基层政府部门档案管理工作要点分析

基层政府部门档案管理工作要点分析

钟月明

惠州市博罗县石湾镇档案室广东省博罗县516100

摘要：档案管理是基层政府部门的基础工作，管理的好坏不仅直接影响档案事业的发展，对当地经济发展和社会安定也有重要影响，因此本文对基层政府部门档案管理工作要点进行了分析。

关键词：档案管理工作；要点；基层政府部门

基层政府部门档案是基层政府部门在开展党政、行政、组织人事、宣传教育、工农业管理、商贸管理、城镇建设与管理、社会治安综合治理等实践活动中形成的具有保存价值的原始记录和信息资料。基层政府部门档案管理工作好坏不仅影响基层政府部门档案事业的发展，而且对当地经济发展、社会安定也有重要影响，所以必须高度重视并做好基层政府部门档案工作[1]。鉴此，本文对基层政府部门档案管理工作要点进行了分析。

一、转变观念，找准定位

（一）立足发展，开放主动

随着基层政府部门工作的不断推进，档案管理也要与时俱进，所以档案工作人员应树立发展的观念，根据基层政府部门工作实际情况调整思路，立志创新。例如针对档案文件经常收集不到位的问题，可通过前端控制，从源头把握，确保档案完整齐全[2]。其次，要建立开放观念。档案管理不仅仅是为了保管，更重要的是利用，所以要打破封闭，走向开放。第三，要树立主动服务的观念。被动地接受档案查询、利用无法充分发挥档案的价值，也不能充分满足档案利用的需要，所以不应停留于等客上门，更应主动上门服务。

（二）认清定位，创新机制

档案管理是在档案形成者与利用者之间搭起的一座桥梁，这个角色未来也很难发生根本性的改变。随着计算机技术在档案管理领域的广泛应用，档案形成者或利用者可以通过文档中心或文档管理系统移交档案和利用档案，而不需要直接与档案工作人员打交道，这个变化引起档案管理角色的转变，从台前到幕后，有些人可能感到不适。应该说档案管理信息化是大势所趋，因为基层政府部门办公自动化不断推进，对档案信息化有着迫切需要，档案管理理应与基层政府部门同步发展[3]。因而，档案工作人员应积极介入档案信息化建设和管理，从过去单纯保管走向对档案形成的监管与控制，并在实践活动中建立新的工作机制，以适应新形势下档案工作的需要。

二、整合馆藏，顺应需求

（一）加强收集，优化馆藏

随着我党执政为民思想的深入实践，基层政府部门档案不仅要收集经济、文化、科技等方面的档案，还要收集与老百姓日常生活息息相关的民生档案，例如劳动就业、社会保障、房屋产权、户籍、地籍等档案，这些档案贴近群众生活，更易满足人们利用的需要。扩大民生档案收集，不仅优化档案机构馆藏结构，也是档案机构实现管理转型和服务社会化的重要抓手。

（二）整合资源，满足需求

根据档案机构馆藏特点，加强资源整合与优化可以更好地利用档案。例如按照档案内容、载体、形成时间等为依据，重新分类，化零为整，发挥档案整体优势，可促使档案信息增值。其次，利用档案数字化进行整合。将纸质档案转化为数字化档案，不仅便于档案信息保管，而且可提高档案资料的利用率，为人们提供更方便的服务平台。

三、健全制度，强化管理

（一）制度保障，防范风险

健全档案管理制度，依靠制度推动档案工作规范开展，避免档案管理随心所欲，要求严时做好一点，不督促就差一点。制定和完善制度应按照《档案法》要求并结合本单位实际情况进行。在档案管理制度中，必然涉及档案保密与开发利用关系处理的问题。现在强调扩大档案利用范围，但利用也有个“度”的问题，过犹不及就是超出了“度”，可能面临泄密风险，机密档案丢失和泄露将给国家安全带来威胁。无论档案保管还是利用，漫不经心就可能泄密，所以档案工作人员必须牢固树立保密意识，并且也要通过制度加以约束。

（二）推进改革，化解难题

目前，基层政府各部门独设档案室，存在多头管理、分散保存和重复建设等问题，应加快“文档中心”建设，以“大档案”思维推动政府部门档案数字化改革。“文档中心”可以帮助各部门有效管理文档，档案形成单位文件产生并处理完毕就送“文档中心”，由“文档中心”统一整理和归档，通过“一站式”专业服务实现档案管理的集约化与社会化，而档案管理机构的任务就是对“文档中心”的档案管理进行监督和指导，这样可以从根本上化解人员短缺和综合能力不足与档案管理高标准、高要求的矛盾。

四、提升素质，用好激励

（一）加强业务学习，提高工作能力

为了卓有成效地开展档案工作，必须提升档案人员的综合素质。作为一名档案工作人员，首先，应加强自主学习，通过阅读档案专业书籍、文献期刊充实自己，同时还要主动向领导请教并与同事交流，学人所长，补己所短，以此提高自己的业务能力。参与网络课堂学习也是自主学习的一个途径，通过登录档案相关网站及论坛，了解档案专业最新信息，通过跨时空与人交流增进对业务知识的理解。其次，参加档案专业相关培训活动。作为档案管理机构，应支持档案人员通过培训提升业务能力，同时创造条件使档案人员获得良好培训机会。

（二）实行激励机制，提高服务意识

为了促进档案人员努力工作和提升业务能力，有必要建立激励机制。首先，建立档案岗位责任机制，明确工作分工，确定工作职能，分清工作权限与责任，保证各司其职，避免工作推诿。其次，通过树立工作榜样、培养工作兴趣、送温暖送关怀等形式，鼓励档案人员向榜样看齐，钻研业务，提升技能；培养档案人员工作爱好，在工作中享受生活，感受快乐，促使档案人员高质量、高效率地完成工作；让档案人员感受到被尊重和受重视，激发其自身前进动力。第三，提高档案人员服务意识，树立一切从用户利用出发、全心全意为用户服务的思想观念，提高工作的主动性和服务质量水平。

五、注重宣传，扩大影响

（一）挖掘档案价值，顺应用户需求

档案工作服务于精神文明建设和文化强国战略，通过深入挖掘档案资源的内在价值、做好档案编研与利用工作，可以弘扬社会主义核心价值观和加强爱国主义教育。为了取得良好宣传效果，档案人员应深入了解用户需求，通过走访调查、问卷调查等方式摸清用户需求，找准利用渠道，并利用重要节日、纪念日等有利时机，扩大社会对档案工作的认知度。宣传内容包括档案相关法律法规知识、档案管理制度、档案管理标准、如何利用档案等，使人们认识到档案的价值。

（二）利用多种渠道，发动群众宣传

档案宣传形式应多样，渠道要拓宽，应根据被宣传对象特点采用适宜的宣传方式，例如向年轻人宣传可以多利用网络和新媒体，对老年人可以结合广播和报刊宣传。在拓展宣传渠道的同时，利用部分群众档案意识提升的机会，将这部分群众纳入档案宣传队伍中，以身示范，可以让其他群众有更直观真切的了解。

六、结束语

做好基层政府部门档案管理工作，不仅要高度重视档案工作，还要采取可行的方法，赢得全社会的支持和参与，为此档案工作人员应当转变观念，锐意进取，在做好本职工作的基础上加强宣传、扩大影响，营造良好的管理氛围，这样才利于推动档案事业健康发展。

参考文献：

[1]朱丽娟.谈如何做好基层乡镇档案管理工作[J].中国管理信息化，2016，19（7）：207-208.

[2]王瑛璐，包秀敏，庞明秀，等.档案监督指导工作现状及对策研究——以天津市滨海新区为例[J].档案与建设，2016（7）：35-38，34.

[3]姜艳芹.分析基层政府部门档案信息化的运用[J].黑龙江史志，2015（11）：155.