新形势下城建档案管理数字化建设探讨

新形势下城建档案管理数字化建设探讨

何兴龙杨磊

昆明市城市基本建设档案馆650000

摘要：随着计算机、信息技术的发展，计算机、信息技术广泛应用在社会的各个领域，极大的方便了人们的生活和生产。当今社会是一个信息时代，每天产生海量的数据信息，这给档案管理的工作带来了新的挑战。传统的档案管理已经无法适应现代社会的发展需求。所以利用信息化技术，对档案管理进行改造升级，从而形成数字化档案管理迫在眉睫。本文主要分析了城建档案管理数字化建设的意义，并从政府加大对数字化建设的投入、提高城建档案管理人员的综合素质、构建城建档案管理信息平台等几个方面进行了探讨。

关键词：城建档案；数字化建设；

引言：

城市档案涉及到了城市规划、建设和管理各个部门、各项工作，并在城市规划、建设和管理中记录过程，便于后期工程在维修、管理提供一定的参考价值。然而随着社会的发展，城市空间结构发生了一定的变化，对城市建设档案管理工作提出了更高的要求。当下城建档案管理部门，应该紧跟发展步伐，加快数字化建设。

一、城建档案管理存在的问题

首先，传统的城建档案大部分都是纸质的文件，并通过人工对这些文件资料进行管理，纸质档案占用的空间比较大，而且不易保存，在存储期间容易受到环境、空气等影响，随着时间的推移，纸质文件的质量也在不断退化。一旦发生火灾、水灾，则可能对档案造成毁灭性的破坏。其次，在档案管理方面，档案管理只是针对一些档案进行建立了分类目录，在查询的时候还是需要人工进行操作，所以导致调阅档案的速度很慢。同时由于档案在存储的过程中比较零散，档案管理人员在查阅的时候，也可能对档案造成一定的破坏。所以传统的城建档案管理工作存在一定的局限性，缺乏系统化运作模式。档案资源无法实现共享，以及有效利用，特别是有些档案资料存在重复的现象，造成空间的浪费，这些问题严重阻碍了城建档案管理的质量和工作效率。

二、城建档案数字化建设的意义

随着城市快速发展，对城建档案管理工作提出了更高的要求，数字化建设是社会发展的需求。实现城建档案数字化管理不仅能提高城建档案管理的工作效率，而且还能促进城建档案管理工作的转型升级。将计算机、信息技术应用在城市档案管理工作中，改变了传统的档案管理模式大大节约了管理的人工成本，更有利于档案的永久保存，使得城建档案管理更加规范化和整体化，从而更有利于实现城建档案管理的规范化运作，提高档案的利用率。数字化档案是以二进制编码的数字方式对档案进行存储、处理馆藏信息，通过计算机，网络技术建立的一种新型档案馆。通过馆藏信息将档案资源数字化、信息化，通过互联网传递馆藏信息，这种存储方式，打破了空间、时间上的限制，用户通过网络就能够实现资源信息共享，提供了信息的利用率，让用户随时随地享受档案查阅服务，而不再需要到档案馆进行查阅，这大大节约了人力、物力成本，更好的为人们群众服务。

三、如何实现城建档案数字化建设

(一)加强档案资源和系统的整合，构建数字化城建档案管理平台

档案数字化管理能提高档案资源的价值，提供工作效率，降低人工成本，数字化建设是建立在计算机、信息化的基础上。目前全国各地城建信息档案查询管理系统没有进行统一，不同的城市档案管理查询系统也各不相同，所以在查询的时候，用户往往需要使用不同的软件系统，这样不便于用户查询，同时又造成了一定的资源浪费。所以当下，应该建立统一的城建档案查询信息平台，各个城市根据自身的实际情况，建立子平台。全国各地城建资料都能够在这个信息平台上进行查阅，这样不仅实现了资源信息的共享，而且改变了地方各自为政的档案管理现象。为了进一步加快城建档案管理平台的建设，必须对城建档案资源和系统进行整合，统一操作平台。首先是要协调软件开发系统要为系统预留数据库端口，避免出现各档案管理系统不兼容，无法正常导入的情况。其次要建立统一的城建数字化档案管理平台，将所有馆藏档案信息纳入这个平台进行管理。

（二）提高城建档案管理人员的综合素质

城建档案数字化建设不仅仅改善城建档案管理设备设施，完善档案馆的网络工程。而且还需要不断提高档案管理人员的综合素质。特别是信息化素养，当今时代是一个信息化社会，计算机、信息技术更新速度很快。所以，档案管理人员在工作中，也要不断提高自身的业务能力。一个好的数字化管理平台，如果没有优秀的人才进行管理和操作，那么数字化建设只是空谈。计算机、网络只是数字化建设的硬件资源，而人才则是软件资源。当下很多城建档案管理工作人员都是半路出家，很多人都是身兼数职，且档案人员的年纪比较大，专业素质不高。对于这样的问题，城建档案管理部门应该加快人才队伍的建设。首先，加大对现有管理人员的培训，聘请相关数字化技术人才对管理人员进行技术方面的培训，从而让工作人员掌握一些基本的操作方法，提高管理人员数字化管理能力。其次，要引进一些优秀、专业的人才到城建档案管理部门来。尤其是年轻、有学历、有能力的新鲜血液加入到城建档案管理队伍中来。

（三）政府加大对数字化建设的投入

城建档案数字化建设是建立在计算机、网络的基础上，所以首先要完善地方城建档案局的数字化设备和资源。很多城建档案管理局的网络十分缓慢、系统更新的很慢，已经无法满足用户的查阅需求。因此，地方政府应该加大城建档案局数字化建设的资金投入。比如采购信息技术装备，计算机、扫描仪、打印机等设备，满足城建档案管理工作，在档案数字化过程中，能及时将这些现代化设备运用起开，更好地推动城建档案数字化发展。

结语：

数字档案能够延长档案资料的保存期限，保护珍贵的档案文献资料，打破了时间、空间的限制，更有利于用户的查询和使用。当下信息化时代，给城建档案数字化建设提供一个新的发展机会。所以，档案管理部门要充分利用有利机会，加快数字化建设的步伐，不断提高自身的数字化能力，为城市建设提供更好的服务。

参考文献：

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