档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析王阳

档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析王阳

王阳

身份证号码：37292319881219XXXX；菏泽市定陶区公路管理局山东菏泽274100

摘要：尤其是在当前信息化时代飞速发展的趋势下，企业生产经营活动更加频繁，产生的档案资料繁杂多样，这给档案管理工作人员带来了极大挑战。精细化管理理念，能够有效应对当前企业档案管理的困境，保障档案资料的真实性与全面性，为企业工作开展提供可靠的支撑。本文将通过分析企业档案管理中存在的问题，探索企业档案管理中推行精细化管理的策略，为管理人员提供参考与建议。

关键词：档案精细化管理；档案管理中；应用

1档案管理工作发展简介

目前，全社会都向着更加精细化的方向发展，现代化企业在发展过程中不断提高管理力度与优化服务水平，这种发展趋势广为流行。企业只有充分重视档案管理工作的开展才能够提高自身的实际管理效率，实现高效的资源利用效果。档案管理工作对整个企业的重要性不言而喻，企业需要充分保证相关档案的真实性与完整性，同时快速的为使用者提供查询服务，为企业长远的发展打下坚实的基础。企业在实际发展过程中产生的文件类型多种多样，经常会存在过度凌乱、非常分散的情况，这就需要档案工作者对其进行合理的收集工作，保证整体措施的有效进行，采用科学化的处理模式改善资料的应用性，这也是目前档案管理工作面临的一个重点问题。传统管理模式相对落后，已经无法适应社会的发展，采用纸质文档记录的形式能够占据很多空间，同时管理不慎时还可能会造成大量的信息遗漏与丢失的情况。为此，档案管理者一定要加强精细化工作的管理模式，逐渐提升现有的运营理念，这样才能够辅助领导者制定更加科学的方案与政策。

2精细化管理在企业档案管理中应用的意义

第一，为完善档案管理体系的构建创造有利的条件。在企业档案管理过程中合理的实施精细化管理模式，可以使得档案涉及人员之间相互尊重和信任，有效的化解传统管理模式下的各种矛盾，为和谐档案管理体系的构建创造更为有利的条件，并且对于常态化和规范化档案管理的实现也有着很大的促进作用。第二，使得档案人员的责任更明确。要想更加高效的实施精细化管理，那首先就得积极的进行相关规范和制度的建设，同时还得明确档案负责部门、档案保管期限等。除此之外，还需要档案形成单位指导怎样去处理日常产生的各种资料文献，这样能够为档案管理体系的建立奠定扎实的基础，使得档案管理人员的责任更加的明确。第三，促使企业文化管理更好的形成。在精细化管理模式背景下，企业需要加强注重专兼职档案人员精细化作业习惯的培养，并且还得使得他们能够严格按照规范和标准主动的操作，将之前被动的行为转变成为主动，进而有效的提升档案管理水平。同时，这样还可以在很大程度上促使企业档案管理逐渐朝着制度化管理的方向发展。

3档案管理存在的问题

3.1档案管理流程出现问题

当前时期，很多企业部门依旧保留着传统档案管理形式，以传统管理流程进行工作。比如：对于档案管理依旧采用人工形式进行分类，进而依据一定程序将档案排放到相对应的位置和架子上。此种档案管理形式需要浪费较多的人力和精力，经常会出现档案破坏和丢失现象，一般严重情况包括以下几方面：档案管理手段过于单一和传统，导致档案出现破坏，字迹不够清晰等情况时有发生，通过一些先进技术对档案进行恢复，也只能够恢复档案的一小部分，进而导致档案丢失。此种现象的发生，会严重影响档案管理工作的进程和速度，对企业未来发展具有不良影响。所以要及时改变传统档案管理形式，将阻碍企业未来进步和发展的绊脚石挖走。

3.2档案归档存在问题

档案归档过程中经常会出现企业职工归档不够及时，档案管理收集工作速度比较慢，工作效率比较低下，归档出现很多错误和问题等，使得企业档案内容不够真实，查找资料比较困难，影响企业的运作。综其原因就是企业对档案管理不够重视，缺少严格标注和管理规范依据，档案管理意识不强，使得档案归档和立卷出现严重问题，档案管理价值不断弱化，管理时间不断延长，使得档案管理成为一个虚设的部门。

4档案精细化管理的实践应用

4.1改进档案管理制度

随着社会的发展，对企业档案管理制度的要求越来越严格。完善的管理制度是促进企业档案管理工作进步的重要方法。要顺应企业的发展趋势，就必须确保档案管理的高质量高效率。对企业档案管理工作有效提升的关键，在于改进并完善档案管理制度。运用精细化管理思想改进档案管理制度，可以实现档案管理的系统化和规范化，并进一步促进企业的跨越。档案精细化管理和企业素质提升，二者可相互促进互为因果。档案管理工作相比企业其他工作，具有一定的特殊性。首先，需要针对企业档案资料阶段性或内容性的基础特征进行科学分类，之后按照分类标准设定各部门专门工作人员对这一类档案进行专项收集和整理。其次，是针对档案本身的结构方面要建立一定的标准。如规定档案收集必须遵循一定的规范；设定完成移交的时间等。最后，对已收集完成的档案资料整体利用效率和内容质量进行综合性、系统性地评估，分析各类档案的实际价值，建立并完善适合本单位的档案管理体系和评价体系，还要根据档案资料的整理情况和具体价值作为档案管理人员的业绩评价。

4.2提升档案管理人员技能

针对档案管理人员，需要加强培训，养成使用现代化手段进行档案管理的意识，保障企业档案精细化管理要求有效落实。对此，可以通过专职培训的方式，明确档案管理人员的工作能力和技术掌握情况，包括档案收集分类整理能力、信息化软件的学习能力和操作能力、网络安全管理能力、硬件检查与维护能力等，再有针对性地对职业技能深入培训，充分提高他们的工作能力。

4.3强化档案利用的服务意识

要实现企业档案的精细化管理，并不能只依靠档案管理人员，而是需要企业全体工作人员共同努力。这就需要加强企业内部的宣传和引导，让档案管理人员和各个部门的员工高度重视企业档案工作，在全局范围内，加强档案资料的收集、利用服务。对于档案精细化管理的实践，需要企业相关部门对档案管理的步骤和环节进行清晰、合理地划分，明确各个部门在档案精细化管理中扮演的角色和产生的作用及影响。还要定期考核专兼职档案人员的绩效，并对表现优异者给予奖励。这样即能培养员工的责任意识，激发工作积极性，提高职业素质，同时还能促进档案管理工作效率的进一步提升，为日后档案管理工作更深入发展提供动力，为企业的进一步发展打下坚实的基础。

4.4完善监督考核机制

为了促进制度的落实，需要建立健全监督考核机制，防止管理工作中出现形式化问题，真正发挥企业档案资源的价值，为企业竞争实力的增强奠定基础。量化管理力度不足，会导致档案的收集与整理受到阻碍，出现档案资源流失严重的问题。对于不同岗位的人员进行监督管理，明确其岗位职责，确保监督考核机制的公平性与严谨性，防止工作中出现不按规章制度办事的行为。与此同时，应该对考核指标进行细化处理，以提升考核监督工作的可行性，将考核结果与员工薪酬挂钩，以有效约束其工作行为。

结束语

总而言之，档案管理是未来企业发展需要面临的重要问题，精细化档案管理可以提升档案管理效率。因此在企业档案管理中使用精细化手段，引进先进手段，提升档案管理质量和效率，能减少档案破坏和归档错误的现象。

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