浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设

浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设

林伟华

林伟华

潮州市交通运输服务中心广东省潮州市521011

摘要：随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。本文对浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设进行分析。

关键词：交通运输部门；档案管理；信息化建设

随着信息技术的快速发展，档案管理工作在生产、教育、服务等行业中发挥着重要的作用。与此同时，在新的发展时期，交通运输部门也需要与时俱进，不断加强档案管理的信息化建设。只有这样，才能保证交通档案的真实性、可靠性，最终满足我国交通事业的顺利发展。然而，当前交通部门档案管理信息化程度明显比较低，在很大程度上阻碍了档案管理信息化水平的发展。鉴于此，本文结合相关的工作经验，提出了具体改进的办法和措施。下面进行详细的论述。

1交通运输部门档案管理信息化建设的重要性

所谓档案管理的信息化，即是指运用现代管理理念和技术对档案信息进行分类储存保管，用户可以通过检索系统快速获取需要的信息，大大扭转了传统人工管理方式效率低、质量差的弊端，显著提高了档案信息的利用率，而且电子档案的保管成本要远远低于纸质档案，信息的安全性也得到了一定的保证。由此可见，档案管理信息化具有无限广阔的发展前景，因而深受各行各业的支持和青睐。对于交通运输部门来说，档案管理水平的高低将直接影响到其发展战略目标能否顺利实现，在信息时代要想确保档案管理工作能够符合交通运输部门的实际发展需求，就必须顺应时代潮流，大力应用现代信息技术，借助计算机设备强大的处理功能，对档案信息进行分类、加工、处理和储存，为档案信息的查询和使用提供便利，这种方法无疑比传统档案管理方式具有更大的优势，值得交通运输部门的领导给予高度的重视，将档案管理信息化建设工作真正落到实处。

2交通运输部门档案管理信息化的内容

从整体角度分析，交通运输部门档案管理信息化成了时代发展的主要趋势，在应用与发展过程中，需要根据实际的发展情况，制定切实有效的周密计划，真正发挥信息化的作用与价值。其中内容主要包括以下几点：其一是档案基础建设，从某层含义分析，在档案基础建设中需要保证硬件、软件的有效，需要利用计算机进行计算，做好网络资源的传输与储备，真正实现资源共享。还有一点是我国交通部门需要根据当前的发展模式，做好局域网建设，在信息化档案管理中积极推广计算机技术。其二是做好档案信息数字化进程，在科技快速发展的时代，交通运输单位档案管理信息化涉及的内容比较多，主要是将传统模式下纸质的档案与文件转换为电子档案，严格按照相关的顺序构建档案信息库。与此同时，档案信息数字化主要涉及两个方面的内容，分别是档案信息的数字化、档案文件的目录数字化。其三是构建档案信息安全保障体制。积极构建档案信息化安全保障体制能够推动档案信息化管理的有效性，还可以真正保证各项数据的真实性与可靠性，笔者认为需要采取管理与技术相互结合的方式，如此不仅可以提高管理人员水平，还可以起到抵御病毒的作用。

3交通运输部门档案信息化管理中存在的主要问题

由于交通档案管理工作自身的复杂性，管理部门的工作人员短缺，档案管理意识比较淡薄，档案管理工作中的资料收集和整理很容易被忽视。由于进行档案管理的工作人员很难从内心真正重视档案管理的相关工作，并且专业水平不高，因此在一定程度上就导致了交通档案管理信息化水平的低下。档案管理的工作人员中有很少是经过专业培训后才工作的，他们中的大多数在日常工作中，只是对相关的工作步骤加以模仿，并借鉴其他工作人员的档案管理工作模式，这就造成经过他们整理的档案存在很多的个人因素，缺少真正的实用性，档案质量相对较低。档案管理中由于自身机构的不规范和不完善，造成档案管理工作的分工比较模糊，往往是由同一个工作人员进行不同的工作步骤，这就导致档案管理工作在核算、创收和分配工作中没有统一的管理理念的制约，并且执行的规章制度也不统一，档案管理部门缺少真正的高素质人才。由于信息技术的发展，档案管理工作只有经过一系列的变革之后才能跟得上步骤，传统的管理方法和手段都难适应信息化的管理要求，所以成了如今档案资料管理水平低下的现状，因此我们要提高自身综合素质来改变这一现状。

4新时期交通运输部门档案管理信息化建设的对策

4.1制定完善的档案信息网站

在新时期我国交通部门在信息化建设的过程中需要以网站建设作为发展基础，并且要制定有效的信息平台，如此才能保证用户打破时空限制，利用网络客户端以及浏览器对交通运输资料进行分析。另外，在用户查询的过程中，利用其信息平台，还可以实现对信息的检索以及归档。除此之外，笔者认为，还需要在网站上设置档案服务咨询窗口，便于满足广大用户的基本要求，当然在档案信息网站建设的时候，需要采取国内外先进的硬件与软件技术，真正制定可靠的网络平台，实现交通运输部门档案管理信息化建设的有效性。

4.2建立完善档案管理制度

一是立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求；二是档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施；三是档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；四是档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续；五是档案人员岗位责任制，明确划分工作人员的职权范围，主要包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

4.3做好档案信息的规范化、标准化管理

在档案管理信息化建设中，必须提高各项工作的现代化管理水平，以此来加强档案信息的规范化、信息化。具体要求为：首先，交通运输部门在档案管理工作中，需要以国家相关的档案信息化标准为依据，同时结合该部门自身的实际发展情况，建立出一套标准体系，为档案管理人员的工作提供指导依据，并在实际运行阶段对体系中存在的问题进行改进和完善。其次，在建立档案目录数据库中，要遵循高效、便捷的原则，但是不能违反国家的相关制度。再次，在编写档案内容、设置数据库格式的过程中，也要建立统一化、规范化的标准，以便于数据的共享和传输。最后，针对在档案管理中硬件、软件的格式，也要作出明确的规定，这样既可以为用户在共享文件中提供方便，又解决了因为格式问题出现的阅读问题，比如，在只读模式下，文件无法打开，或者转化失败等。

结束语：

如今信息化管理方式已被运用到各个行业中，信息化管理在一定程度上提高了管理质量，同时使管理效率大为提升，信息化管理可以保障档案信息的真实性和可靠性，所以交通运输部门也应积极开展岁档案信息化建设的工作，在改建新的档案信息管理方式的同时，不断完善档案管理的要求规范，并积极培养相关技术管理人才，以更高效、安全的方式对交通运输部门的档案信息进行管理，促进交通运输行业的进步与发展。

参考文献：

[1]浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设[J].刘英.赤子(上中旬).2015(23)

[2]探究交通运输部门档案管理中信息化建设[J].邢振婷.办公室业务.2017(09)

[3]交通运输部门档案管理中信息化建设[J].姜艳秋.现代商贸工业.2016(13)