城建档案电子信息化管理研究陈飞

城建档案电子信息化管理研究陈飞

陈飞

身份证号码：41051119860111XXXX河南省450000

摘要：城建档案是城市建设相关活动的真实记录。进入信息化时代，城建档案的信息化管理越来越普及。由此，本文针对城建档案的内涵与特点，根据当前城建信息化档案管理工作中出现的问题提出了一些建议，以期能够促进我国城建档案电子信息化管理。

关键词：城建档案；电子信息化；管理研究

1导言

城建档案是城市在建设中所形成的档案资料，其中既包含记录性文件也包含一系列合同与规章。对城建档案的管理能有效地提高其城市建设中的资料参考，从而确保其在发展中的一些决策符合城市现状。而现代社会科学技术的不断发展，使得档案管理也趋于现代化，城建档案电子信息化管理模式逐渐引起社会各界的关注。受到传统档案管理的限制，城建档案电子信息化管理的实现在多个方面均存在问题。使得其管理的秩序与安全有所缺损。为进一步实现城建档案的保存与利用，必须就其电子信息化管理的实现进行研究，对其中不足加以弥补，从而促进档案管理质量提升，更好的为社会服务。

2城建档案电子信息化管理综述

作为一种由图画、文字、表格以及影像、音频资料构成的、具有记录性的历史资料，城建档案是在一个时期内城市规划、建设和管理过程中总结出来的信息资源，包含着科研、管理、设计、实施等诸多方面的内容。所谓城建档案电子信息化管理，就是在提取城建档案信息时，利用当前新兴的电子信息化技术，实现城建档案价值的最大化。其主要包含以下几点特征：

第一，城建档案电子信息化管理技术利用云计算、计算机技术、信息化技术等，能够打破城建档案传统单一的存储形式，使得城建档案的保存方式更加多样化，从而优化城建档案的存储，具有存储形式的多元化特征。第二，城建档案本身的信息具有内容多、种类丰富等特点，而电子信息化管理是以一个系统存在，能够对城建档案中的一些有用信息进行自我归档，系统中的数据处理模块在档案录入后就会对城建档案中的信息进行归类。电子信息化管理打破了传统档案利用的费时费力现象，使用者只需进行对应的搜索就能快捷地获得有用的档案资源，实现了档案利用的高效性，信息处理具有准确性和及时性特征。另外，目前我国现有的城建档案管理模式的信息支撑范围有限，在城市建设中，越来越多的城市需要对城建档案信息进行了解，但却无法实现信息共享，因此在档案的传播与利用上就会产生一定的主体限制。而城建档案电子信息化能够创建对应的网络系统，有效打破城建档案的地域限制，从而使得信息具有共享平台，使得档案信息具有共享性特征。

3城建档案电子信息化管理的应用特点

3.1存储形式的多元化

在城市建设的过程中，其存在着多种合同或者文件，城市的稳定发展与相关部门的运行都具有十分重要的作用。而在传统的档案管理中，多是对实体资料进行收集，并且以文件夹等形式，将其进行保存。这种储存形式相对单一，且受到破坏的可能性较高。同时，实体化的资料一旦保存的时间过长，就很容易被侵蚀，从而存在档案丢失的可能。而电子信息化管理技术，其打破了这种单一的存储形式。利用云计算、计算机技术、信息化技术等，优化城建档案的存储，使得其保存方式多样化。在整个档案的存储过程中，其不仅具有实体还有数据库。就算数据库或者实体档案丢失，其整体档案依旧存在。

3.2信息处理的准确性与及时性

档案不是单纯的信息收存，而是发展记录。其中包含了城市发展中的一些规章制度与发展方案。也就是说，城建的档案其中不乏一些可用的信息。然而，城建档案本身的信息具有内容多、种类丰富等特点，如果使用者要从整个档案中去寻找可用信息，其寻找的难度较大，且获取的信息可使用性较小，且浪费时间。电子信息化管理其本身是以一个系统存在，在档案录入后，其系统中的数据处理模块就会对城建档案中的信息进行归类，并对其中的一些有用信息进行自我归档。在城建档案运用的过程中，使用者只需要进行对应的搜索，便可以获得有用的档案资源。这就打破了传统档案利用的费时费力现象，从而实现了档案利用的高效性。

4促进城建档案电子信息化管理的有效措施

4.1构建城建电子信息化数据库，加快信息化推广的进程

城建档案电子数据库和管理模式的建立过程十分繁琐，对于工作人员的技术以及基础设施的要求都较高，需要投入大量的资金才能实现。为了加快信息化推广的速度，在数据库建成之后，还要花费大量的资金和投入一定的人力资源保证系统的正常运行和定期维护。因此，需要对城建档案电子信息化的具体操作过程进行仔细的考量，按照效率和投入的最佳比例，细化每个操作流程。同时，为了更好地适应电子信息化的城建档案管理模式，还需要合理安排人员的配置和计算机等基础设备的分配。为了将已有的城建档案纸质文件转化成电子数据，可以通过扫描、图像辨认以及压缩存档等电子信息化技术，将原文件分类型和时间段进行仔细地区分并妥善管理。另外，为了逐步实现旧版纸质城建档案和图片以及音频等数据的整理，对有重要意义、使用频率较高的文件要高度重视，并进行细心整理和转化。同时，为了方便用户的查阅和利用，还要建立一个合理且全面的电子信息数据库，提升城建档案的利用率。

4.2加强电子文件的采集和总结工作，实现城建档案电子信息化管理

电子文件是今后实现电子信息化城建档案管理模式最主要的方式，主要包括电子文件详细内容、电子文件承载工具和电子文件显示工具、电子计算机应用平台的集合。在建设电子信息化系统过程中，为了保证原本文件转化后的完整性和真实性，要对电子文件的采集和汇总重点关注，从而确保电子文件的安全性，为今后文件的存储和查询提供便利条件，保证系统的正常运行。对于数字化档案信息数据长时间存储和查阅问题，要提升电子文件的可存取性，增强电子文件的可使用性和可理解性。另外，档案信息实现共享的重要条件就是符合标准规范的总结，目前只有对这些进行统一要求和规定，才能使很多提供数据和资料的部门与机构的标准、规范相统一，才能实现数据资源的共享。因此，电子文件的内容应该保留有备份的文件，并严格依照国家相关要求进行，避免出现误差，统一电子信息化标准格式内容。

4.3紧跟互联网发展进程，明确城建档案电子信息化管理目标

目前，在资源共享意识上，档案管理还存在很多不足，仍处于电子信息化的初级阶段，档案数据并不能满足社会发展的需求。因此，城建档案信息化建设就需要合理计划，明确定位，要与互联网发展进程同步，只有这样才能促进城建档案电子建设与城市构建、社会要求的共同进步和发展。同时，为了减少不必要的资源浪费，城建档案信息化的构建要发挥最大化的效益，可以享用外部的资源，提升城建档案的应用效率，实行电子互联网管理。

结束语

城建是一个综合性的名词，其中包含的内容相对较多，城建单位也相对广泛，且类型多样化，这些因素使得城建档案管理难度较大，管理内容较多。而传统的城建档案管理忽略了其档案性质与特点，在管理时，没有对其后期的利用价值加以重视，使得其管理存在较强的片面性。城建档案电子信息化管理是档案管理发展到一定程度的必然趋势，因此，必须要就城建档案电子信息化管理的实现进行研究。希望能够有效地利用电子信息化技术，使得我国档案管理人员素质提升，档案利用效率提高，为城建部门管理工作提供更为有利的参考。

参考文献：

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