论工程设计纸质档案的管理与利用

论工程设计纸质档案的管理与利用

丘晓芳

韶关市城规规划设计有限公司广东韶关512000

摘要：工程设计档案是设计人员在科技活动中形成的具有保存价值的文字、图表的真实记录，是工程施工、审计、交竣工验收等诸项工作的依据。如何做好设计档案的管理工作，更好地为工程建设服务，是急需解决的问题。本文结合工程设计纸质档案的优点及管理存在的问题分析了工程设计纸质档案的管理与利用。

关键词：工程设计；纸质档案；管理；信息化

引言

随着国家经济的发展，我国的工程建设也在蓬勃发展中，在工程建设中会形成各种类型的工程设计档案，纸质档案由于方便实用的特点使其运用于工程建设的全过程，在工程施工、竣工验收、后期运营、维护以及新工程借鉴等都具有十分重要的现实意义。因此，工程设计纸质档案对国家建设有十分重要的意义，加强工程设计纸质档案管理也势在必行。

一、工程设计纸质档案的优点

1.纸质档案寿命长。

纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。只有做好了纸质档案的管理保存工作，纸质档案的保存可以一直存在。

2.环境对纸质档案的影响相对较小。

纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。

3.安全保护简单。

纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就可以长期保存。

二、工程设计纸质档案管理存在的问题

1.对档案的重视程度不够。

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，忽视了档案工作，对档案管理工作没有给予高度重视，工作中存在失位现象，工作责任心不强。

2.监管力度不够，管理水平不高，管理方式陈旧。

我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训，对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。没有大型的计算机云端和相应的档案管理技术和软件，各种档案信息的查阅方式仍旧只能以人工查询为主。

3.档案收集不规范。

在收集过程中，制度形同虚设，档案整理不规范。在立卷过程中，未能完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

4.借阅者缺乏保护意识。

在查阅档案资料时、翻阅资料时不小心、未注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。

5.预防突发事件。

6.由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。

三、工程设计纸质档案的管理与利用

1.工程设计纸质档案的成套性。

一个独立的工程项目组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，在设计管理工作中要做到：按照工程项目将设计文件材料收集齐全归档，有头有尾、完整无缺；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地排架保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

2.修改和补充的多样性。

工程设计是从技术和经济上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，在施工安装过程中经常发生设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。设计单位必须及时重视对设计变更、修补充文件材料的管理，严格审批手续，建立健全修改制度，并加强检查和监督工作。当设计变更时，按照有关规定及时修改原底图与蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案既反映工程设计活动的历史状况，确保档案的准确、完整。

3.使用的通用性。

设计是一项继承和创造性很强的工作，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是“全新”的设计。工程图纸文件具有广为复用的的条件，这些也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计图纸文件除了用于某一特定的工程建设项目外，还用于本单位其它工程项目的设计工作中，或外单位生产建设中作参考和借鉴，套用其中一部分甚至全部图纸。大大避免了重复劳动，缩短设计周期，为整个工程建设赢得了时间，提高了工程效益。鉴于工程设计档案具有通用性的特点，设计单位在确定归档份数时，一般除了复制一套存档外，还要多复制1-2套专门提供利用。同时还要建立一个规模较大的资料接待、咨询、借阅、复制、等工作系统，采用现代化程度较高的档案管理手段。

4.经济效益的社会性。

设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先，它是为某具体工程项目的妨提供设计图纸文件，作为施工的必要条件；其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此，保存工程设计档案完全是为满足生产建设的需要而向社会提供服务的。它的作用范围、实现作用价值、发挥经济效益等，主要不在本单位，而是在更大的范围和广阔的领域发挥社会效益，增加社会财富。因此，设计单位的设计的目的，是为工程建设取得了最大综合效益。

5.图纸文件电子化备份。

图纸电子化，是指把建筑设计人员设计的图纸文件以项目为单位，存储到硬盘上或光盘上，需要利用档案时，再到档案室的计算机上读取使用。这种档案利用方式一方面更为方便、直观、环保；另一方面可以减少纸质档案的磨损，最大限制的保护纸质档案。图纸电子化可以选择光盘，光盘的优点是轻巧、灵便、便于携带，缺点是易损、易划，寿命较短。硬盘保存一般来说更为科学合理，因为硬盘相对光盘来说，读取速度快，使用寿命长。所以，硬盘为图纸电子化存储介质的首选。因为需要存放的图纸文件较多，所以选用硬盘时，应考虑选用海量硬盘。

图纸电子化对于计算机绘制的图纸比较方便。那么，以前建筑设计师手绘的如何图纸电子化，是一个值得研究的问题。那些图纸，可以用大幅面扫描仪扫描成图片格式的文件，进行保存，考虑到扫描的人工、机器成本，首先，对于一些利用价值很小的图纸，没必要电子化；对于一些获奖项目或有重要纪念意义的图纸可以用扫描仪电子化，进行保存。

图纸电子档案的利用必须严格按照《电子文件归档与管理规范》执行，档案人员必须认真指导各相关设计科室，定期做好图纸电子档案的收集和报送工作。电子文件移交办法：移交过程中，档案人员要组织各专业设计人员、技术负责人、项目负责人对电子图纸内容进行验证，并在“电子图纸档案移交表”中填写验证意见并签字，档案人员进行查验、接收并签字。第二年初进行上年度的文件归档。

档案管理人员要对电子文件以年度——项目分类法，做好分类管理，对电子文件进行核对，防止电子文件的错乱或人为删改；定期对电子文件进行真实性、完整性、有限性的鉴定。要定期对保存电子文件的硬盘进行杀毒，确保文件无病毒感染和损坏。要对电子文件做一个或多个备份，并分别存放，做好防尘、防划、防摔、防污染等工作。

四、结语

纸质档案是以纸的形式存在，并且要保存下来，方便后人查阅甚至是发挥一定法律效力的材料。由于纸质管理人员对档案的重视程度不够、监管力度不够，管理水平不高，管理方式陈旧、档案收集不规范，还有借阅者缺乏保护意识、突发事件均会影响纸质档案的管理与利用，使纸质档案受到不同程度的破坏。从长远的角度看，为了更好地利用纸质档案，需要档案工作管理人员提高管理意识，不断学习并总结适合本地本单位使用的档案管理方法与技术，尽可能的避免人为因素和降低自然因素对纸质档案的损坏。由此可见，认识并掌握设计档案的这些特点，有助于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。

参考文献:

[1]丁勇，陶革.浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J],天然气勘探与开发,2015.

[2]程巧玲.浅谈纸质档案管理的保护工作[J].科技资讯,2014.