加大信息化建设力度创新企业档案管理

加大信息化建设力度创新企业档案管理

高维

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西安航空制动科技有限公司陕西兴平713106

摘要：为了适应信息化的发展，各行各业以及各个部门都在寻求改变，企业档案管理也不例外，只有这样才能更好的适应企业的发展和为企业提供良好的服务。企业档案需要信息化建设，与此同时也需要根据行业和本企业的特点和需要制定适合自己的档案管理方式，即创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。

关键字：信息化档案管理创新

企业档案管理在企业中具有很重要的地位，从某种意义上说，“档案是企业的命脉”，一个企业档案管理的效果，也会直接影响企业的发展与管理。从当前趋势来看，企业档案的信息化建设趋势已经不可阻挡，档案信息化的程度也成为评价一个企业档案管理是否现代化的一个重要标准。档案信息化是利用现代互联网技术对企业的档案资源进行统一规划和组织，整理档案信息资源，实现档案管理的现代化。

一、档案管理信息化过程中应该注意的问题

1.1处理好电子和纸质两种介质的档案资料

现在新归存的档案大多为电子文档，但是也有少部分纸质文档，要将纸质文档电子化以适应信息化的管理。就目前看来，电子文档的应用并不会完全拒绝纸质文档，纸质文档的存在还是有一定的必要性。目前主要是是实行纸质和电子双套制的工作模式，一方面节约资源，另一方面也会加快档案管理信息化的进程

1.2做好档案的备份工作

档案的管理十分重要，必须要确保万无一失，为了档案保护工作，要做好档案的备份工作。目前企业在档案管理上以电子文档为主，纸质为辅，逐渐向无纸化模式靠拢。档案的备份必须用两种方式同时进行，这样才能确保万无一失。尤其是由于计算机软件的更新或者其他问题导致档案信息的丢失，这样会给企业带来损失。

1.3选取适合的档案管理软件

我们要明白一个道理“工欲善其事，必先利其器”，所以档案管理软件作为一个重要的媒介，对档案管理软件的选择就显得十分重要。现有的档案文件数量多，数据大，传统的管理方式已经不能适应现有的档案管理需要，为了更好的进行档案管理，我们就需要选择全面智能高效便捷的档案管理软件，这是提高公司获取信息效率的环境，也在一定程度上关系着档案管理信息化建设的成功与否。

1.4要注重企业档案管理的保密性

企业的部分档案涉及到公司机密，不便于对社会公开，为了保护公司的利益，需要对这部分档案实行保密措施。一方面采取物理上的隔离，对于电子档案加强对档案管理软件的防火墙设置；对于纸质档案制定严格的查看手续，对机密档案的查看要经过层层把关。首先，对不同的档案划分不同的保密等级，先制定密级标准，界定档案密集，同时用档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，有效地确保档案信息安全。其次查看档案需要进行身份验证，不同身份的使用者设置不同的信息查询权限，以保障档案管理的安全。另一方面公司要注重对员工的保密制度教育和奖惩制度。企业要定期组织保密教育，提高员工的保密意识，建立一套严密的保密制度对于泄密的员工要有严厉的惩罚力度。

二、档案管理信息化的重要意义

档案管理信息化是市场经济和互联网发展的必然结果，互联网为企业档案管理信息化提供了基础，企业档案管理的信息化也是市场经济的需要，这样企业才能在竞争中处于有利位置。企业档案管理的信息化不仅对企业的发展有促进作用，也是适应社会发展趋势的需要。

2.1有利于对档案原件进行保护

信息化的管理可以将档案原件扫描保存到电脑上，方便管理保存，而且可以避免对档案原件的损坏，也在一定程度上降低了丢失的风险，更有利于企业保存档案，也有利于企业节约成本。

2.2档案文件的归档更方便快捷

传统的档案管理模式，工作量大，过于繁琐，人工的进行整理，出错率比较高，而且效率低，档案归档的比较慢，很浪费时间。但是信息化的管理就避免了这些问题，工作的效率和质量大大提高，节约了人力资源和时间成本。

2.3有利于档案的整理和共享。

原来的情况下一些职业部门要查阅档案，需要经过很复杂的工序，需要领导的批示才能到档案部门进行查阅，之后还要多次往返档案管理部门，过程繁琐拖沓。如果企业的档案信息化管理，对于公共档案我们完全可以利用局域网进行档案的共享，对于应该保密的文件设置查阅权限，避免了多次往返，大大节约了时间，提高了工作效率。

2.4方便档案的检索

传统的档案检索是根据管理者编订的目录进行检索，费时费力，尤其是当原有的工作人员调离或者辞职，会导致后来档案管理员不适应原来的目录。而现有信息化管理就比较方便，我们可以利用关键词进行检索，又迅速又准确，大大提高了档案管理人员的工作效率。

三、如何加强企业档案管理信息化

企业档案进行信息化管理能企业和社会提供高质量、高效率档案信息，需要其他各部门的配合协调，也需要配备相关的设施保障企业档案管理信息化的实现，一般我们可以从以下几个方面努力。

3.1改善企业的软、硬件设施

档案信息化建设的加快，离不开与之相配套的软件、硬件设施，有条件企业单位要可以开发适合本行业甚至是适合本企业的专门的档案管理软件。企业实现档案信息化管理的主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，如信息高速公路和宽带网，内部局域网及与之配套的软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备，高性能服务器，以及高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。

3.2培养高素质档案管理人才

我国档案管理人员的素质普遍不高，缺乏高素质的档案管理人才，这是因为我国的企业对档案管理工作的重视度不够。档案的信息化管理不仅需要大多部门的配合，还需要高素质高质量自身知识过关的档案管理人才。档案管理人员更是一种复合型人才，既要有较高的档案业务素质，又能对各种信息资源进行综合分析，熟练掌握计算机操作系统，能以最快的传递速度，将繁琐的信息资源通过信息通道整理传递给用户的高素质的档案管理人才队伍。

3.3提高档案管理水平

企业档案管理方式要跟上现代化的发展要求，现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须做出相应的改革。传统纸质档案的管理方式是基于手工操作的基础上，而信息化的电子档案、声像档案基于计算机技术等技术的发展，我们要改变长期以来形成的落后的管理理念和方式。企业档案管理部门跟得上时代发展的潮流，适应社会发展需要，学习国内外先进技术，掌握国际档案管理工作新动态，在管理工作中引进现代化技术，学习国外档案管理的新技术、新方法，提高档案管理水平，实现档案管理现代化与信息化。

四、结束语

档案是企业记载过去活动的记录，反映了企业的历史状况，可以从中看出企业的相关信息。我国社会主义市场经济体制的不断完善和网络信息化进程的加快对档案管理提出了更高的要求，要能方便快捷的寻找有用的信息，也让企业意识到了档案管理信息化的重要性。档案管理信息化可以适应社会发展，更高效率的利用资源，节约人力资源和财力，也有利于提升企业的竞争力。

参考文献：

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[2]韩聪敏.浅议油田企业档案资料有效管理措施[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[3]李晓萌.大数据背景下企业档案信息资源共建共享研究[D].黑龙江大学，2017.