档案管理信息化建设是学校工作的有力保障

档案管理信息化建设是学校工作的有力保障

陈欣星

（上海市鲁迅中学，上海市200081）

摘要：随着科学日益发展，工作节奏日渐加快，高效准确的档案调取也成为社会发展需求必然阶段。对于学校而言，校园档案尤其独特，因此，学校档案信息化建设既要满足社会发展的需求，也要根据它的独特性加以分类处理。在此基础上，探讨了学校档案管理信息化建设的趋势。

关键词：档案管理；信息化；保障

前言

随着数字时代的到来，档案信息的建设也进入了快速发展的阶段。各类档案都充斥和围绕着我们的工作与生活。户籍档案，学籍档案，人事档案、诚信档案等等五花八门的档案各尽其职。因此，档案工作的重要性日益显现。文件管理，信息技术已经成为对档案工作发展至关重要的环节。学校是社会的重要组成部分。学校档案管理信息化建设工作不仅是学校实现数字化档案室的基础条件，也是新形势下学校档案馆（室）所要完成的重要任务。

一．档案信息化的意义

档案信息化是现代信息技术在国家档案馆建设管理部门统一规划和组织下的综合应用，是对档案信息资源的数字化管理和利用。从实体的文件管理模式，将文件存储和利用重点转向数字存储档案信息，并提供更为便捷的服务。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。档案管理信息化建设，使信息在第一时间得到及时归档和利用，使检索和查询信息非常简单。档案库将发展成为档案资源信息控制中心，从单个文件实体的利用，转换成更为方便的文件检索和利用功能。

二．档案信息化建设的基础

电子文件是现代信息技术发展到一定程度的产物，具有与传统纸质文件所形成的档案不同的特性。如对系统的依赖性、信息的非人工可读性、信息与载体的可分性、信息的可变性、信息存储的高密度、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等。这些特性决定了电子档案与传统档案需要采取不同的管理和存储方法。而档案信息化建设，则是基于电子文件档案的有序化管理，将不同的电子文件档案通过大数据平台实现分类检索，相互关联查询等功能。在进行档案信息化建设中，对于逐渐加强、运用现代信息技术，基于原始档案和电子档案的大数据，最后，使档案管理更科学、更智能化、更合理化。

三．档案信息化建设的必然性

档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。档案的这一性质，是档案区别于其他文献、材料的重要标志。档案注重原本、原稿、多为孤本。它是人们活动的自然产物，是历史的真迹。随着科技的进步，档案的形态和名称经历着不断发展和变化过程。从最早的甲骨档案、金石档案、到后来的简牍档案、缣帛档案、纸质档案、以及现今的音像档案、电子文件（电子档案）等各种形式的档案，都见证着历史的发展。

在电子科技飞速发展的今天，传统的纸质档案由于其材质问题，对于存储、保管和使用都存在这一些问题。纸质媒体文件信息以电子方式处理并存储在光盘或网络存储服务终端上，具有存储、管理和共享功能。它可以减少库房占用的空间和人员的开支，且操作便捷和可远程查询。电子文件档案因其信息存储量大，检索精准，易于操作等优点，更符合如今准确高效的工作节奏。因此，以电子数据为载体，以大数据系统为基础的档案信息化建设也成为社会发展需要的必然阶段。

四．学校档案的独特性

学校的档案室可以说是门类最全的部门之一了。它包括了文书档案、科研档案、会计档案、教学档案、基建档案、教师业务档案、荣誉档案、设备档案和声像档案等九个类别，几十个类目。

学校应当具备独立的档案库房，并配备专职的档案管理人员。学校各部门行政工作所形成的档案材料都应由档案室集中统一保管。

学校行政部门繁杂，形成的文书档案、科研档案、教师业务档案等需在各个部门设立档案信息员，负责平时的预立卷工作。档案专职人员则定期对收集需要归档的材料，使用正规的档案装具进行装订，并予以保存，将其制成记录方式符合长久保存的档案。以各科室档案查阅便利为原则进行分类、排架，使档案室的管理更加规范、科学、合理。

五．档案管理信息化建设过程中存在的问题

档案管理信息化建设是一个渐进的过程。将文件，档案等通过扫描仪设备转换成电子图像文件，并建立目录和索引，制作电子文档，从而搭建档案管理信息数据平台。

针对档案管理信息化过程中发现的问题，主要在两个方面体现：

（一）、档案管理信息化基础设施落后

由于资金和设备投入不够，档案设施更新力度差，计算机、打印机等档案管理基础设施较为落后，文件资源不能被优化，原始文件也缺乏更合理的保管、利用方式。即使在现有操作过程的基础上加强了对于计算机、网络存储服务终端等电子设备的运用。但是在档案收集、整理、归档、检索、利用等方面还是处于手工操作阶段，无法实现网络共享查询、利用的需求。

（二）、档案管理信息化水平低

档案室存放着数量庞杂的档案，各类业务资料、期刊等也数量交多。由于对档案信息化工作认识度不高，并没有意识到档案资源的作用，使档案利用率低。目前学校档案管理模式无法满足学校档案事业发展需求。随着信息化资源的不断增强，建立完善的信息化管理系统，形成良好、规范的信息利用平台，提升档案管理信息化水平。只有当档案有效地被利用，在实际工作中发挥出它应有的作用，那么档案管理信息化建设的价值才得以体现。

六．学校档案管理信息化建设的意义

档案信息化建设是基于电子文件档案的有序化管理，将不同的电子文件档案通过大数据平台实现分类检索，相互关联查询等功能。而将纸质文档转换成电子文档的扫描工作就成了一切的基石。通过对电子文档的管理，让查询和利用变得更加简单。

档案信息化建设可以改变学校档案管理模式，提高学校档案利用率，使档案最大限度地为学校工作服务。学校档案管理信息化建设可以使档案管理工作从简单的保管发展到全面的管理，为学校的工作提供高效的、全方位的服务，使档案成为学校使用的资源。

七．学校档案管理信息化建设的有效策略

首先，要确保经费的投入，为档案管理信息化建设提供足够的资金保障，为档案管理部门更好工作条件和人力保障。硬件设备只是实现档案管理信息化建设的第一步。

其次，充分认识档案工作的重要性，把档案管理信息化建设纳入学校总体布局，成立各部门档案联络员，并且建立长期的档案管理信息机制，以确保学校档案管理信息化工作的长远发展。

再次，严格规范档案信息化建设方式，制定统一标准化流程，建立档案信息资源目标体系、程序体系和技术方法体系。还需要统一学校广泛的档案目录标准，使我们可以有效保证文件查询的方便性和准确性。

最后，定期对档案专职管理人员和各个部门档案信息员召开档案工作会议。增强归档意思，做好平时立卷工作；及时传达最新的档案工作规范化建设要求；定期对档案信息数据进行维护和备份。

结束语

随着时代的发展和变迁，档案工作成为数字信息时代的重要的组成部分。因此，档案工作必须在原有的基础上进行调整，才能更好地去适应社会的发展和需求。在进行档案管理信息化建设时，学校将面临多种困难和挑战，但它在学校事务中的作用也是十分显著的。必须认识到学校档案管理信息化建设的重要程度，才会更好地推进学校档案管理信息化建设，才能更好地为学校工作提供有力保障。

参考文献

[1]许玮，高校档案管理信息建设的思考

[2]宋艳萍，浅谈学校档案管理的信息化建设，2014《黑龙江档案》

[3]贾晓宇，【档案工作】高校档案管理信息化建设的思考.