PRP系统信息化管理应用提质增效

PRP系统信息化管理应用提质增效

刘承栋

中国水电建设集团十五工程局有限公司710016

摘要：信息化管理是人心所向、大势所趋，对于提高工作效率、管控水平和精细化水平有重大意义。PRP综合管理系统自2010年应用以来，通过不断的优化、升级，已建成较为完善的管理系统，提升了综合管理、服务水平，也提高了管理效率，目前已走向标准化管理。PRP综合管理系统的应用使工作更加规范、便捷、及时、高效。

关键词：信息化；效率；成本

一、应用需求

PRP系统结合了项目实际工作结构和需求，实现对工程项目的成本、进度、分包、材料、安全、机械设备、费用、技术质量、安全健康环境、工程资料收集、竣工管理等的信息化管理。本文通过PRP系统中的分包管理模块的应用展开论述。

分包管理涉及分包策划、分包立项、分包招标、分包合同、分包结算等，工程分包项目多、工作量大，整个系统的管理需要大量的人力资源和沟通等，加之水利工程地处偏远、交通不便等特点，管理难度更大。为了加强分包管理工作的规范化、及时性，确保项目分包工作正常开展，保证合同履约，提升项目管理能力和水平，从而创新管理模式，推进信息化管理。

二、主要功能与成效

分包管理主要包括分包策划、分包立项、分包招标文件评审、分包招标开标结果及定标、分包合同（基本信息、合同清单及分包队伍人员）、分包变更等结果记录、分包结算、分包履约、分包商工作移交、分包商租借清还、分包退场清算及分包报表组成。

此模块内容涵盖了分包管理实施的全过程，其显著的好处在于整合分包各个阶段资料，规范工作流程，实现标准化和信息化统一管理。其主要功能与成效如下：

1、分包管理应用中，工作内容、框架等全面、清晰，对项目的工作人员起到了规范性和指导性作用。尤其是对刚参加工作的新人来讲意义重大，起到了很大的“导师”作用，使人能够对该项工作的基本程序和内容进行全面了解。如分包策划，对整个工程的分包项目、内容、时间、金额等进行编排，让人对整个工程的分包情况一目了然，依据金额大小按照审批权限对下一步工作可提前计划安排，确保工程分包的及时性。规避了以往的现场要进场队伍时才着手进行分包工作，导致工作滞后，往往容易造成队伍先进场后签合同的情况发生。

2、信息化管理，工作方便便捷。所有流程的审核无论各层级管理人员在哪里都可通过网络办公，审核审批、流转程序更加及时、便捷。并具有短信提醒功能，防止因公务繁忙而未能及时会签。规避了以往的纸质件邮寄、各层级的流转需要人工进行、某层级审核人员出差等无法审核而不能及时流转审签等，节约了时间、人工，提高了工作效率。

3、以往主管该工作的人员休假或出差需通过优盘等方式携带大量资料以便工作之需，通过信息化的应用，系统中对资料的收集齐全、数据归集和分析，并形成明确的台账等，工作更加方便直观。如分包结算，各层级管理人员需要查看分包合同或分包结算等情况时，只需通过分包管理中的分包报表即可查阅合同数量、合同金额、结算金额、支付金额、办理期数等信息，不需要通过该部门工作人员要纸质版或统计等。

4、层级管理，更加制度化、责任化。所有流程都按照工作需要和管理权限进行分级管理并明确到人，且上一级管理人员未审签无法进入下一级。这就要求相关责任人必须进行审签，既然审签就要承担相应责任。规避以往人工办理，人员偷懒或某层级管理人员不在时就直接跳转至下一级管理人员进行会签，导致某个环节中断而造成的损失及责任牵连。

5、提质增效，节约成本。分包管理对项目而言是一项重要工作，且工作量较大。从分包立项、招投标、合同报审直至合同签订备案等，整个流程需要大量的报审、流转等方能完成，耗人、耗时、耗材。通过PRP系统的应用，实现了无纸化办公，只需上传电子版或扫描件。规避了以往的打印、人工流转及邮寄等额外工作，额外工作的减少使得原本需两人完成的工作只需一人即可完成。有效工作时间调高，工作效率也得到提升。同时节约了纸张、人工流转、打印、发放、邮寄等产生的直接成本和间接成本。

6、通过应用系统实现资源共享。通过PRP系统分包管理的应用，权限内人员可查看各项目或各单位的分包管理相关工作情况，通过对比，择出好的做法、经验及亮点等让各项目或各单位学习，实现资源共享和经验交流。

三、应用亮点

PRP系统的应用，使得工程管理从开工策划、进度管理、合同管理等整个系统工作更加规范、高效，主要有以下几方面亮点：

1、标准化管理，具有规范指导作用。综合项目系统业务是建立在《项目管理标准手册》的基础上，将标准手册中的流程、表单嵌套入了综合项目管理系统。业务在信息化过程中有据可依，少走弯路。

2、实现“脱纸化”办公，有效降低办公成本，提高项目管理效益，推进信息化发展进程。

3、实现了开始至履约结束的全过程管理，过程审批公正、透明，可实现实时跟踪，掌握项目进展情况。

4、固化审批管理流程，缩短了审批时间，减少无效时间，有效提高工作效率和管理制度的执行力。

四、结语

在现代经济市场环境下，企业信息管理和信息系统建设已经成为了企业发展必不可少的内容。通过PRP系统信息化管理，规范了日常工作、减少了重复性工作、提高了工作效率。为各部门提供了共享、相互监督、制约的平台。通过系统的自动预警，分析偏差，制定措施，从而落实责任，从而使得项目管理工作更加精细化，有效提高项目经营效益。