对方签约人提交母公司开具的正式书面授权证明（如授权书、委托书等），也未要求对方在合同上加盖母公司的“合同专用章”或“公章”。

以上案例中突出问题表现为：在签订合同之前，对合同签订对象的履约能力、资格等情况缺乏细致调查。在执行过程中，一旦出现合同纠纷，会由于合同的违约赔偿条件不合理、争议解决的方式和途径对己方不利；②合同变更方式、确认程序、审核程序不完善；③合同提前终止、解除条件、确认和后续处理程序不完备。最终给企业造成难以挽回的经济损失。

2.3业务部门对合同管理缺乏必要重视

此类问题反应为：①业务部门领导合同法律意识淡薄，对合同管理缺乏必要重视，在签订合同过程中不审查合同条款就上报签订的现象众多；②事后补签合同的现象屡见不鲜；③合同管理缺乏切实可行的监督约束机制，不利于合同的履行，从而影响了企业经营效率及企业效益。

建设企业的很多领导，他们并没有意识到，由于合同执行方面的不合理或与合同规定条款有出入等问题，会给企业生产经营带来严重损害。

2.4合同档案收集有难度

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。

合同档案收集难是一个普遍现象。每份合同从起草、审核、审批签订直至履行完毕都要经历诸多流转环节；从合同成立看，合同送交所有责任方签订完毕后方才生效，签订过程流程多、周期长。因受法律因素，财务需求的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，很多合同不能做到及时归档。

3加强经营合同管理的对策

在企业经营活动当中，合同的签订与履行是合同管理人员重要的工作之一。因此，企业如何才能够加强合同管理，促进企业的可持续性发展，就成为摆在企业管理人员面前的一道难题。想要占据市场中的一席之地，就需要建立、健全法律规定，实行科学的、动态的、系统的合同管理，才能够真正的做到企业的可持续性发展。

3.1建立完善的合同管理流程。

首先要建立健全合同管理制度，如：《xx建筑设计院生产经营类合同管理规定》、《xx建筑设计院项目分包合同管理规定》等。

其次要梳理流程控制节点，如合同审核签订与交付管理流程、合同信息管理流程、项目信息管理流程、合同使用流程及合同的变更、终止与废止管理流程。

最后还要建立、健全合同管理台帐和合同档案，如：《合同审签单》、《合同明细表》、《合同归档清单》等。

3.2增强合同法律风险防范意识

以规范合同管理为抓手，推进企业合同管理朝着制度化、规范化、标准化方向发展。合同管理员要提高合同签订的风险分析及防范意识，工作中不断总结经验，对资质、工期、甲乙双方提交资料的时间、设计费的构成、价款方式类型、付款时间、违约责任约定、结算方式等进行综合分析；合同签订后，督促对方单位及时返回合同。

如合同有变更应及时与相关部门联系；应向项目负责人、相关人员进行合同交底；关注合同纠纷问题反馈及处理分析情况，要跟踪管理合同执行情况，及时处理有关工程索赔事宜和合同纠纷事宜。

3.3深化“嵌入式”法务管理模式，建立业务部门合同管理员制度

首先，应当设立专门合同管理部门，建立合同台帐，并进行统计、检查。

其次，普及建筑法规及合同法教育；开展合同管理知识宣贯。通过学习有关的法律法规，培训、定期考试，使合同起草人、合同管理员能独立地进行合同管理工作。

最后，加强合同管理队伍建设，培养合同管理人才，业务部门配备“嵌入式”合同管理人员，对建设工程合同实施登记、初审、流程申报等管理工作。切实提升合同标准化、规范化管理水平。

3.4积极推行合同示范文本制度。

企业合同管理部门应建立健全合同示范文本模板，积极推行合同示范文本，梳理合同审核要点；对合同管理情况定期汇总通报。一方面有助于合同管理员了解、掌握有关法律法规，有助于合同签定的全面明确、快速有效。另一方面，便于企业合同管理部门的监督管理。

3.5实现建设合同的OA系统管理。

建立以OA数据库系统为基础的合同管理审签流程及合同信息管理流程，便于合同信息资料的收集、整理、存储、处理、分析和使用。建立合同管理员线上交流群，以便于充分、及时地探讨解决合同管理中的各类问题。

3.6合同档案及时归档

合同订立后，合同管理员应及时将合同文本的原件送档案室进行归档。为实现合同安全统一管理。须由档案管理部门对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁及查阅等工作，避免合同档案缺散流失。还应实施合同执行情况跟踪管理：由合同管理部门（或财务部门）负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证（票据）装订备查。对于发生诉讼或者仲裁的合同的整理，该类合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

合同归档后应建立《合同借阅制度》：①一般情况下归档合同不允许借阅；②如遇特殊情况（发生诉讼或仲裁的合同），需由查阅部门提出申请，报经档案室主管领导审批同意后，到档案管理部门办理借阅手续；③明确具体合同借阅经手人员；④合同借阅信息准确登记，不漏登，不错登；⑤借阅的合同需要按时归还。

通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

综上所述，合同管理是建设企业生产经营管理过程中不可或缺的组成部分。建设企业应该进一步加强合同管理，保证合同各方合法权益、合同订立形式和程序的合法性；保证合同内容的全面、合法、明确；维护社会正常的经济秩序，有利于企业获得良好的经济效益和发展前景，从而创造较好的社会效益。

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