高校人事档案的信息化建设

高校人事档案的信息化建设

李明霞

李明霞山东省潍坊科技学院262700

摘要：本文首先详细介绍了高校人事档案信息化管理的概念和一般意义：采取信息化管理使得档案的统计更加规范化和科技化，这种方式具有很多的优势，也是信息技术发展以及普及的大趋势。其次简单介绍了高校人事档案信息化管理的几个主要的方法。最后阐述了高校人事档案信息化管理实施过程中存在的某些弊端以及针对问题的应对措施。

关键词：信息化管理人事档案高校

一、高校人事档案信息化的必要性

1.提高人事档案工作的效率和水平。传统的人事档案管理工作主要采用手工操作方式，存在着效率低、易出错、统计难、查阅复杂等缺点，耗时费力，而计算机强大的信息处理功能恰恰弥补了人工操作的不足。人事档案信息化管理利用先进的设备和技术，可以快速准确高效地进行数据的录入、查询、维护和统计，使工作人员从繁琐的手工劳作中解脱出来，实现了办公自动化和智能化。

2.发挥人才优势，加强师资队伍建设。高校人事档案记录了教职员工的各类信息，能够真实全面反映一个人的德、勤、能、绩。利用档案信息化管理，可以方便快捷地对高校人员信息进行统计分析，从而有利于高校考察和选拔干部、发现优秀人才，为科学决策提供数据基础。这对于高校加强师资队伍建设，促进教学、科研等工作的开展具有重要作用。

3.有利于人才流动，方便高校引进人才。人事档案的信息化管理可以变档案实体管理为人员信息管理，即纸质档案放在专门机构保管，高校只需下载和使用信息数据。这样可以改变“档随人走”的被动局面，减少档案丢失、重建等现象，方便高校引进人才。

二、高校人事档案信息化建设的问题

1.重视程度不够，信息化意识滞后。传统的人事档案管理模式将档案接收和保存视为主要工作，很少涉及其它方面的利用价值。事实上，人事档案信息化建设不仅需要一定的资金投入，还需要档案管理人员对现存档案进行数据化处理，将纸质档案转换成电子档案，并对档案数据库进行规范整理。这一工作任务繁重，短期难见成效，且需要一定的专业技术基础，导致档案管理人员不愿费时费力进行信息化建设。

2.内容空洞，缺乏个性化信息。档案内容往往侧重于教职员工的社会经历、政治面貌、思想表现等方面，多是笼统的空话套话，鉴定评语简单且多重复。而教职员工的知识结构、业务水平和成绩等方面相对缺乏，无法反映其综合素质。尤其对于专职教师来说，其研究成果往往归于文书档案，在人事档案中很少体现，无法反映其教学和科研水平。缺乏个性化信息的人事档案，不仅不利于档案数据库的信息采集、分类和利用，而且使人事档案信息化建设的意义大打折扣。

3.系统建设不完善，信息化程度不高。当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，导致数据库建设缺乏整体性，往往由各高校的人事档案管理部门自行开发和使用，建成的档案管理系统规模小、功能少、网络化水平低，无法实现跨单位和部门的资源共享，不能满足用户的多种需求。同时，由于系统和网络的安全性无法保障，使得档案管理系统处于封闭状态，信息化优势无法充分发挥，降低了档案信息的利用率。

4.档案管理人员数量不足，素质有待提高。档案管理人员是人事档案信息化建设中的关键因素。由于档案工作长期不受重视，高校普遍存在管理人员数量不足的现象，甚至使用兼职人员进行管理。在人员素质方面，很多档案管理人员不是专业出身，没经过专门的业务培训，计算机和网络技术不熟悉，严重阻碍了高校人事档案信息化建设的发展。

三、高校人事档案信息化建设的对策

1.转变思想观念，营造档案管理信息化的良好氛围。高校领导要充分认识到人事档案信息化建设的重要作用，切实提高档案管理人员的待遇和工作积极性，保障人事档案信息化建设的顺利开展。档案管理人员要从自身出发，增强人事档案管理的现代化、科技化意识。

2.丰富档案内容，为信息化建设提供数据基础。高校人事档案仅记载教职员工的个人经历、政治表现等基本信息是远远不够的，必须挖掘更深层次的档案内容，为人事档案信息化建设提供数据基础。针对不同的岗位，档案内容的侧重点也应有所不同。应当指出，高校人事档案的信息化建设不仅要求档案内容丰富、个性鲜明、突出成果，还需要对档案内容进行分类整理，形成数据化信息，以便进行汇总、统计和比较。

3.加大投入力度，开发和建设档案信息化系统。（1）加强档案信息系统的标准化建设，制定并推行统一的规范标准。（2）建立面向多用户、界面友好、功能齐全的数据库系统来管理人事档案数据。（3）加强信息网络化建设，利用现代化的计算机网络技术，形成人事档案的网络化办公系统，管理人员可以随时随地通过互联网登陆系统进行办公，而且网络化也能使档案管理更加开放，真正实现资源共享。（4）建立完善的技术保障体系，在系统维护、网络传输、用户访问、病毒防范、数据备份等方面采取相应措施，确保人事档案信息的保密和安全。

4.壮大管理队伍，提高档案管理人员业务素质。首先，高校应建立一支人员稳定、数量合适、专门从事人事档案信息化建设的工作队伍。其次，针对档案管理人员普遍缺乏信息领域相关知识的现状，应定期开展业务培训，切实提高档案管理人员的专业素质和技术水平。只有既精通档案管理专业知识又熟悉现代化计算机技术的复合型档案管理人才，才能满足高校人事档案信息化发展的需要。