城市建设档案管理工作如何与时俱进

城市建设档案管理工作如何与时俱进

徐玲娟

四川省巴中市城市建设档案馆四川巴中636000

摘要：目前，随着社会的不断发展及技术的不断更新，对城建档案管理工作也提出了越来越高的的要求，档案管理人员不仅要具备良好的服务意识，还要掌握一些与时俱进的管理技能。传统的管理理念与手段已无法满足信息时代社会发展需求，城建档案管理工作迎来了前所未有的挑战。新形势下，如何提高建设建设档案管理工作人员的综合素质及管理水平，如何使城建档案管理工作与时俱进，满足其发展需求，已成为城建档案管理部门必须重视的一个问题。

关键词：城市建设；档案管理；与时俱进

1当前城建档案管理的基本现状

城市建筑增加的今天，城建档案的管理和需求都面临着革新和挑战，城建档案工作也需要更高的效率和创新方法。经济较为发达的地区最先尝试变革，加大了投资成本，无论是设备的引进还是现代化技术的应用都先人一步，而规模设计和管理更是处在前沿，并且取得了可喜的成绩。在建立了卷宗目录信息索引的系统和地下管线工程档案信息系统之后，依然有许多城市的城建信息管理的工作出现效率低下的现象，城建档案信息管理的速度跟不上城市发展的速度，具有一定的滞后性。也就是说，在信息化发展记录迅速的今天，在城建档案管理领域还需提升技术，增加实践经验。

1.1档案种类繁杂，工作基础差

城建档案展现着一个城市发展的“生命线”，其内容包罗万象，涉及领域广泛，包括城市的基础设施，规划的审批情况，政府、人文、名胜、园林等的建设情况，还有科研基地建设管理的方方面面。它向社会展示了一个城市的精神面貌和发展走向，让人们知道城市的发展水平和整体环节。由此可见城建档案的内容极其庞杂，有着诸多载体形式。

1.2服务意识淡薄，观念落后

城建档案信息管理的主动性和服务意识薄弱。计划经济的影响下，城建档案信息管理受到时代和历史的影响，观念相对落后，没有积极向上的工作状态。科技经济迅速发展的今天，原来的城建信息管理的方法和工作状态已经不能适应时代的需求。工作人员没有经过专业的培训，无论在工作方法还是专业技术方面都有所欠缺，对自己工作的内容和性质认识不足，很多工作人员认为档案管理等同于档案储存，和简单的整理，也没有按照管理规定将资料及时的转交到有关部门，大量有参考和利用价值的资料都不能发挥作用，甚至遗失，这对现今的资料检索的保留造成了极大的困难。许多城建单位只注重经济效益，对于城建档案的建设不够重视，认为此项工作浪费时间和精力，也不能带来满意的经济利益，还要增加人员成本。并且也出现了“临时抱佛脚”的工作方式，在工程结束之时，利用最后几天突击补写城建档案，这就一定程度上丧失了档案的真实性和准确性，也不能保证其及时性，这种极为不认真的工作方法，使得有意义的城建档案的参考价值大打折扣，严重影响了日后对该档案的利用。

1.3管理水平落后，人才缺乏

部分地区先进的技术和科技手段还不到位，这就导致档案的收集和整理還停留在人力手工的方法，只有少数经济发达的地区利用了计算机和网络等手段，建立了数据系统和创意检索方法。许多档案管理部门的工作人员都是关系户，或者抱着临近退休“退居二线”的心态来工作的，拥有计算机技术和掌握科技手段的人十分稀少，很多档案管理部门的工资低，因此专业毕业生和人才都不愿意留在这里，无法实现自身的理想和价值。缺乏专业人才，没有健全的培训机制，卷宗质量差，这就使得许多地方的城建档案形同虚设，部门领导疏于管理，问题越来越严重，对日后档案的利用造成严重影响。

1.4城建档案管理所需资金不足

城建档案管理工作的顺利开展和稳定与足够的资金有很大的关系。现阶段的城建档案管理的多项资金收入来源都已经被有关政策取消。这样做的目的是为了给企业减负，同时更好地让城建档案管理部门充分发挥其作用。而档案管理所产生的费用支出由政府直接划拨，但现实往往是这些资金只够支付员工的基本工资，而对于额外的管理建设消费根本没有充足的资金，所以说有必要提高财政方面的投入。

2城市建设档案管理工作与时俱进的措施

2.1引导全体人员树立正确的城市建设档案管理工作的重要性

城市建设档案管理工作是城市建设不可或缺的一部分，对于促进社会进步、加快经济发展步伐具有重要作用。现阶段，必须引导人们正确认识到城市建设档案管理工作的重要性，意识到城市建设档案所储存的信息数据对于城市政治、经济、文化等工作开展的重要性，从而树立先进的管理理念，从而不断提高城市建设档案工作的规范化、信息化和数字化，为社会主义现代化建设贡献巨大力量。

2.2有效整合城市建设档案信息资源

在开展城市建设档案管理工作过程中，工作人员应统筹规划、综合考虑，将城市建设档案分成两部分，一部分交至城市建设档案管理管，一部分用于建设单位。首先，应参考《建设工程文件归档整理规范》中相关规定来归纳、整理出交至城市建设档案馆的内容；其次，应参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》中的相关内容来采集、整合用于建设单位自身归档的内容。在开展城市建设档案文件组卷管理工作过程中，如果项目存在多个监理单位，那么要根据《建设工程文件归档整理规范》中的相关标准与规定，根据实际情况细分建设内容为：分项、分部以及单位工程三大部分，然后结合相关的建设环节、专业等实际情况开展组卷工作。

2.3创新城市建设档案管理手段，引导管理工作朝着信息化、数字化和标准化方向发展

在开展城市建设档案管理工作过程中，至关重要的一点就是成立专门的城市建设档案管理部门，安排专职工作人员，进行明确的分工，将落实细化落实到每个人身上。其次，配置先进、完善的信息化、数字化管理设备，并加快建设局域网，建立和完善城市建设档案信息化、标准化和数字化管理体系，实现在档案接收、归档整理、业务指导以及利用等内容中的应用，不断提升城市建设档案数据信息的安全性、准确性和高效性。值得一提的是，在开展城市建设档案信息化管理过程中，不能忽视纸质档案信息的重要性，要做好纸质备份，从而加固城市建设档案信息数据的安全性、完整性，从而不断提高城市建设档案管理的信息化、标准化和数字化水平。

2.4建立完善的城市建设档案管理的法律法规体系

在开展城市建设档案管理工作过程中，要构建完善的法律体系长远管理的保障。现阶段，要基于城市建设不同方位、角度，加强对城市建设档案管理工作的统筹规划，实现与不同法律法规、规章制度的完美契合，让城市建设档案管理工作始终在法制轨道中运行，从而确保城市建设档案管理工作实现规范化、专业化和标准化。

2.5不断提高城市建设档案管理人员综合素质

现阶段，应加强对城市建设档案管理人员的综合系统培训，定期组织专业技能培训，帮助工作人员掌握最新、系统的档案信息化管理软件，创新绩效评价方法，建立完善的奖惩机制，从而在工作过程中形成良性机制，充分激发档案管理人员工作热情和积极主动性，并在工作过程中发挥创新意识。其次，要注重提高档案管理人员服务意识，提高其职业素养，从而提升岗位责任意识、社会责任感，不断提高工作水平和质量。

3结束语

总之，由于技术和时代的影响，城建档案管理存在诸多问题。时代的发展对城建档案管理提出了新的要求和需求，这就意味着城建档案管理面临着新的机遇和挑战。因此档案管理一定要跟上时代的步伐，引进人才和先进技术，建立健全培训机制，建立科学合理的数据系统和检索方法。档案管理人员也应该转变工作态度，提升专业素养，以促进城建档案管理的与时俱进。

参考文献：

[1]洪梅，宗薇.试析海绵城市建设档案管理[J].城建档案，2017（9）.

[2]李静波.城市建设档案管理的困境与信息化改进策略[J].城建档案，2017（9）.

[3]徐良.关于城市建设档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2017（16）.